民防檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民防檔案管理，確保民防檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮民防檔案在民防建設(shè)、應(yīng)急管理等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及民防工作的各類檔案管理，包括但不限于民防工程建設(shè)檔案、民防應(yīng)急指揮檔案、民防宣傳教育檔案、民防物資儲(chǔ)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則民防檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則民防檔案應(yīng)如實(shí)反映民防工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保民防檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的民防檔案制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善民防檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3.組織開展民防檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全民防檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對(duì)本公司/組織各部門的民防檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。6.負(fù)責(zé)民防檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作，為公司/組織決策提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門民防檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門民防檔案的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的民防檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)民防檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平。4.定期對(duì)民防檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.民防工程建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的各類文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.民防應(yīng)急指揮工作中產(chǎn)生的各類文件，如應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案及記錄、指揮調(diào)度文件、突發(fā)事件處置報(bào)告等。3.民防宣傳教育活動(dòng)的相關(guān)資料，包括宣傳計(jì)劃、宣傳資料、培訓(xùn)教材、活動(dòng)照片、視頻等。4.民防物資儲(chǔ)備管理過程中的文件，如物資采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、出庫(kù)單、物資盤點(diǎn)記錄、物資維護(hù)保養(yǎng)記錄等。5.其他與民防工作相關(guān)的文件材料，如上級(jí)部門的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)民防檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（四）整理方法1.分類民防檔案按照工程建設(shè)、應(yīng)急指揮、宣傳教育、物資儲(chǔ)備等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在每一類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類細(xì)化。例如，工程建設(shè)類可分為項(xiàng)目前期、工程施工、竣工驗(yàn)收等二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式編制，便于識(shí)別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的民防檔案移交檔案管理部門歸檔。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、移交日期等，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。（二）保管期限民防檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管涉及民防工作重大決策、重要活動(dòng)記錄、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)民防工作有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)民防工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案柜中，保持檔案室的清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，防止霉變、蟲蛀等損壞現(xiàn)象。2.電子檔案應(yīng)采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索和利用。3.聲像檔案如照片、視頻等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和標(biāo)注，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理和安全保衛(wèi)工作。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)保管期滿的民防檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求，綜合考慮檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清單與相關(guān)檔案鑒定材料一并歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱民防檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的民防檔案，查閱人需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱民防檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用效果等。通過對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的民防檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的民防工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)崿F(xiàn)檔案基本信息的錄入、修改、刪除等功能，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱流程的全程管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)機(jī)制，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被非法篡改。2.定期對(duì)檔