財政檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財政檔案管理，確保財政檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在財政活動中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則財政檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、規(guī)范利用的原則。確保檔案管理工作與公司財政業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，為公司財務(wù)管理、決策支持等提供有力保障。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司財政檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司財政檔案，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對檔案管理人員進行培訓，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和更新，確保檔案保管條件符合要求。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門財政檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整、真實。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格遵守檔案管理工作流程。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司財政管理和決策提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報告，包括月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等。4.預(yù)算文件，如預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整等相關(guān)資料。5.稅務(wù)資料，如納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。6.財政專項資金文件，包括項目申報、審批、資金使用等資料。7.財務(wù)管理制度、內(nèi)部控制制度等文件。8.其他與財政活動有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責財政檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件格式符合長期保存要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類?？煞譃闀嫏n案類、預(yù)算檔案類、稅務(wù)檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，方便查閱和檢索。4.裝訂：對會計憑證等需要裝訂的檔案進行整齊裝訂，確保牢固、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.會計憑證應(yīng)在年度終了后，由會計部門整理立卷，裝訂成冊，在次年3月底前移交檔案管理部門歸檔。2.會計賬簿、財務(wù)報告等會計檔案，在年度終了后暫由會計部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門歸檔。3.其他財政檔案應(yīng)在形成后及時整理歸檔，最遲不得超過次年6月底。（二）歸檔程序1.檔案形成部門按照整理要求，將檔案資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章，各執(zhí)一份。3.檔案管理部門按照檔案分類編號規(guī)則，對歸檔檔案進行上架存放，并建立相應(yīng)的檔案臺賬。（三）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬保管期限為30年，日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告中月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年，年度財務(wù)報表及附注保管期限為永久。4.其他財政檔案保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般分為10年、30年和永久保管。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查盤點，做到賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財政檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.因工作需要查閱重要財政檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司財政檔案，必須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案原件借出。（二）查閱程序1.查閱申請人提交檔案查閱申請表及相關(guān)審批文件，檔案管理人員對申請進行審核。2.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱內(nèi)容，在檔案庫房內(nèi)查找相應(yīng)檔案，并提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.財政檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司財政業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)實際需求，編制檔案利用指南、專題資料等，提高檔案利用效率。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、財務(wù)部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對超過保管期限的檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)文件等，進行剔除。3.對涉及訴訟、糾紛等未了結(jié)事項的檔案，應(yīng)在相關(guān)事項處理完畢后再進行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人、財務(wù)部門負責人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，報公司總經(jīng)理批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，并對檔案銷毀情況進行記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司財政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)采用符合國家標準的存儲格式，進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改、刪除等。定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱功能。檔案管理人員應(yīng)及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)