綜合檔案各種制度一、總則（一）目的為加強公司綜合檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司綜合檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立綜合檔案室，負責(zé)公司綜合檔案的管理工作。綜合檔案室隸屬于[公司具體管理部門]。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、重要文件的收發(fā)與處理等。2.人事管理類檔案：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎懲、任免、工資福利、社會保險、勞動合同、離職等相關(guān)文件。3.財務(wù)管理類檔案：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：市場調(diào)研、市場營銷、客戶信息、合同協(xié)議、項目策劃與實施、招投標文件等。5.技術(shù)研發(fā)類檔案：科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請與成果等。6.基本建設(shè)類檔案：工程項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工圖紙、工程合同、竣工驗收等相關(guān)文件。7.設(shè)備儀器類檔案：設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護、維修、報廢等相關(guān)文件。8.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等存儲的與公司相關(guān)的資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交至綜合檔案室。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準確，確保檔案的原始性和真實性。對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制備份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得隨意拆卷、抽取或損壞文件。對于破損、褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類標準應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于檢索和管理。（四）檔案整理方法1.行政管理類檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。2.人事管理類檔案：按照員工類別年度保管期限進行分類整理。3.財務(wù)管理類檔案：按照會計年度保管期限類別進行分類整理。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：按照項目類別年度保管期限進行分類整理。5.技術(shù)研發(fā)類檔案：按照科研項目類別年度保管期限進行分類整理。6.基本建設(shè)類檔案：按照工程項目類別年度保管期限進行分類整理。7.設(shè)備儀器類檔案：按照設(shè)備儀器類別年度保管期限進行分類整理。8.聲像電子類檔案：按照載體形式年度內(nèi)容主題進行分類整理。（五）檔案編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號由全宗號、年度號、類別號、保管期限號、件號或卷號等組成。3.全宗號：公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。4.年度號：采用公元紀年，如“20XX”。5.類別號：根據(jù)檔案分類標準，用大寫字母或數(shù)字表示不同的檔案類別。6.保管期限號：用“永久”“長期”“短期”等表示檔案的保管期限。7.件號或卷號：按照檔案排列順序依次編號。（六）檔案編目1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應(yīng)準確反映檔案的內(nèi)容和特征，包括題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息。3.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)目錄裝訂成冊，一份電子目錄存儲在計算機系統(tǒng)中，便于查詢和使用。四、檔案的保管與保護（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，如消防器材、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾、空氣過濾器等。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于管理和查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）檔案保護措施1.防火：檔案庫房應(yīng)配備符合國家標準的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。2.防潮：庫房應(yīng)安裝除濕設(shè)備，控制庫房濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。對于受潮的檔案，應(yīng)及時進行干燥處理，防止霉變。3.防蟲：定期在庫房內(nèi)投放防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。對已被蟲蛀的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。4.防盜：庫房應(yīng)安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。加強庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房。5.防光：庫房窗戶應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。對易褪色的檔案，應(yīng)采取避光保存措施。6.防塵：庫房應(yīng)保持清潔，定期進行清掃，防止灰塵對檔案的污染。（四）檔案數(shù)字化管理1.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對公司重要檔案進行數(shù)字化掃描和存儲。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照電子檔案管理要求進行整理和存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.制定電子檔案的備份策略，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。五、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.服務(wù)公司各項工作原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公司的中心工作，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力的檔案支持。2.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，保護公司機密信息，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱：公司員工因工作需要可到綜合檔案室查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱天數(shù)]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。（三）檔案利用審批程序1.查閱檔案：由利用者填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，即可到綜合檔案室查閱。2.借閱檔案：利用者填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。檔案管理部門負責(zé)人根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審批，批準后方可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。（四）檔案利用登記與歸還制度1.檔案利用過程中，應(yīng)建立詳細的登記制度。檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱、復(fù)制檔案的情況進行登記，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息。2.借閱檔案的人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確保檔案的時效性和有效性。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等，確保鑒定結(jié)果的準確性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負責(zé)人和專業(yè)人員參加，進行集體鑒定。（二）檔案鑒定標準1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和特點，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。2.價值鑒定：從檔案的內(nèi)容、歷史、現(xiàn)實等方面綜合評估檔案的價值，對于失去保存價值的檔案應(yīng)予以銷毀。（三）檔案鑒定組織與程序1.檔案管理部門成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標準，提出檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。4.《檔案鑒定意見書》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