檔案借出規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案借出行為，確保檔案的安全與完整，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案借出的部門和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案借出必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借出目的合理、必要。2.安全保密原則：在檔案借出期間，要采取有效措施保證檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.按時(shí)歸還原則：借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，不得逾期。二、檔案借出申請（一）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借出申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，對申請進(jìn)行認(rèn)真審查，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行最終審批，重點(diǎn)審核借閱目的是否符合規(guī)定、借閱期限是否合理等。（二）申請材料要求1.《檔案借出申請表》應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。2.如有特殊借閱需求，需提供相關(guān)證明材料，如項(xiàng)目任務(wù)書、工作聯(lián)系函等，以支持借閱申請。三、檔案借出審批（一）審批權(quán)限1.一般性檔案借出，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案、機(jī)密檔案借出，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.審核借閱人身份及所在部門，確保其具備借閱資格。2.審查借閱目的，判斷是否與工作相關(guān)且必要。3.核定借閱期限，根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需求確定合理的歸還時(shí)間。4.檢查申請材料是否齊全、合規(guī)。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知借閱人辦理檔案借出手續(xù)。2.如審批不通過，應(yīng)向借閱人說明原因，并告知其修改或補(bǔ)充申請材料后重新提交。四、檔案借出手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《檔案借出申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)核對申請表信息與檔案實(shí)物，在《檔案借出登記簿》上詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。（二）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記情況，將檔案交付給借閱人。交付時(shí)，雙方應(yīng)進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。2.借閱人需在《檔案借出登記簿》上簽字確認(rèn)接收檔案。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，作為借閱檔案的憑證。借閱人應(yīng)妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。五、檔案借出期間管理（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對所借檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案用于非工作目的。3.妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.在檔案借出期間，應(yīng)接受檔案管理部門的定期檢查和監(jiān)督。（二）檔案管理部門監(jiān)督1.檔案管理部門定期對借出檔案進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案使用情況。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本規(guī)章制度，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（三）特殊情況處理1.如因工作需要延長檔案借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，說明原因和延長時(shí)間，經(jīng)審批后方可延期。2.如遇緊急情況，借閱人無法按時(shí)歸還檔案，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通，說明情況，并采取必要措施確保檔案安全。在緊急情況解除后盡快歸還檔案。六、檔案歸還（一）歸還時(shí)間借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案借出申請表》中注明的預(yù)計(jì)歸還日期歸還檔案。如有特殊情況需延期歸還，必須提前辦理延期手續(xù)。（二）歸還手續(xù)1.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)攜帶《檔案借閱證》和所借檔案。2.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案數(shù)量、完整性、保密性等情況。3.如檔案完好無損，借閱人在《檔案借出登記簿》上簽字確認(rèn)歸還檔案，檔案管理人員注銷《檔案借閱證》。4.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，借閱人應(yīng)詳細(xì)說明原因，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。（三）歸還后的整理檔案管理人員收到歸還的檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行整理、核對，確保檔案歸位準(zhǔn)確、存放有序。七、檔案借出的保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人在檔案借出期間，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對所借檔案涉及的機(jī)密信息予以保密。2.不得在非工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案信息。3.如需在工作中引用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和標(biāo)注來源。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)對借出檔案的保密情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如對檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等，防止檔案信息泄露。（三）違規(guī)處理如借閱人違反保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，并依法追究其法律責(zé)任。八、檔案借出的賠償規(guī)定（一）賠償情形1.因借閱人保管不善，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、污損的，借閱人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照、傳播檔案內(nèi)容，造成不良后果的，借閱人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。3.因借閱人違反本規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案信息泄露，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，借閱人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）賠償方式1.對于能夠修復(fù)的檔案，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或承擔(dān)修復(fù)費(fèi)用。2.對于無法修復(fù)或丟失的檔案，借閱人應(yīng)按照檔案的重要程度、價(jià)值等因素，賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。賠償金額由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門評估確定。3.如因檔案信息泄露給公司/組織造成的經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害，借閱人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況賠償相應(yīng)損失，包括但不限于直接經(jīng)濟(jì)損失、間接經(jīng)濟(jì)損失、挽回聲譽(yù)的費(fèi)用等。（三）賠償程序1.檔案管理部門發(fā)現(xiàn)借閱人存在應(yīng)賠償情形后，應(yīng)及時(shí)向借閱人發(fā)出《檔案賠償通知書》，告知其應(yīng)承擔(dān)的賠償責(zé)任和賠償方式。2.借閱人應(yīng)在收到通知書后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向檔案管理部門支付賠償費(fèi)用。如對賠償金額或賠償方式有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商處理。3.如借閱人拒不支付賠償費(fèi)用，公司/組織將通過法律途徑追究其責(zé)任。九、附則