檔案文件保存制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案文件的管理，確保檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案文件的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案文件實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案文件應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案文件，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案文件，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案文件的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案文件的收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示報告、批復(fù)、通知、通報、信函、合同協(xié)議、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織的業(yè)務(wù)流程文件、市場調(diào)研報告、項目策劃書、招投標文件、業(yè)務(wù)合同、客戶資料、銷售記錄、財務(wù)報表、審計報告等。3.人事管理類：包含員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利文件、獎懲記錄、勞動合同等。4.財務(wù)管理類：涉及會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報資料、資金審批文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、實驗報告、專利申請文件、軟件程序代碼等。6.其他類：如公司/組織的榮譽證書、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價值的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案文件的收集工作，確保檔案文件及時、完整地收集。2.對于重要的檔案文件，應(yīng)在形成后及時收集，不得延誤。3.收集的檔案文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。（三）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生的檔案文件，由各部門按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.外部接收的檔案文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的數(shù)據(jù)資料等，由相關(guān)部門及時轉(zhuǎn)交檔案管理部門。3.通過網(wǎng)絡(luò)下載或接收的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行整理和存儲，并及時移交檔案管理部門。三、檔案文件的整理（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.組織機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將文件按部門進行分類。3.問題分類法：按照文件所反映的問題進行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)管理、人事管理等。4.保管期限分類法：根據(jù)檔案文件的重要程度和保存價值，將其分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂，保持文件的整齊和牢固。2.編頁號：給每一份文件的頁面編寫順序號，便于查找和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案文件目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝盒：將整理好的檔案文件裝入檔案盒，并在盒脊上標注相關(guān)信息，如年度、組織機構(gòu)、保管期限等。四、檔案文件的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒中，按年度、組織機構(gòu)、保管期限等順序排列上架。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.磁性載體檔案保管：對于磁帶、磁盤等磁性載體檔案，應(yīng)定期進行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案文件，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案文件，保管期限為15年至50年。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案文件，保管期限為5年以下。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、完整無缺。2.每年應(yīng)對檔案的保管狀況進行全面檢查，包括檔案的存放位置、保管環(huán)境、文件的完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.在檔案的整理、借閱、歸還等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。五、檔案文件的鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實際情況為依據(jù)，對檔案文件的價值進行科學(xué)評估。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案文件的內(nèi)容、來源、形式等因素。3.確保鑒定結(jié)果的客觀性和準確性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案文件的價值進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案文件的真實性、完整性和準確性：檢查檔案文件是否真實反映公司/組織的工作活動，內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準確。2.檔案文件的保存價值：根據(jù)檔案文件的重要程度、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等因素，確定其保管期限。3.檔案文件的密級：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案文件，重新確定其密級。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，剔除無保存價值的文件。2.詳細審查：鑒定小組對初步篩選后的檔案文件進行詳細審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定其保管期限和密級。3.形成鑒定報告：鑒定小組對鑒定結(jié)果進行匯總，形成鑒定報告，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀處理：經(jīng)批準銷毀的檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、檔案文件的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案文件的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案文件的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案文件的保管期限統(tǒng)計，統(tǒng)計不同保管期限檔案文件的數(shù)量和比例。3.檔案文件的利用情況統(tǒng)計，包括查閱檔案文件的人次、利用檔案文件的目的等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案文件統(tǒng)計臺賬，對檔案文件的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案文件進行盤點和清查，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性。3.利用檔案管理軟件對檔案文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制檔案文件數(shù)量統(tǒng)計表，反映各類檔案文件的增減變化情況。2.每年編制檔案文件保管期限統(tǒng)計表，分析不同保管期限檔案文件的結(jié)構(gòu)和比例。3.定期編制檔案文件利用情況統(tǒng)計表，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案文件的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案文件的利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案文件的利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的發(fā)展提供支持。3.方便快捷原則：簡化檔案文件利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便利。4.保密安全原則：在檔案文件利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案文件的安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案文件。2.外單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱公司/組織檔案文件，但須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)部門提交查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)出具單位介紹信和相關(guān)證明文件，按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案文件，不得擅自將檔案文件帶出庫房。2.借閱：對于確需借閱的檔案文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱者應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。八、檔案文件的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案文件，應(yīng)嚴格限定知悉范圍，未經(jīng)批準不得擅自公開。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案文件的內(nèi)容。4.在檔案文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案文件的泄露。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.做好檔案文件的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案文件的安全。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序和