檔案發(fā)放制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案發(fā)放流程，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位在涉及檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)移等發(fā)放相關(guān)操作時(shí)的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.保證檔案發(fā)放流程的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位合理的檔案使用需求。二、檔案發(fā)放的種類及定義（一）查閱指公司內(nèi)部人員或外部有權(quán)限的單位為了了解、研究相關(guān)事項(xiàng)，在規(guī)定場(chǎng)所對(duì)檔案進(jìn)行查看的行為。（二）借閱指公司內(nèi)部人員或外部有權(quán)限的單位因工作需要，在一定期限內(nèi)將檔案帶出規(guī)定場(chǎng)所進(jìn)行使用的行為。（三）轉(zhuǎn)移指檔案因工作調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因，從原保管部門轉(zhuǎn)移至新保管部門的行為。三、檔案發(fā)放的職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案發(fā)放制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案發(fā)放的日常管理工作，包括檔案的整理、檢索、登記等。3.審核檔案發(fā)放申請(qǐng)，根據(jù)審批結(jié)果辦理檔案發(fā)放手續(xù)。4.對(duì)檔案發(fā)放過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案按時(shí)歸還或妥善轉(zhuǎn)移。（二）申請(qǐng)部門1.提出檔案發(fā)放申請(qǐng)，明確申請(qǐng)的種類、檔案名稱、用途等信息。2.負(fù)責(zé)安排專人辦理檔案領(lǐng)取、歸還或轉(zhuǎn)移手續(xù)，并確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，防止檔案丟失、損壞或泄密。（三）審批部門1.根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)檔案發(fā)放申請(qǐng)進(jìn)行審批，明確是否同意發(fā)放以及發(fā)放的范圍、期限等。2.對(duì)涉及重要檔案、機(jī)密檔案的發(fā)放申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案發(fā)放符合公司利益和安全要求。四、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、所屬部門、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請(qǐng)，說明查閱的必要性、查閱范圍、查閱人員等情況，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理查閱手續(xù)。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于一般性檔案查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案的查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定查閱檔案的具體范圍，并通知申請(qǐng)人到指定地點(diǎn)查閱。（三）查閱登記1.申請(qǐng)人查閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于日后查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）查閱場(chǎng)所及要求1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。摘錄或復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（五）查閱期限1.一般性檔案查閱期限原則上不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.查閱期限屆滿后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、所屬部門、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部單位借閱檔案，除提交書面申請(qǐng)并加蓋單位公章外，還需提供有效的身份證明和聯(lián)系方式。申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，按照查閱審批的流程進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、歸還方式、保密責(zé)任等內(nèi)容。（三）借閱登記1.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果和《檔案借閱協(xié)議》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱日期、借閱人姓名、所在單位、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，確保借閱信息的可追溯性。（四）借閱檔案交付1.檔案管理部門按照《檔案借閱協(xié)議》的約定，向借閱人交付借閱檔案。交付時(shí)，雙方應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等進(jìn)行核對(duì)，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借他人，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可轉(zhuǎn)借。（五）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)在到期前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后的期限最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。2.在借閱期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提醒借閱人歸還檔案。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并申請(qǐng)延期歸還。（六）歸還檔案1.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將借閱的檔案歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)要求借閱人說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期，并注銷相關(guān)借閱登記信息。同時(shí)，將《檔案借閱協(xié)議》存檔保管。六、檔案轉(zhuǎn)移管理（一）轉(zhuǎn)移申請(qǐng)1.因公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作需要等原因，涉及檔案轉(zhuǎn)移的部門應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案轉(zhuǎn)移的原因、轉(zhuǎn)移檔案的名稱、數(shù)量、原保管部門、擬接收部門等信息，經(jīng)原保管部門和擬接收部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)應(yīng)附相關(guān)的證明文件或說明材料，如機(jī)構(gòu)調(diào)整文件、工作任務(wù)變更通知等，以便檔案管理部門審核。（二）轉(zhuǎn)移審批1.檔案管理部門收到檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容和相關(guān)證明材料進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括轉(zhuǎn)移原因是否合理合規(guī)、檔案轉(zhuǎn)移的必要性、接收部門的保管條件等。2.對(duì)于一般性檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案、大量檔案轉(zhuǎn)移或跨部門重大調(diào)整的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）轉(zhuǎn)移登記1.審批通過后，檔案管理部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)移進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄轉(zhuǎn)移日期、轉(zhuǎn)移檔案名稱及數(shù)量、原保管部門、接收部門、轉(zhuǎn)移原因等信息。2.轉(zhuǎn)移登記應(yīng)分別在原保管部門和接收部門的檔案管理臺(tái)賬中進(jìn)行記錄，確保雙方檔案信息的一致性和準(zhǔn)確性。（四）檔案交接1.檔案管理部門組織原保管部門和接收部門進(jìn)行檔案交接工作。交接時(shí)，雙方應(yīng)按照檔案轉(zhuǎn)移清單逐一核對(duì)檔案的數(shù)量、名稱、完整性等，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄在案。對(duì)于存在問題的檔案，應(yīng)在解決問題后再進(jìn)行交接。（五）接收部門管理1.接收部門收到轉(zhuǎn)移的檔案后，應(yīng)按照公司檔案管理要求，及時(shí)將檔案整理歸檔，并納入本部門的檔案管理體系。2.接收部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案查閱、借閱等管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。七、檔案發(fā)放的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案發(fā)放情況進(jìn)行檢查，包括查閱、借閱登記記錄的完整性、準(zhǔn)確性，檔案歸還情況，檔案保管狀況等。2.定期檢查的周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案發(fā)放情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括檔案發(fā)放流程的執(zhí)行情況、檔案使用的合規(guī)性、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改結(jié)果。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案發(fā)放制度的行為，如擅自擴(kuò)大查閱或借閱范圍、逾期不歸還檔案、泄露檔案機(jī)密等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，可給予警告、批評(píng)教育等處理；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人員的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，直至法律責(zé)任。八、檔案發(fā)放的保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案在發(fā)放過程中的安全。如對(duì)涉及機(jī)密檔案的查閱、借閱場(chǎng)所進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置，安裝監(jiān)控設(shè)備等。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。3.在檔案發(fā)放過程中，嚴(yán)格限制接觸檔案的人員范圍，對(duì)涉及機(jī)密檔案的發(fā)放，應(yīng)實(shí)行專人專管。（二）保密協(xié)議1.對(duì)于外部單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密的范圍、期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.公司內(nèi)部人員查閱、借閱涉及機(jī)密檔案時(shí)，也應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。（三）監(jiān)督與追究1.檔案管理部門