采購(gòu)流程規(guī)范化管理模板（供應(yīng)商管理版）一、適用范圍與核心目標(biāo)二、供應(yīng)商管理全流程操作步驟（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理：源頭篩選，資質(zhì)可控操作目標(biāo)：保證合作供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)及基本履約能力，從源頭規(guī)避合作風(fēng)險(xiǎn)。具體步驟：需求對(duì)接與準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)明確采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)品類(lèi)（如原材料、設(shè)備、服務(wù)等），結(jié)合業(yè)務(wù)需求制定《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》，明確必備資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）、經(jīng)營(yíng)年限、產(chǎn)能規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況等核心要求。標(biāo)準(zhǔn)需經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)及需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）聯(lián)合審核確認(rèn)。供應(yīng)商資料提交與初步篩選潛在供應(yīng)商通過(guò)指定渠道（如采購(gòu)平臺(tái)、郵件）提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及附件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品/服務(wù)目錄、公司簡(jiǎn)介等），材料需加蓋公章。采購(gòu)專(zhuān)員在收到資料后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核，重點(diǎn)核查資料完整性、資質(zhì)有效性及是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符合要求的反饋供應(yīng)商補(bǔ)充或拒絕。實(shí)地考察（如需）與綜合評(píng)估對(duì)關(guān)鍵品類(lèi)或高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商（如金額大、技術(shù)復(fù)雜），由采購(gòu)部門(mén)牽頭組織需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)組成考察小組，實(shí)地核查供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備能力、質(zhì)量管控流程、庫(kù)存管理等情況，形成《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。結(jié)合資料審核及考察結(jié)果，使用《供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估表》進(jìn)行綜合打分（總分100分，資質(zhì)合規(guī)性30分、生產(chǎn)能力25分、質(zhì)量保障20分、財(cái)務(wù)狀況15分、服務(wù)響應(yīng)10分），得分≥80分視為通過(guò)準(zhǔn)入。準(zhǔn)入審批與信息建檔評(píng)估通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后納入《合格供應(yīng)商名錄》，并錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，分配唯一供應(yīng)商編碼，建立初始檔案（包含準(zhǔn)入資料、評(píng)估報(bào)告、合同信息等）。（二）供應(yīng)商合作執(zhí)行：規(guī)范流程，動(dòng)態(tài)跟蹤操作目標(biāo)：保證采購(gòu)訂單順利執(zhí)行，保障物資/服務(wù)交付質(zhì)量、時(shí)效及成本可控。具體步驟：訂單下達(dá)與合同簽訂采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)需求，在合格供應(yīng)商名錄中選擇合作方，下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等關(guān)鍵條款。訂單金額達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如≥10萬(wàn)元）需簽訂正式《采購(gòu)合同》，合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式，合同簽訂前需保證供應(yīng)商在合格名錄內(nèi)且資質(zhì)有效。訂單交付與過(guò)程跟蹤供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間交付物資/服務(wù)，采購(gòu)專(zhuān)員實(shí)時(shí)跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對(duì)延遲風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警（如提前3天確認(rèn)交付時(shí)間），協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決異常問(wèn)題（如產(chǎn)能不足、物流延誤），保證按時(shí)交付。涉及定制化或復(fù)雜交付的，需供應(yīng)商提供《生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告》或《服務(wù)實(shí)施計(jì)劃》，采購(gòu)部門(mén)定期（如每周）向需求部門(mén)同步進(jìn)展。驗(yàn)收與確認(rèn)物資到貨后，由需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如需）共同現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，對(duì)照采購(gòu)訂單及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如提供質(zhì)檢報(bào)告、抽樣檢測(cè)），填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》，驗(yàn)收合格后雙方簽字確認(rèn)；不合格則按《不合格品處理流程》執(zhí)行（如退貨、換貨、扣款）。服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目需按階段（如初期、中期、末期）驗(yàn)收，每個(gè)階段需由需求部門(mén)確認(rèn)《服務(wù)交付成果報(bào)告》。（三）供應(yīng)商績(jī)效監(jiān)控：量化評(píng)估，持續(xù)優(yōu)化操作目標(biāo)：通過(guò)定期績(jī)效評(píng)估，識(shí)別優(yōu)秀供應(yīng)商與風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商，激勵(lì)優(yōu)質(zhì)合作，淘汰低效供應(yīng)商。