檔案工作統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的科學(xué)管理，準(zhǔn)確掌握檔案工作情況，提高檔案管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案工作統(tǒng)計制度。本制度旨在通過系統(tǒng)、規(guī)范的統(tǒng)計工作，全面反映公司檔案的收集、整理、保管、利用等方面的情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)檔案工作與公司整體業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)的檔案工作統(tǒng)計。涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、行政管理等活動中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須如實反映檔案工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)來源可靠，嚴(yán)禁虛報、瞞報、漏報。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的統(tǒng)計方法和程序進(jìn)行，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免因統(tǒng)計誤差影響決策。3.及時性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間及時報送檔案工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計信息的時效性，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。4.保密性原則：參與檔案工作統(tǒng)計的人員應(yīng)對涉及的公司機(jī)密信息予以保密，不得泄露統(tǒng)計數(shù)據(jù)及相關(guān)信息。二、統(tǒng)計內(nèi)容與指標(biāo)（一）檔案收集情況統(tǒng)計1.年度檔案形成數(shù)量：統(tǒng)計各部門在本年度內(nèi)形成的各類檔案的數(shù)量，包括文件、合同、報表、圖紙等。按照檔案類別進(jìn)行細(xì)分，如文書檔案、科技檔案、會計檔案等，以便了解不同類型檔案的產(chǎn)生規(guī)模。2.檔案移交情況：記錄各部門向檔案管理部門移交檔案的時間、數(shù)量及檔案類別。統(tǒng)計移交過程中的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案及時、完整地納入公司檔案管理體系。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.整理完成檔案數(shù)量：統(tǒng)計已完成整理的檔案數(shù)量，包括已分類、編號、編目等處理的檔案。反映檔案整理工作的進(jìn)度和成果。2.整理質(zhì)量合格率：通過對整理后的檔案進(jìn)行抽檢，計算整理質(zhì)量合格的檔案數(shù)量占抽檢檔案總數(shù)的比例。評估檔案整理工作的質(zhì)量水平，確保檔案整理符合規(guī)范要求。（三）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案存儲載體數(shù)量：統(tǒng)計紙質(zhì)檔案、電子檔案、光盤、磁帶等不同存儲載體的數(shù)量及存儲位置。掌握檔案的存儲形式和分布情況，便于合理安排保管資源。2.檔案庫房設(shè)施情況：記錄檔案庫房的面積、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等設(shè)施的配備情況及運(yùn)行狀態(tài)。確保檔案庫房環(huán)境符合檔案保管要求，保障檔案的安全。3.檔案安全事故統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案保管過程中發(fā)生的安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等事件的次數(shù)、損失情況及處理結(jié)果。分析安全事故發(fā)生的原因，采取相應(yīng)措施加強(qiáng)檔案安全管理。（四）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱利用次數(shù)：統(tǒng)計各部門及人員查閱檔案的次數(shù)，按照查閱目的進(jìn)行分類，如工作參考、項目審批、歷史研究等。了解檔案的利用頻率和利用方向，為優(yōu)化檔案利用服務(wù)提供依據(jù)。2.檔案借閱情況：記錄檔案借閱的數(shù)量、借閱時間、借閱部門及歸還情況。跟蹤檔案借閱流程，確保檔案按時歸還，防止檔案丟失或損壞。3.檔案復(fù)制情況：統(tǒng)計檔案復(fù)制的份數(shù)、復(fù)制用途及復(fù)制對象。掌握檔案復(fù)制的需求情況，合理控制檔案復(fù)制成本和風(fēng)險。三、統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：各部門應(yīng)于每月末對本部門當(dāng)月的檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計，并填寫檔案工作統(tǒng)計報表。檔案管理部門負(fù)責(zé)匯總各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，形成公司月度檔案工作統(tǒng)計報告。2.專項統(tǒng)計：根據(jù)公司檔案工作的重點任務(wù)或特定需求，開展專項統(tǒng)計調(diào)查。如針對某項重大項目的檔案管理情況進(jìn)行專項統(tǒng)計，深入了解項目檔案的形成、整理、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。3.抽樣統(tǒng)計：對于檔案數(shù)量較大或具有代表性的檔案類別，采用抽樣統(tǒng)計的方法進(jìn)行質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)分析。通過抽取一定比例的樣本進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計和分析，推斷總體檔案的相關(guān)情況。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集：各部門檔案管理人員按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和內(nèi)容，收集本部門的檔案工作數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)來源應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)記錄、文件登記冊、借閱登記本等相關(guān)資料。2.數(shù)據(jù)審核：各部門負(fù)責(zé)人對本部門上報的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。檔案管理部門在匯總數(shù)據(jù)前，對各部門上報的數(shù)據(jù)進(jìn)行再次審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通核實。3.數(shù)據(jù)匯總：檔案管理部門將審核后的各部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成公司檔案工作統(tǒng)計報表。