檔案查閱制度定義一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本檔案查閱制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的利益和聲譽(yù)。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行，提高工作效率。二、檔案定義與分類（一）檔案定義公司/組織檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等，分別記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各類文件和資料。5.其他檔案：如工程檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、客戶檔案等，根據(jù)公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行分類管理。三、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部查閱權(quán)限1.本部門員工：因工作需要，可查閱本部門形成的檔案及與本職工作相關(guān)的其他部門檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.跨部門員工：如需查閱其他部門檔案，應(yīng)事先與檔案所屬部門溝通協(xié)調(diào)，取得對(duì)方同意后，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人及檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可到檔案管理部門查閱。3.公司/組織管理層：有權(quán)查閱公司/組織范圍內(nèi)的各類檔案，但應(yīng)在檔案管理部門的協(xié)助下進(jìn)行查閱，并遵守相關(guān)規(guī)定。（二）外部查閱權(quán)限1.政府部門：因執(zhí)法檢查、審計(jì)監(jiān)督等工作需要，政府部門查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。2.合作單位：與公司/組織有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的外部單位，如需查閱相關(guān)檔案，應(yīng)事先提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。3.律師事務(wù)所：律師因代理公司/組織相關(guān)法律事務(wù)需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有律師事務(wù)所的介紹信及當(dāng)事人的授權(quán)委托書，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織法律事務(wù)部門審核及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案用于與代理事務(wù)無關(guān)的其他目的。四、檔案查閱流程（一）申請(qǐng)1.查閱人如需查閱檔案，應(yīng)首先填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，如涉及跨部門查閱，還需經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人簽字同意。內(nèi)部查閱申請(qǐng)?zhí)峤恢翙n案管理部門，外部查閱申請(qǐng)?zhí)峤恢凉?組織指定的審批部門。（二）審批1.檔案管理部門或?qū)徟块T收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)查閱人的權(quán)限和申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定或存在疑問的申請(qǐng)，應(yīng)與查閱人溝通核實(shí)，必要時(shí)要求補(bǔ)充相關(guān)材料或作出說明。2.審批人應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)查閱的檔案范圍、查閱時(shí)間等信息。如涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在專門的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。2.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長(zhǎng)查閱時(shí)間。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案材料。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。對(duì)于查閱過程中出現(xiàn)的問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄在案。（四）歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后，在《檔案查閱申請(qǐng)表》上注明歸還情況，并將申請(qǐng)表存檔。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工均有保守檔案秘密的義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)保密規(guī)定。檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理和監(jiān)督，確保檔案信息安全。2.查閱人在查閱檔案過程中，應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因工作需要向他人提供檔案信息，應(yīng)事先經(jīng)過批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保存。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感檔案，應(yīng)進(jìn)行分類管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行有效隔離，避免無關(guān)人員進(jìn)入查閱現(xiàn)場(chǎng)。查閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，供查閱人使用，但不得連接外網(wǎng)或其他未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。4.檔案管理部門工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞或信息泄露等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的處理措施。六、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部各部門充分利用檔案資源，為業(yè)務(wù)工作提供支持和服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)積極配合各部門的檔案利用需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.對(duì)于具有重要價(jià)值和廣泛利用前景的檔案，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行整理、編研和開發(fā)，形成專題資料或參考信息，供公司/組織內(nèi)部查閱和使用。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、查閱人次、查閱目的、利用效果等方面。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表或分析報(bào)告，為公司/組織檔案管理決策提供依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)審批情況、查閱過程合規(guī)性、檔案歸還情況等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改措施，并向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于違反檔案查閱制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其對(duì)公司/組織檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改落實(shí)。2.對(duì)于涉及檔案查閱的投訴舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門或人員。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.超出批準(zhǔn)范圍查閱檔案。3.在查閱檔案過程中泄露檔案內(nèi)容。4.擅自摘抄、復(fù)制、抽取、撤換或損壞檔案材料。5.未按規(guī)定時(shí)間和要求歸還檔案。6.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，檔案管理部門應(yīng)給予批評(píng)教育，并要求其作出書面檢討。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；如因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。