檔案四參與制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案四參與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司各類檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務合同、技術資料、財務報表等，實現(xiàn)檔案管理的全面性。3.全程參與原則：強調檔案工作貫穿于公司業(yè)務活動的全過程，從檔案的產生到最終利用，各環(huán)節(jié)都應有相應的管理措施。4.安全保密原則：保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案形成參與制度（一）檔案形成責任主體1.公司各部門是檔案形成的直接責任主體，負責本部門業(yè)務活動中各類文件材料的收集、整理和歸檔。2.員工在履行工作職責過程中產生的文件材料，應及時按照規(guī)定進行整理并移交部門檔案管理人員。（二）文件材料收集要求1.各部門應明確文件材料收集的范圍和標準，確保收集的文件材料完整、準確地反映業(yè)務活動的真實情況。2.對于重要業(yè)務活動，應同步安排專人負責文件材料的收集工作，做到隨活動開展隨收集，防止文件材料的遺漏。3.文件材料應包括紙質文件、電子文件等多種形式，電子文件應確保格式規(guī)范、存儲完整，并與紙質文件相對應。（三）文件材料整理規(guī)范1.收集后的文件材料應按照一定的分類標準進行整理，如按照年度、機構、問題等進行分類。2.對文件材料進行編號、編目，編制清晰的目錄清單，便于查找和管理。3.確保文件材料的排列有序，同一類別的文件應按照時間順序或重要程度進行排列。（四）檔案移交程序1.各部門檔案管理人員應定期對整理好的文件材料進行檢查，確保符合歸檔要求后，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應包括檔案名稱、數(shù)量、移交時間等詳細信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.將檔案移交至公司綜合檔案室，辦理正式的移交手續(xù)。三、檔案整理參與制度（一）整理工作組織1.公司綜合檔案室負責組織檔案的集中整理工作，制定整理計劃和方案。2.定期對各部門移交的檔案進行整理，確保檔案整理工作的有序進行。（二）整理人員職責1.整理人員應熟悉檔案整理的相關標準和方法，具備較強的責任心和業(yè)務能力。2.對移交的檔案進行認真核對，檢查文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.按照規(guī)定的分類標準和整理方法，對檔案進行重新分類、編號、編目等工作。（三）整理工作流程1.接收檔案后，首先對檔案進行清點，核對移交清單與實際檔案的一致性。2.對檔案進行分類，確定檔案的類別歸屬，如將行政檔案分為行政管理、人力資源等類別。3.對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。5.將整理好的檔案按照類別和編號順序進行上架排列，確保檔案存放有序。（四）整理質量控制1.建立整理工作質量檢查機制，定期對整理好的檔案進行抽查。2.檢查內容包括檔案分類是否準確、編號是否規(guī)范、目錄是否完整等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保檔案整理質量符合要求。四、檔案保管參與制度（一）保管場所建設1.公司應設立專門的綜合檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案室應根據(jù)檔案的類別和數(shù)量，合理規(guī)劃檔案存放空間，設置不同的檔案架、柜等存儲設備。3.確保檔案室的溫度、濕度適宜檔案保管，配備必要的溫濕度調節(jié)設備。（二）保管人員職責1.綜合檔案室保管人員負責檔案的日常保管工作，嚴格遵守檔案保管制度。2.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（三）檔案保管措施1.對不同保管期限的檔案進行分類存放，便于管理和查閱。2.對重要檔案采取備份存儲措施，如采用電子存儲和異地存儲相結合的方式，防止檔案丟失。3.建立檔案保管記錄，詳細記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管狀況等信息。（四）檔案安全管理1.加強檔案室的安全防范工作，安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案室。2.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。五、檔案利用參與制度（一）利用申請流程1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至綜合檔案室。3.綜合檔案室對申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排查閱時間和地點。（二）利用方式與范圍1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復制等。2.查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人或擅自涂改、損壞檔案。4.復制檔案應經(jīng)過綜合檔案室同意，復制的檔案應與原件內容一致，并注明復制日期和用途。（三）利用監(jiān)督與管理1.綜合檔案室應對檔案利用情況進行登記，記錄利用時間、利用人、利用內容等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，評估檔案利用效果，為檔案管理工作提供參考。3.對違反檔案利用規(guī)定的行為進行及時制止和糾正，情節(jié)嚴重的依法依規(guī)追究責任。（四）特殊檔案利用規(guī)定1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等特殊檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用，限制查閱范圍和人員。2.利用特殊檔案需經(jīng)過公司保密管理部門的審批，并簽訂保密協(xié)議。3.在利用過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露