具體步驟：績(jī)效指標(biāo)設(shè)定與周期明確根據(jù)采購(gòu)品類(lèi)及業(yè)務(wù)需求，設(shè)定《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估指標(biāo)表》，核心維度包括：質(zhì)量（批次合格率、退貨率、質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度）；交付（準(zhǔn)時(shí)交付率、訂單滿足率、交付異常處理時(shí)效）；服務(wù)（溝通響應(yīng)及時(shí)性、問(wèn)題解決率、配合度）；價(jià)格（價(jià)格合理性、降價(jià)配合度、成本控制能力）。評(píng)估周期：月度/季度（針對(duì)長(zhǎng)期合作供應(yīng)商）、年度（全面評(píng)估）。數(shù)據(jù)收集與評(píng)估打分采購(gòu)專(zhuān)員、需求部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)按維度收集績(jī)效數(shù)據(jù)（如驗(yàn)收記錄、交付臺(tái)賬、投訴記錄），填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》，各維度權(quán)重根據(jù)采購(gòu)策略調(diào)整（如質(zhì)量權(quán)重≥40%）?？?jī)效等級(jí)劃分：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。結(jié)果反饋與改進(jìn)要求評(píng)估結(jié)果經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，向供應(yīng)商反饋績(jī)效報(bào)告，對(duì)良好及以上供應(yīng)商給予表?yè)P(yáng)（如增加訂單份額、優(yōu)先合作）；對(duì)合格供應(yīng)商提出書(shū)面改進(jìn)要求，明確改進(jìn)項(xiàng)及時(shí)限；對(duì)不合格供應(yīng)商啟動(dòng)約談或淘汰流程。績(jī)效報(bào)告需存入供應(yīng)商檔案，作為后續(xù)合作、準(zhǔn)入復(fù)審的重要依據(jù)。（四）供應(yīng)商退出管理：規(guī)范清退，風(fēng)險(xiǎn)隔離操作目標(biāo)：保證不合格供應(yīng)商有序退出，避免因供應(yīng)商問(wèn)題影響業(yè)務(wù)連續(xù)性。具體步驟：觸發(fā)條件識(shí)別出現(xiàn)以下情況之一可觸發(fā)退出流程：績(jī)效連續(xù)2次不合格或年度評(píng)估不合格；提供虛假資質(zhì)、違法經(jīng)營(yíng)（如侵權(quán)、欺詐）；嚴(yán)重違約（如延遲交付導(dǎo)致停產(chǎn)、質(zhì)量問(wèn)題造成重大損失）；自愿申請(qǐng)退出且無(wú)未決合作事項(xiàng)。退出評(píng)估與審批采購(gòu)部門(mén)根據(jù)觸發(fā)條件收集證據(jù)（如績(jī)效報(bào)告、違約說(shuō)明、整改通知），填寫(xiě)《供應(yīng)商退出審批表》，組織需求部門(mén)、法務(wù)部門(mén)評(píng)估退出影響（如替代供應(yīng)商銜接、未完成訂單處理），經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。退出交接與檔案歸檔審批通過(guò)后，采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商確認(rèn)退出事項(xiàng)（如未完成訂單處理、質(zhì)保金退還、資料交接），簽署《供應(yīng)商退出確認(rèn)函》，關(guān)閉其在供應(yīng)商管理系統(tǒng)的權(quán)限，檔案標(biāo)注“已退出”并長(zhǎng)期保存（保存期限≥5年）。三、核心管理表格模板（一）供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系方式（*）主營(yíng)業(yè)務(wù)注冊(cè)資金（萬(wàn)元）成立日期資質(zhì)有效期備注（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估表評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)分值得分評(píng)分說(shuō)明資質(zhì)合規(guī)性營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等30齊全且有效得滿分生產(chǎn)/服務(wù)能力產(chǎn)能、設(shè)備、技術(shù)團(tuán)隊(duì)25滿足需求得基礎(chǔ)分，優(yōu)者加分質(zhì)量保障體系認(rèn)證證書(shū)、質(zhì)檢流程20有ISO等認(rèn)證得滿分財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率、營(yíng)收穩(wěn)定性15財(cái)務(wù)健康得滿分服務(wù)響應(yīng)能力售后團(tuán)隊(duì)、響應(yīng)時(shí)效1024小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得滿分合計(jì)—100（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表（年度）供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估周期評(píng)估維度權(quán)重得分加權(quán)得分改進(jìn)項(xiàng)質(zhì)量40%如：批次合格率需提升交付30%服務(wù)20%價(jià)格10%綜合得分——100%—評(píng)估等級(jí)：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格評(píng)估人：*審批人：*日期：*（四）供應(yīng)商退出審批表供應(yīng)商名稱(chēng)供應(yīng)商編碼退出原因（□績(jī)效不合格□違法違約□自愿退出）退出影響評(píng)估（□無(wú)影響□需協(xié)調(diào)替代供應(yīng)商□未完成訂單處理方案：*）審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人：*分管領(lǐng)導(dǎo)：*日期：*四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)資質(zhì)動(dòng)態(tài)更新：供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）到期前1個(gè)月需重新提交，采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)核查更新，過(guò)期未更新者暫停合作。評(píng)估客觀公正：績(jī)效評(píng)估需基于客觀數(shù)據(jù)（如驗(yàn)收記錄、交付臺(tái)賬），避免主觀判斷，評(píng)估結(jié)果需經(jīng)需求部門(mén)確認(rèn)，保證公平性。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制：對(duì)績(jī)效下滑（如連續(xù)2次交付延遲）或出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，及時(shí)啟動(dòng)預(yù)警