檔案利用制度包括一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案的利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司和相關(guān)權(quán)益人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在利用公司檔案過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，對涉及公司機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和其他敏感信息。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為公司的決策、運(yùn)營、管理等提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司內(nèi)部工作需要為公司日常辦公、業(yè)務(wù)開展、項(xiàng)目推進(jìn)等提供相關(guān)檔案資料作為參考依據(jù)。例如，各部門在制定工作計劃、撰寫報告、處理業(yè)務(wù)問題時，可查閱相關(guān)的政策文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)記錄等檔案。用于公司內(nèi)部培訓(xùn)、知識傳承，通過檔案資料向員工傳授公司的歷史、文化、業(yè)務(wù)流程等知識。2.公司外部需求應(yīng)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等要求，提供相關(guān)檔案資料用于檢查、審計、調(diào)查等工作。根據(jù)合作單位、客戶等的合理需求，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，提供必要的檔案信息，以促進(jìn)業(yè)務(wù)合作的順利進(jìn)行。（二）利用條件1.公司員工利用檔案因工作需要，填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意。涉及跨部門利用檔案的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。2.公司外部單位或個人利用檔案必須持有合法有效的證明文件，如政府部門的正式函件、合作單位的介紹信等，說明利用檔案的用途和范圍。填寫《檔案利用申請表》，并提交給公司檔案管理部門。檔案管理部門對其申請進(jìn)行審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理檔案利用手續(xù)。三、檔案利用的流程（一）申請1.公司員工或外部單位/個人如需利用檔案，應(yīng)首先向公司檔案管理部門領(lǐng)取《檔案利用申請表》。2.按照申請表的要求，如實(shí)填寫相關(guān)信息，包括利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容、利用時間等。3.將填寫完整的申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人（公司員工）或檔案管理部門（外部單位/個人）進(jìn)行初步審核。（二）審核1.公司員工所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查利用目的是否與工作相關(guān)、所需檔案是否必要等。如審核通過，簽署審批意見。2.對于外部單位/個人的申請，檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請單位/個人的合法性、利用目的的合理性、檔案利用范圍的合規(guī)性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱與借閱1.查閱經(jīng)審核同意后，檔案利用者可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)在場協(xié)助，提供必要的指導(dǎo)和幫助。查閱者只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱如需借閱檔案，檔案利用者應(yīng)在申請表中明確注明。借閱期限一般根據(jù)實(shí)際需要確定，但最長不得超過[具體期限]。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱者辦理借閱登記手續(xù)，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。借閱者需簽字確認(rèn)。借閱者應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司辦公區(qū)域。如遇特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（四）歸還1.借閱者應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確保檔案無損歸還。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償責(zé)任的認(rèn)定和賠償標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案利用的方式（一）原件利用對于一些重要且不涉及機(jī)密的檔案，在確保安全和符合利用條件的前提下，可提供原件供利用者查閱或借閱。（二）復(fù)印件利用1.對于涉及公司機(jī)密、不宜提供原件利用的檔案，或利用者只需部分內(nèi)容的情況，檔案管理部門可為其提供復(fù)印件。2.復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門的“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)印日期。（三）電子檔案利用1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司逐步建立了電子檔案系統(tǒng)。對于已數(shù)字化的檔案，利用者可通過電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱。2.檔案管理部門應(yīng)確保電子檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，設(shè)置合理的權(quán)限管理，防止電子檔案信息的非法獲取和篡改。利用者在利用電子檔案時，應(yīng)遵守電子檔案系統(tǒng)的使用規(guī)定。五、檔案利用的安全與保密要求（一）安全要求1.檔案利用場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用場所進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員要密切關(guān)注利用者的行為，防止因不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失。（二）保密要求1.檔案利用者應(yīng)對所接觸到的公司機(jī)密檔案嚴(yán)格保密，不得向任何無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)、公共場所等非保密環(huán)境中談?wù)摶騻鞑ス緳C(jī)密檔案信息。3.檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案利用過程中的信息嚴(yán)格保密。如因工作需要與其他部門或人員交流檔案信息，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息不被泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查檔案利用申請表的填寫與審批情況、檔案利用過程中的操作規(guī)范、檔案的歸還情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行糾正，并記錄在案。對于違反檔案利用制度的行為，要按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對公司檔案利用情況的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時改進(jìn)公司檔案利用工作，確保檔案利用活動合法合規(guī)。七、責(zé)任追究（一）對公司員工的責(zé)任追究1.公司員工違反檔案利用制度，如未經(jīng)審批擅自利用檔案、泄露檔案機(jī)密信息、損壞或丟失檔案等，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。（二）對外部單位/個人的責(zé)任追究1.外部單位/個人違反檔案利用制度，如提供虛假證明文件、擅自擴(kuò)大檔案利用范圍、泄露檔案信息等，公司有權(quán)終止其檔案利用申請，并視情節(jié)輕重要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.因外部單位/個人違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法要