項(xiàng)目檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及項(xiàng)目的持續(xù)改進(jìn)提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目、服務(wù)項(xiàng)目等從項(xiàng)目啟動(dòng)至結(jié)束全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類(lèi)文件，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字表述清晰，符合項(xiàng)目實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.及時(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步形成，及時(shí)整理歸檔，避免積壓和延誤。6.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的檔案管理工作，提供檔案管理培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.集中統(tǒng)一管理公司項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立和維護(hù)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的檔案管理工作，明確項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。2.指導(dǎo)和督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)收集、整理項(xiàng)目文件資料，保證項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和完整性負(fù)責(zé)，審核項(xiàng)目檔案的歸檔清單，確保歸檔檔案符合要求。4.配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的移交、驗(yàn)收等工作。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件資料整理、分類(lèi)，移交項(xiàng)目檔案責(zé)任人。2.確保所提供的項(xiàng)目文件資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.協(xié)助項(xiàng)目檔案責(zé)任人做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔等工作。三、項(xiàng)目文件材料的形成與積累（一）項(xiàng)目文件材料的來(lái)源項(xiàng)目文件材料來(lái)源于項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、采購(gòu)（招標(biāo)）、施工、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)等。具體包括但不限于：1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.采購(gòu)文件，如采購(gòu)合同、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議等。4.施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。5.調(diào)試文件，如調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。6.驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。7.運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件，如設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、運(yùn)行記錄、故障處理報(bào)告等。8.項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。（二）項(xiàng)目文件材料形成與積累的要求1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)明確各自在項(xiàng)目文件形成過(guò)程中的職責(zé)，按照項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)形成相應(yīng)的文件材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.項(xiàng)目文件材料應(yīng)分類(lèi)整理，按照項(xiàng)目階段、文件類(lèi)型等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。4.對(duì)于重要的項(xiàng)目文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。四、項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則項(xiàng)目檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。一般應(yīng)遵循以下原則：1.遵循項(xiàng)目建設(shè)程序，按照項(xiàng)目前期、建設(shè)期、運(yùn)營(yíng)期等階段進(jìn)行分類(lèi)整理。2.按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)文件應(yīng)相對(duì)集中。3.對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制檔號(hào)，建立目錄，便于查找和引用。（二）整理方法1.分類(lèi)項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等文件，按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)。設(shè)計(jì)文件：按照設(shè)計(jì)階段、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)，建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等專(zhuān)業(yè)。采購(gòu)文件：按照采購(gòu)項(xiàng)目、合同類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，如設(shè)備采購(gòu)合同、材料采購(gòu)合同。施工文件：按照施工部位、施工工序等進(jìn)行分類(lèi)，如基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程，土方工程、鋼筋工程等。調(diào)試文件：按照調(diào)試設(shè)備、調(diào)試項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)，如電氣設(shè)備調(diào)試、機(jī)械設(shè)備調(diào)試。驗(yàn)收文件：按照驗(yàn)收階段、驗(yàn)收內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如分部工程驗(yàn)收、單位工程驗(yàn)收。運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件：按照設(shè)備類(lèi)型、維護(hù)周期等進(jìn)行分類(lèi)，如生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)、辦公設(shè)備維護(hù)。項(xiàng)目管理文件：按照項(xiàng)目管理職能進(jìn)行分類(lèi)，如項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、安全管理等。2.編號(hào)對(duì)整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號(hào)，檔號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。檔號(hào)一般由項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等組成，具體編號(hào)規(guī)則如下：項(xiàng)目代號(hào)：采用公司規(guī)定的項(xiàng)目編號(hào)，用于標(biāo)識(shí)項(xiàng)目。分類(lèi)號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案，對(duì)各類(lèi)檔案賦予相應(yīng)的分類(lèi)代碼。案卷號(hào)：在每一類(lèi)檔案中，按照案卷順序編制案卷號(hào)。件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，按照文件排列順序編制件號(hào)。3.編目編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)（或圖號(hào)）、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式多份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于查找和利用。五、項(xiàng)目檔案的歸檔(一)歸檔范圍凡在項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等文件。2.設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.采購(gòu)文件，如采購(gòu)合同、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議等文件。4.施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件。5.調(diào)試文件，如調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等文件。6.驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等文件。7.運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件，如設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、運(yùn)行記錄、故障處理報(bào)告等文件。8.項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等文件。(二)歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。一般情況下，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。2.對(duì)于分階段實(shí)施的項(xiàng)目，在每個(gè)階段結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將該階段形成的文件材料進(jìn)行歸檔。3.對(duì)于重要項(xiàng)目或特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)按照公司或相關(guān)部門(mén)的規(guī)定及時(shí)歸檔。(三)歸檔要求1.項(xiàng)目檔案責(zé)任人應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制歸檔清單，確保歸檔檔案的質(zhì)量。2.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)齊全完整，文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)分類(lèi)清晰，編號(hào)準(zhǔn)確，編目規(guī)范，便于查找和利用。4.項(xiàng)目檔案責(zé)任人應(yīng)將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、項(xiàng)目檔案的保管(一)保管期限項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、價(jià)值大小及對(duì)公司的影響等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件（除重要的永久保存的外）、采購(gòu)合同、施工文件等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動(dòng)和項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目的一般性管理文件、臨時(shí)性報(bào)告等。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)、編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種形式，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全備份，每天進(jìn)行一次增量備份。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失。(三)檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他雜物，確保檔案安全。七、項(xiàng)目檔案的利用(一)利用原則1.項(xiàng)目檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.凡利用項(xiàng)目檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，不得損害公司利益。(二)利用方式1.查閱：因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：因工作需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.出具證明：因?qū)ν馓峁╉?xiàng)目相關(guān)證明等需要，檔案管理部門(mén)可根據(jù)檔案內(nèi)容出具相應(yīng)的證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。(三)利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷(xiāo)毀(一)鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)項(xiàng)目檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)及公司的實(shí)際情況，對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。(三)鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的項(xiàng)目檔案，應(yīng)編制《項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、日期、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。4.《項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。(四)銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在《項(xiàng)目檔