政協(xié)檔案制度一、總則（一）目的政協(xié)檔案是政協(xié)履行職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，是政協(xié)組織和委員工作成果的重要體現(xiàn)。為加強(qiáng)政協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為政協(xié)工作和社會(huì)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門、各專門委員會(huì)以及全體政協(xié)委員在履行職能過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政協(xié)檔案由政協(xié)機(jī)關(guān)辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映政協(xié)履行職能的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理政協(xié)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整無缺。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政協(xié)機(jī)關(guān)辦公室設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)政協(xié)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門、各專門委員會(huì)的檔案工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案利用服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.政協(xié)全體會(huì)議、常委會(huì)議、主席會(huì)議等重要會(huì)議的文件、資料、記錄。2.政協(xié)各專門委員會(huì)開展調(diào)研、視察、提案辦理等工作形成的文件、報(bào)告、記錄。3.政協(xié)委員的提案、建議、發(fā)言材料、調(diào)研報(bào)告等。4.政協(xié)與其他單位、組織的往來文件、函件、協(xié)議等。5.政協(xié)機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案等。6.反映政協(xié)歷史沿革、重要活動(dòng)、重大事件的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門、各專門委員會(huì)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理科。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保檔案信息的備份和利用。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，建立檔案編號(hào)體系，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.其他類別檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行審核，確保檔案材料符合歸檔要求。2.將審核后的檔案材料按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案編號(hào)、題名、日期等信息。3.將檔案盒（袋）放入檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。（三）保管期限1.永久保管反映政協(xié)重大歷史事件、重要決策、重要活動(dòng)等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管定期保管期限分為30年、10年。30年保管反映政協(xié)一般工作活動(dòng)、具有一定歷史價(jià)值的檔案。10年保管在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫房的人員進(jìn)出，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.對(duì)聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的質(zhì)量和安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科查閱。2.政協(xié)委員查閱本人提案、建議等相關(guān)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科查閱。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱政協(xié)檔案，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。2.所在部門負(fù)責(zé)人或政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)查閱人的需求，提供檔案復(fù)印件或電子文檔。3.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄、整理，為查閱人提供相關(guān)資料。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、利用方式等信息，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案的利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合政協(xié)檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送政協(xié)辦公室負(fù)責(zé)人和上