報表應(yīng)包括各項統(tǒng)計指標(biāo)的匯總數(shù)據(jù)、同比數(shù)據(jù)及環(huán)比數(shù)據(jù)等，以便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和比較。4.數(shù)據(jù)分析：檔案管理部門對匯總后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫統(tǒng)計分析報告。分析報告應(yīng)包括檔案工作的現(xiàn)狀、存在的問題、原因分析及改進(jìn)建議等內(nèi)容。通過數(shù)據(jù)分析，為公司檔案工作決策提供科學(xué)依據(jù)。5.數(shù)據(jù)上報：檔案管理部門將統(tǒng)計分析報告提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并按照規(guī)定的時間和渠道向上級主管部門報送公司檔案工作統(tǒng)計報表。四、統(tǒng)計報表與格式（一）檔案工作月度統(tǒng)計報表1.報表名稱：[公司名稱]檔案工作月度統(tǒng)計報表2.報表編號：[具體編號]3.報表周期：月度4.報表內(nèi)容：部門信息：填寫部門名稱、部門負(fù)責(zé)人等信息。檔案收集情況：包括年度檔案形成數(shù)量（按檔案類別細(xì)分）、本月移交檔案數(shù)量及類別。檔案整理情況：整理完成檔案數(shù)量、整理質(zhì)量合格率。檔案保管情況：檔案存儲載體數(shù)量（紙質(zhì)、電子等）、檔案庫房設(shè)施情況、本月檔案安全事故情況。檔案利用情況：檔案查閱利用次數(shù)（按查閱目的分類）、檔案借閱數(shù)量及歸還情況、檔案復(fù)制份數(shù)及用途。5.報表格式：采用Excel電子表格形式，便于數(shù)據(jù)錄入、匯總和分析。表格應(yīng)設(shè)置清晰的表頭、行列標(biāo)識，確保數(shù)據(jù)填寫規(guī)范、準(zhǔn)確。（二）檔案工作年度統(tǒng)計報表1.報表名稱：[公司名稱]檔案工作年度統(tǒng)計報表2.報表編號：[具體編號]3.報表周期：年度4.報表內(nèi)容：在月度統(tǒng)計報表的基礎(chǔ)上，增加年度累計數(shù)據(jù)、同比數(shù)據(jù)及環(huán)比數(shù)據(jù)等內(nèi)容。全面反映公司檔案工作在一年內(nèi)的發(fā)展變化情況。5.報表格式：同樣采用Excel電子表格形式，可根據(jù)需要增加圖表展示功能，如柱狀圖、折線圖等，直觀呈現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的變化趨勢。五、統(tǒng)計工作的組織與實施（一）組織架構(gòu)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定檔案工作統(tǒng)計制度，組織實施統(tǒng)計工作，匯總和分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)，撰寫統(tǒng)計分析報告。2.各部門：各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作統(tǒng)計的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案管理人員開展統(tǒng)計工作，審核上報的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)建立健全檔案工作統(tǒng)計制度，明確統(tǒng)計內(nèi)容、方法、流程及報表格式等要求。組織開展檔案工作統(tǒng)計培訓(xùn)，提高各部門統(tǒng)計人員的業(yè)務(wù)水平。定期收集、匯總各部門的檔案工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和質(zhì)量審核。撰寫檔案工作統(tǒng)計分析報告，為公司檔案工作決策提供依據(jù)，并向上級主管部門報送統(tǒng)計報表。負(fù)責(zé)檔案工作統(tǒng)計資料的整理、歸檔和保管，建立統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)庫。2.各部門職責(zé)按照檔案管理部門的要求，組織本部門檔案管理人員按時、準(zhǔn)確地完成檔案工作統(tǒng)計報表的填寫和上報工作。對本部門上報的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。配合檔案管理部門開展專項統(tǒng)計調(diào)查和數(shù)據(jù)分析工作，提供相關(guān)資料和信息。六、統(tǒng)計資料的管理與歸檔（一）統(tǒng)計資料的管理1.專人負(fù)責(zé)：檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案工作統(tǒng)計資料的管理，確保統(tǒng)計資料的安全和完整。2.分類存放：將統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、數(shù)據(jù)匯總表等統(tǒng)計資料按照年度、類別進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。3.數(shù)據(jù)備份：定期對統(tǒng)計資料進(jìn)行電子備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放一份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）統(tǒng)計資料的歸檔1.歸檔范圍：包括年度檔案工作統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、專項統(tǒng)計調(diào)查資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)審核記錄等與檔案工作統(tǒng)計相關(guān)的各類資料。2.歸檔時間：每年年底，檔案管理部門將本年度的檔案工作統(tǒng)計資料進(jìn)行整理歸檔。3.歸檔要求：歸檔資料應(yīng)裝訂成冊，編制目錄，注明資料名稱、年度、類別、頁碼等信息，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)內(nèi)容。確保歸檔資料規(guī)范、整齊，便于長期保存和查閱。七、統(tǒng)計工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門定期對各部門的檔案工作統(tǒng)計情況進(jìn)行檢查，核實統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門及相關(guān)行業(yè)管理部門對公司檔案工作統(tǒng)計的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督工作，如實提供統(tǒng)計資料和相關(guān)信息，對提出的問題認(rèn)真整改。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：將檔案工作統(tǒng)計的準(zhǔn)確性、及時性、完整性等納入各部門績效考核指標(biāo)體系。具體考核指標(biāo)包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)誤差率、報表按時報送率、統(tǒng)計資料歸檔完整率等。2.考核方式：檔案管理部門定期對各部門的檔案工作統(tǒng)計情況進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核指標(biāo)計算得分，并將考核結(jié)果反饋給各部門?？己私Y(jié)果與部門績效獎金、評先評優(yōu)等掛鉤，激勵各部門做