檔案窗口規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案窗口的管理，規(guī)范檔案服務(wù)行為，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織檔案窗口的所有工作人員以及前來(lái)辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.高效服務(wù)原則：以客戶為中心，優(yōu)化服務(wù)流程，提高工作效率，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案服務(wù)。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理各項(xiàng)制度，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。二、崗位職責(zé)（一）檔案窗口負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案窗口的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。3.協(xié)調(diào)檔案窗口與公司/組織內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位的關(guān)系，確保檔案工作順利開展。4.審核重要檔案業(yè)務(wù)的辦理情況，對(duì)存在的問題及時(shí)提出整改意見。5.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案窗口工作情況，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等。3.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.根據(jù)客戶需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，做好登記和跟蹤管理。5.協(xié)助檔案窗口負(fù)責(zé)人開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）檔案審核人員職責(zé)1.對(duì)檔案管理人員整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核檔案的分類、編目等是否符合規(guī)定要求，確保檔案管理的規(guī)范性。3.對(duì)檔案查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，嚴(yán)格把關(guān)，防止檔案信息不當(dāng)使用。4.對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行質(zhì)量審核，保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可用性。（四）檔案利用服務(wù)人員職責(zé)1.熱情接待前來(lái)辦理檔案業(yè)務(wù)的客戶，耐心解答客戶咨詢，提供專業(yè)的檔案利用指導(dǎo)。2.根據(jù)客戶需求，快速準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料，確?？蛻裟軌蚣皶r(shí)獲取服務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱手續(xù)的辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。4.對(duì)客戶反饋的意見和建議進(jìn)行收集整理，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等各類經(jīng)濟(jì)法律文書。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.重要會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。6.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交至檔案窗口。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)工作流程，掌握各類檔案的形成規(guī)律，主動(dòng)收集相關(guān)檔案資料。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，遵循分類科學(xué)、便于管理和利用的原則。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)，確保檔案的整潔和完好。4.按照檔案裝訂要求，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，保證檔案的整齊和牢固。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進(jìn)行有序排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的侵害。4.配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式，避免檔案卷曲和損壞。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）安全管理措施1.建立健全檔案庫(kù)房安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常巡查。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，確保消防設(shè)施完好有效。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案窗口負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，核對(duì)檔案數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案窗口辦理查閱手續(xù)。2.檔案窗口工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供所需檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案窗口負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。4.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案窗口負(fù)責(zé)人同意，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案窗口負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案，檔案窗口工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)上報(bào)檔案窗口負(fù)責(zé)人，并抄送相關(guān)部門。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案窗口負(fù)責(zé)人組織檔案管理人員、檔案審核人員等組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況進(jìn)行記錄存檔。七、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求，確定檔案數(shù)字化的范圍，優(yōu)先對(duì)利用率高、保存價(jià)值大的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理：對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案檢索系統(tǒng)。5.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）質(zhì)量控制1.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查。2.掃描分辨率應(yīng)符合規(guī)定要求，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到[