公安局檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公安局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公安工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公安工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存放安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.依法依規(guī)開展檔案的查閱、借閱、利用工作，為公安工作和社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.對(duì)本局各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案工作的規(guī)范開展。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、材料、記錄、報(bào)表、證據(jù)等，包括案件偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、戶政管理等方面的檔案。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.本局召開的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的文件、材料、照片、音像等資料。4.本局工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的個(gè)人工作檔案，包括人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.本局與其他單位或部門簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.按照檔案分類方案，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。5.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理科統(tǒng)一保管。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法本局檔案采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類法進(jìn)行分類。1.年度分類：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別存放。2.機(jī)構(gòu)分類：按照本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問(wèn)題分類：在機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照檔案反映的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分，如案件檔案可分為刑事案件、治安案件等類別。（三）編號(hào)與編目1.檔案管理科對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境整潔。3.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行登記。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，不斷提高檔案保護(hù)水平。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)公安工作原則。優(yōu)先滿足本局公安業(yè)務(wù)工作對(duì)檔案的利用需求，為案件偵查、治安管理、執(zhí)法監(jiān)督等工作提供有力支持。3.方便快捷原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密安全原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案安全。（二）利用范圍1.本局工作人員因公安業(yè)務(wù)工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本局相關(guān)檔案。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱本局檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理科辦理。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信和工作證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理科審核后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.其他單位或個(gè)人查閱、借閱本局檔案，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人身份證明，說(shuō)明查閱或借閱的目的和范圍，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理科審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納查閱、借閱費(fèi)用。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理科指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]天。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理科同意，并按照規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，檔案管理人員應(yīng)在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。（五）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限、復(fù)制頁(yè)數(shù)等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，是否對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有利用價(jià)值。2.審查檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限。3.審查檔案的密級(jí)是否準(zhǔn)確，是否需要變更密級(jí)。（四）鑒定程序1.檔案管理科定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，并提出初步鑒定意見(jiàn)。2.鑒定小組對(duì)檔案管理科提出的初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，通過(guò)查閱檔案、聽(tīng)取匯報(bào)等方式，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。3.鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，形成鑒定報(bào)告，提出檔案的存毀意見(jiàn)。4.鑒定報(bào)告經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案鑒定和銷毀的依據(jù)。（五）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理科應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科組織實(shí)施銷