行政采購(gòu)流程指南采購(gòu)效率提升版一、適用場(chǎng)景與目標(biāo)本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)（如保潔、維修）等。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購(gòu)行為，減少重復(fù)溝通與無效環(huán)節(jié)，縮短采購(gòu)周期，同時(shí)保證采購(gòu)合規(guī)性、成本可控性及供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，提升整體采購(gòu)效率與滿意度。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與確認(rèn)操作內(nèi)容：需求部門填寫《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見模板1），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望到貨日期及預(yù)算金額，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。行政采購(gòu)組收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)與需求部門負(fù)責(zé)人溝通，確認(rèn)需求的合理性（如數(shù)量是否匹配實(shí)際使用、規(guī)格是否必要）、緊急程度（區(qū)分常規(guī)/緊急采購(gòu)），并同步初步評(píng)估預(yù)算可行性。責(zé)任主體：需求部門發(fā)起人、需求部門負(fù)責(zé)人、行政采購(gòu)專員*輸出成果：《行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（確認(rèn)版）（二）預(yù)算審核與立項(xiàng)操作內(nèi)容：行政采購(gòu)組將確認(rèn)后的需求申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)專員*在2個(gè)工作日內(nèi)審核預(yù)算金額是否符合公司年度預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)核查超預(yù)算需求的合理性（如是否為必需品、是否有替代方案）。預(yù)算審核通過后，行政采購(gòu)組在OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)中創(chuàng)建采購(gòu)立項(xiàng)單，關(guān)聯(lián)需求申請(qǐng)表及預(yù)算審批記錄，完成立項(xiàng)。若超預(yù)算，需按流程提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后方可繼續(xù)。責(zé)任主體：行政采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)專員、分管領(lǐng)導(dǎo)*輸出成果：采購(gòu)立項(xiàng)單（含預(yù)算審批記錄）（三）供應(yīng)商選擇與比價(jià)操作內(nèi)容：供應(yīng)商來源：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板說明）中選擇；若為新需求，需通過市場(chǎng)調(diào)研（至少3家供應(yīng)商）、公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式篩選供應(yīng)商。比價(jià)流程：對(duì)于金額≤5000元的采購(gòu)，采用“詢價(jià)比價(jià)”方式，要求供應(yīng)商提供書面報(bào)價(jià)單（含價(jià)格、規(guī)格、交貨期、質(zhì)保條款），行政采購(gòu)專員*匯總對(duì)比，選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于金額＞5000元的采購(gòu)，需組織采購(gòu)小組（含行政、財(cái)務(wù)、需求部門代表）進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括價(jià)格（40%）、資質(zhì)（20%）、服務(wù)能力（20%）、過往合作評(píng)價(jià)（20%），形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（詳見模板2）。責(zé)任主體：行政采購(gòu)專員*、采購(gòu)小組、供應(yīng)商輸出成果：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（四）訂單與審批操作內(nèi)容：行政采購(gòu)專員*根據(jù)確定的供應(yīng)商信息及需求詳情，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中《采購(gòu)訂單》（詳見模板3），明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、單價(jià)、總價(jià)、交貨地址、付款方式、違約條款等關(guān)鍵內(nèi)容。采購(gòu)訂單按審批權(quán)限流轉(zhuǎn)：行政主管→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)（金額＞10000元需經(jīng)總經(jīng)理審批）。審批通過后，加蓋公司公章，正式發(fā)送至供應(yīng)商。責(zé)任主體：行政采購(gòu)專員、行政主管、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*（按權(quán)限）輸出成果：已審批《采購(gòu)訂單》（蓋章版）（五）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作內(nèi)容：供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，行政采購(gòu)專員*建立《采購(gòu)訂單跟蹤表》（詳見模板4），記錄訂單狀態(tài)（已下單/已生產(chǎn)/已發(fā)貨/待驗(yàn)收）、預(yù)計(jì)/實(shí)際交貨日期、物流信息（如適用），并同步至需求部門。交貨前1個(gè)工作日，行政采購(gòu)專員*與供應(yīng)商確認(rèn)最終交貨細(xì)節(jié)（如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人），需求部門安排人員準(zhǔn)備接收。責(zé)任主體：行政采購(gòu)專員*、供應(yīng)商、需求部門接收人輸出成果：《采購(gòu)訂單跟蹤表》（實(shí)時(shí)更新）（六）驗(yàn)收入庫(kù)與差異處理操作內(nèi)容：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：以《采購(gòu)訂單》及需求部門確認(rèn)的《樣品確認(rèn)單》（如需）為準(zhǔn)，核對(duì)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否一致；服務(wù)類采購(gòu)需驗(yàn)收服務(wù)成果（如保潔效果、維修質(zhì)量）。驗(yàn)收流程：需求部門與行政采購(gòu)專員*共同現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》（詳見模板5），雙方簽字確認(rèn)。