檔案保管制度總結(jié)一、總則（一）目的本檔案保管制度旨在確保公司/組織各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，為公司/組織的運營、決策、歷史研究等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)往來，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地提供給需要查閱的人員，滿足公司/組織各項工作的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置與人員配備公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)并取得相應(yīng)的資格證書。（二）主要職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和修訂檔案保管制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案查閱利用制度等各項檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門、各分支機構(gòu)形成的各類檔案資料，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管與維護建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，對檔案進行妥善保管。定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等，確保檔案的安全完整。4.檔案鑒定與銷毀按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。5.檔案查閱與利用服務(wù)建立檔案查閱利用登記制度，為公司/組織內(nèi)部人員和外部有權(quán)限的單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)查閱利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并對查閱利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案資料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱和遠程利用。加強檔案信息安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司/組織各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案涵蓋科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等，如科研項目立項報告、研究成果報告、工程設(shè)計圖紙、施工資料、設(shè)備說明書、操作規(guī)程等。3.人事檔案包含員工個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料、考核獎懲記錄、勞動合同等。4.財務(wù)檔案涉及會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算和管理過程中形成的各類檔案。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型，收集相關(guān)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項目檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。（二）檔案收集要求1.及時性各部門、各分支機構(gòu)應(yīng)在檔案形成后及時將檔案移交至檔案管理部門，確保檔案收集的及時性，避免檔案丟失或延誤收集。2.完整性移交的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件正本、副本、附件、底稿等相關(guān)資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，符合檔案形成時的實際情況。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，一般可分為年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等。例如，文書檔案可按年度組織機構(gòu)問題進行分類；科技檔案可按項目專業(yè)階段進行分類。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性，如文書檔案編號可采用“年度+組織機構(gòu)代碼+流水號”的形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷編號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的文號、題名、日期、頁號等信息，便于快速查找檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件進行整理裝訂，保持文件的整齊美觀，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意不要損壞文件內(nèi)容，可采用線裝、膠裝等方式。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，遠離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.庫房布局合理規(guī)劃庫房布局，設(shè)置檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別和保管期限進行分區(qū)存放，便于查找和管理。3.庫房設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火門、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。檔案密集架應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性；溫濕度控制設(shè)備應(yīng)能將庫房溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般溫度為14℃24℃，相對濕度為45%60%）。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將紙質(zhì)檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，按照分類編號順序排列，便于查找和存取。定期對紙質(zhì)檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點。定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)完整性檢查和病毒查殺，確保電子檔案的安全可靠。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并采用相應(yīng)的保管方式。照片檔案可沖印成紙質(zhì)照片后裝冊保管，同時保存電子文件；錄音、錄像檔案應(yīng)定期進行轉(zhuǎn)錄和檢查，確保聲音和圖像清晰可辨。（三）檔案保管期限與鑒定1.保管期限劃分根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，將檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠查考利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要是涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動、資產(chǎn)權(quán)益等方面的檔案；短期保管的檔案保管期限一般為15年以下，主要是一般性業(yè)務(wù)文件和資料。2.檔案鑒定檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員、專業(yè)技術(shù)人員等組成的鑒定小組，按照檔案保管期限的規(guī)定和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行逐卷鑒定。鑒定過程中應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存意義，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。3.鑒定結(jié)果處理對經(jīng)過鑒定確定具有保存價值的檔案，繼續(xù)按照原保管期限進行保管；對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱利用權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見提供相應(yīng)的檔案資料，并對查閱情況進行登記。2.外部查閱外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，必須持有單位介紹信或有效證明文件，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)對外部查閱人員的身份和查閱目的進行嚴(yán)格審查，查閱過程中應(yīng)進行全程監(jiān)督，查閱結(jié)束后及時收回檔案資料，并做好查閱記錄。（二）查閱利用手續(xù)1.申請登記查閱人員需填寫檔案查閱申請表，詳細(xì)說明查閱檔案的名稱、文號、日期、內(nèi)容等信息，并注明查閱用途和查閱期限。申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員審批簽字。2.查閱登記檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，對查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等進行詳細(xì)登記，并發(fā)放檔案查閱證或臨時借閱證。查閱人員應(yīng)憑查閱證或借閱證到指定的查閱區(qū)域進行查閱。3.歸還注銷查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、遺失等情況后，在查閱登記冊上注明歸還時間，并注銷查閱證或借閱證。（三）查閱利用限制1.保密限制對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制或摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.查閱范圍限制查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。如需借出檔案，應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.利用目的限制檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格限于申請審批時注明的目的，不得用于其他非工作用途。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違反規(guī)定的行為，檔案管理部門有權(quán)立即停止其查閱利用，并追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、查閱利用等情況進行定期統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、檔案移交接收情況等。通過統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并妥善保存統(tǒng)計資料。（二）檔案移交1.內(nèi)部移交公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)之間因工作需要進行檔案移交的，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。移交雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)，并辦理交接手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對移交情況進行監(jiān)督和檢查，確保檔案移交工作的規(guī)范有序。2.外部移交公司/組織因機構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要向外部單位移交檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和雙方約定的程序進行辦理。移交前，檔案管理部門應(yīng)對擬移交的檔案進行全面清理和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字蓋章確認(rèn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的安全與保密（一）安全管理1.防火安全檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備完好有效。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高檔案管理人員的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。2.防盜安全檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報警裝置等設(shè)施，并確保其正常運行。加強庫房周邊環(huán)境的巡查，防止無關(guān)人員進入庫房區(qū)域。嚴(yán)格控制檔案庫房鑰匙的管理，實行專人專管，鑰匙丟失或損壞應(yīng)及時更換。3.防潮防蟲防鼠安全通過安裝溫濕度控制設(shè)備、使用防蟲防鼠藥劑等措施，保持檔案庫房適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀、鼠咬。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理。4.信息安全加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限。定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。（二）保密管理1.保密制度建設(shè)制定完善的檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)、范圍、措施和要求。對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，實行專人專管，嚴(yán)格保密。2.保密教育與培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案保密工作技能等