北京市檔案制度一、總則（一）目的為加強北京市檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位、社會組織以及其他各類機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應設立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對本單位各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映單位各項工作活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理單位在工作過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.安全性原則采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)1.設立要求各單位應根據(jù)工作需要設立檔案管理機構(gòu)，配備必要的辦公場所、設施設備和檔案裝具。檔案管理機構(gòu)應相對獨立，便于檔案的集中管理。2.職責貫徹執(zhí)行國家和本市有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位的各類檔案，確保檔案的完整與安全。對本單位各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督指導，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。按照規(guī)定向有關部門移交檔案，并做好檔案的開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供支持和服務。（二）檔案管理人員1.配備要求檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉本單位業(yè)務工作，經(jīng)培訓考核合格后上崗。各單位應根據(jù)檔案管理工作的實際需要，合理配備檔案管理人員。2.職責負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。按照規(guī)定對檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見，經(jīng)批準后組織實施。負責檔案的查閱、借閱服務工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和記錄。參與檔案信息化建設，負責檔案信息的錄入、存儲、維護和利用，提高檔案管理工作效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。本單位形成的各類文件材料，包括請示與批復、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。本單位與其他單位之間的來往文件、函件、合同協(xié)議等。2.科技檔案科研項目檔案，包括項目立項、研究過程、成果鑒定等各個階段形成的文件材料?；窘ㄔO項目檔案，包括項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料。設備儀器檔案，包括設備購置、安裝調(diào)試、使用維護、報廢等過程的相關文件。3.會計檔案會計憑證、賬簿、報表等會計核算資料。財務預決算文件、財務審計報告等財務管理文件。4.人事檔案個人履歷、考核評價、工資待遇、獎懲情況、任免等人事管理文件。5.業(yè)務檔案各單位在業(yè)務工作中形成的具有保存價值的文件材料，如業(yè)務合同、業(yè)務報表、業(yè)務記錄等。（二）收集要求1.及時收集各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料形成后及時移交檔案管理機構(gòu)，避免文件材料的散失。2.完整準確收集的文件材料應齊全完整，內(nèi)容準確無誤，字跡清晰，載體完好。3.規(guī)范整理檔案管理機構(gòu)對收集的文件材料應按照規(guī)定的分類標準和整理方法進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理，將文件材料按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)或問題進行排列，編目裝訂。2.科技檔案整理根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，按照項目階段或設備儀器的形成過程進行排列，編目成冊，并編制相應的目錄索引。3.會計檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對個人檔案材料進行分類、排序、編目，建立人事檔案信息庫。5.業(yè)務檔案整理根據(jù)業(yè)務特點和管理要求，制定相應的分類標準和整理方法，確保業(yè)務檔案的有序管理。四、檔案的保管（一）保管條件1.庫房建設檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.設施設備配備配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲設備等，確保檔案存放安全、整齊。同時，應配備溫濕度控制設備、消防設備、防蟲防鼠設備等，保障檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案上架與排列1.上架要求檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。不同載體的檔案應分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案等。2.排列方法文書檔案按年度保管期限機構(gòu)（問題）順序排列上架；科技檔案按項目或?qū)I(yè)分類順序排列；會計檔案按類別順序排列；人事檔案按個人檔案順序排列；業(yè)務檔案按業(yè)務類別和時間順序排列。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要是在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管保管期限為1年至15年的檔案，是在較短時間內(nèi)對本單位工作有參考價值的檔案。（四）檔案定期檢查與維護1.檢查制度建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。每年至少進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。2.維護措施對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復，對霉變、蟲蛀的檔案進行消毒處理等。同時，應根據(jù)檔案保管環(huán)境的變化，適時調(diào)整溫濕度控制設備，確保檔案保管條件符合要求。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準確。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。2.鑒定程序檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，提出存毀意見。鑒定小組對檔案管理人員提出的存毀意見進行審核，必要時可查閱相關檔案資料，聽取有關部門和人員的意見。根據(jù)鑒定小組的審核意見，編制檔案鑒定報告，明確檔案的存毀情況。（三）銷毀審批與實施1.銷毀審批檔案鑒定報告經(jīng)單位負責人批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.銷毀實施檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照規(guī)定的程序進行。銷毀檔案時，應在指定地點進行，并由兩人以上監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。（四）銷毀清冊編制與保存銷毀檔案時，應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間、銷毀原因等信息。銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理機構(gòu)，一份交單位財務部門作為會計檔案保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位的檔案。查閱、借閱檔案應遵守本單位的檔案利用制度。2.外部利用因國家機關、社會組織等工作需要，經(jīng)本單位負責人批準，可查閱、借閱本單位相關檔案。查閱、借閱檔案應辦理相應的手續(xù)，并按照規(guī)定的范圍和要求使用檔案。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。查閱檔案應在檔案管理機構(gòu)指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記與統(tǒng)計1.利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.利用統(tǒng)計定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、利用檔案的類別和數(shù)量等。七、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）數(shù)字化加工1.掃描范圍對具有永久保存價值或利用頻率較高的檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術標準。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接將掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并與紙質(zhì)檔案進行關聯(lián)掛接，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應查找。（三）檔案信息系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)功能檔案信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務功能，同時應具有用戶管理、權限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復等管理功能。2.系統(tǒng)安全加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（四）電子檔案管理1.存儲與備份電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。