若出現(xiàn)差異（如數(shù)量不符、質(zhì)量問題、服務(wù)未達(dá)標(biāo)），需在驗(yàn)收單中注明具體問題，拍照留存證據(jù)，并第一時(shí)間通知供應(yīng)商限期整改（整改期不超過3個(gè)工作日）。整改合格后重新驗(yàn)收，不合格則按合同條款扣款或終止合作。責(zé)任主體：需求部門接收人、行政采購(gòu)專員*、供應(yīng)商輸出成果：《驗(yàn)收確認(rèn)單》（合格/整改版）（七）付款結(jié)算與歸檔操作內(nèi)容：行政采購(gòu)專員*收集《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《供應(yīng)商發(fā)票》（由供應(yīng)商開具，抬頭、稅號(hào)等信息需準(zhǔn)確無誤），填寫《付款申請(qǐng)單》，按財(cái)務(wù)制度提交審批。財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定的付款方式（如預(yù)付款30%、到貨款70%）安排付款，同步更新供應(yīng)商付款記錄。所有采購(gòu)過程文件（需求申請(qǐng)表、預(yù)算審批單、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收確認(rèn)單、付款憑證等）由行政采購(gòu)組按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限≥3年。責(zé)任主體：行政采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)專員、檔案管理員輸出成果：付款完成憑證、采購(gòu)檔案（電子+紙質(zhì)）三、關(guān)鍵流程模板工具模板1：行政采購(gòu)需求申請(qǐng)表需求部門需求發(fā)起人聯(lián)系方式日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)（請(qǐng)注明：_________）規(guī)格型號(hào)/服務(wù)要求需求數(shù)量期望到貨日期預(yù)算金額（元）需求用途及說明（可附頁(yè)）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政采購(gòu)專員*初審意見：日期：模板2：供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告（示例）采購(gòu)項(xiàng)目名稱評(píng)估日期評(píng)估小組供應(yīng)商名稱資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）□齊全□不齊全（缺失：_________）報(bào)價(jià)（元）同類市場(chǎng)均價(jià)參考（元）價(jià)格優(yōu)勢(shì)□是（低于市場(chǎng)____%）□否服務(wù)能力（交貨期/響應(yīng)速度）過往合作評(píng)價(jià)（如有）綜合得分（100分）評(píng)估結(jié)論□推薦合作□備選□不推薦評(píng)估小組簽字：模板3：采購(gòu)訂單（關(guān)鍵信息節(jié)選）訂單編號(hào)：PO-2024供應(yīng)商名稱：供應(yīng)商聯(lián)系人：收貨地址：收貨人：聯(lián)系方式：序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12訂單總金額（大寫）：訂單總金額（小寫）：交貨日期：付款方式：質(zhì)保期：訂單備注：甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：審批人：日期：授權(quán)人：日期：模板4：采購(gòu)訂單跟蹤表訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物品名稱訂單狀態(tài)預(yù)計(jì)交貨日期實(shí)際交貨日期物流單號(hào)（如適用）責(zé)任人PO-2024辦公用品公司A4紙已發(fā)貨2024–行政采購(gòu)專員*更新記錄：模板5：驗(yàn)收確認(rèn)單訂單編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收人員供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格說明：_________）質(zhì)量描述：需求部門簽字：行政采購(gòu)專員*簽字：供應(yīng)商簽字（如現(xiàn)場(chǎng)）：四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）流程時(shí)效要求需求確認(rèn)：1個(gè)工作日內(nèi)完成，避免需求積壓；預(yù)算審核：常規(guī)需求2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急需求（如突發(fā)維修）需加急處理，4小時(shí)內(nèi)反饋；供應(yīng)商選擇：常規(guī)采購(gòu)3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)可采用“先比價(jià)后補(bǔ)流程”方式（需需求部門書面確認(rèn)緊急情況）；訂單審批：按權(quán)限流轉(zhuǎn)，最長(zhǎng)不超過3個(gè)工作日。（二）合規(guī)性要點(diǎn)供應(yīng)商需在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，名錄每季度更新一次，新增供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、信用記錄等）；采購(gòu)金額≥10000元需簽訂書面合同，合同條款需經(jīng)法務(wù)*（如有）審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任；禁化品、特種設(shè)備等特殊采購(gòu)，需供應(yīng)商提供相關(guān)生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證，驗(yàn)收時(shí)需核查合格證、檢測(cè)報(bào)告。（三）風(fēng)險(xiǎn)控制需求風(fēng)險(xiǎn)：需求部門需提前3個(gè)工作日提交常規(guī)采購(gòu)需求，避免“臨時(shí)加急”導(dǎo)致流程混亂；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)頻繁出現(xiàn)延遲交貨、質(zhì)量問題的供應(yīng)商，及時(shí)暫停合作并從名錄中移除；成本風(fēng)險(xiǎn)：建立價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期（每季度）調(diào)研市場(chǎng)價(jià)格，對(duì)異常報(bào)價(jià)（偏離市場(chǎng)均價(jià)±15%以上）重點(diǎn)核查；驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：需求部門需指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，嚴(yán)禁“先收后驗(yàn)”或“代簽驗(yàn)收”，驗(yàn)收不合格物品需隔離存放并標(biāo)