國(guó)土資源檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國(guó)土資源管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在國(guó)土資源管理工作中形成的各類檔案，包括但不限于土地資源、礦產(chǎn)資源、地質(zhì)勘查、測(cè)繪等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)土資源檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映國(guó)土資源管理工作的全過程和實(shí)際情況。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足國(guó)土資源管理工作的實(shí)際需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)(一)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的國(guó)土資源檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。(二)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織的國(guó)土資源檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)國(guó)土資源檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.對(duì)本公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.參與國(guó)土資源管理工作中的重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，為項(xiàng)目決策和管理提供檔案支持。7.做好檔案的編研工作，根據(jù)國(guó)土資源管理工作的需要，編寫檔案參考資料，開展檔案信息開發(fā)利用，為公司/組織提供決策依據(jù)和服務(wù)。(三)檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案的庫房管理，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入和維護(hù)工作，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案查詢服務(wù)。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。8.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理(一)收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的有關(guān)國(guó)土資源管理的文件、通知、法規(guī)、政策等。2.本公司/組織在國(guó)土資源管理工作中形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.土地資源管理方面的檔案，包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、劃撥、登記、發(fā)證等文件資料，土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等相關(guān)圖件和數(shù)據(jù)。4.礦產(chǎn)資源管理方面的檔案，包括礦產(chǎn)勘查許可證、采礦許可證的申請(qǐng)、審批、頒發(fā)文件，礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量報(bào)告、開發(fā)利用方案等技術(shù)資料。5.地質(zhì)勘查方面的檔案，包括地質(zhì)勘查項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、野外工作記錄、測(cè)試分析報(bào)告、成果報(bào)告等。6.測(cè)繪方面的檔案，包括測(cè)繪項(xiàng)目的技術(shù)設(shè)計(jì)書、控制點(diǎn)成果、測(cè)繪圖件、數(shù)據(jù)光盤等。7.國(guó)土資源執(zhí)法監(jiān)察方面的檔案，包括違法案件的立案、調(diào)查、處理文件，行政處罰決定書、強(qiáng)制執(zhí)行文件等。8.其他與國(guó)土資源管理工作相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。(二)收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)將本部門形成的文件資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，同時(shí)做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。(三)整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)土資源檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。3.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案裝訂、編目的要求，確保檔案的整齊、美觀和規(guī)范。(四)整理方法1.分類國(guó)土資源檔案按照土地資源、礦產(chǎn)資源、地質(zhì)勘查、測(cè)繪、執(zhí)法監(jiān)察等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在每個(gè)一級(jí)類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類。例如，土地資源類可分為土地規(guī)劃、土地利用、土地產(chǎn)權(quán)等二級(jí)類目；礦產(chǎn)資源類可分為礦產(chǎn)勘查、礦產(chǎn)開發(fā)、儲(chǔ)量管理等二級(jí)類目。2.編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的編碼方式。年度為檔案形成的公元紀(jì)年，類別為檔案的一級(jí)分類代碼，順序號(hào)為該類別檔案的流水號(hào)。例如，2023年土地資源類的第10份檔案編號(hào)為“2023TD010”。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的牢固和平整。對(duì)于幅面較大的圖紙等，應(yīng)折疊成A4規(guī)格并裝訂。四、檔案的歸檔與保管(一)歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交歸檔。2.移交歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。(二)保管期限國(guó)土資源檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)國(guó)土資源管理工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的政策文件、重大項(xiàng)目的審批文件、土地資源和礦產(chǎn)資源的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)國(guó)土資源管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為30年。如一般性的土地出讓合同、礦產(chǎn)資源開發(fā)利用方案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)國(guó)土資源管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年。如臨時(shí)性的工作計(jì)劃、會(huì)議記錄等。(三)保管措施1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和消防設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。2.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。3.檔案存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。4.檔案保管登記建立檔案保管登記制度，對(duì)檔案的入庫、存放位置、保管期限、數(shù)量變化等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理。5.檔案安全檢查定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，包括溫濕度檢查、防火防盜檢查、檔案保管狀況檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題，確保檔案的安全。對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)(一)利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門在國(guó)土資源管理工作中查閱相關(guān)檔案資料，為工作決策、業(yè)務(wù)辦理、項(xiàng)目實(shí)施等提供依據(jù)。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱本公司/組織的國(guó)土資源檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱相關(guān)檔案資料。(二)利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。4.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和手續(xù)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。(三)利用方式1.查閱查閱人員可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容為有關(guān)單位出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案記載的內(nèi)容如實(shí)開具，不得擅自更改或歪曲檔案信息。證明文件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并做好登記備案。(四)檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門，并妥善保存統(tǒng)計(jì)資料，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家及相關(guān)管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已到保管期限但仍有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。(三)鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、年度、保管