檔案館利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案利用工作的規(guī)范化、科學化、制度化，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門及員工對檔案館檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法利用原則：檔案利用活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益和社會公共利益。2.服務為本原則：以服務公司/組織發(fā)展、滿足員工工作需求為宗旨，提供高效、便捷的檔案利用服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序原則：檔案利用工作應按照規(guī)定的程序和要求進行，保證利用活動的有序開展。二、檔案利用的范圍（一）公司/組織內部工作查考1.為公司/組織的決策制定、項目規(guī)劃、業(yè)務開展等提供歷史數(shù)據(jù)、經驗借鑒和參考依據(jù)。2.協(xié)助解決工作中遇到的問題，查找相關政策文件、合同協(xié)議、會議記錄等檔案資料。（二）員工個人權益維護1.員工查閱與個人工作經歷、薪酬待遇、社會保險等相關的檔案材料，以維護自身權益。2.為員工辦理職稱評定、學歷認證、榮譽申報等提供檔案證明材料。（三）對外交流與合作1.向合作伙伴、客戶等提供與公司/組織業(yè)務相關的檔案資料，用于商務洽談、項目合作等活動。2.根據(jù)法律法規(guī)要求或相關部門的規(guī)定，提供必要的檔案信息用于對外宣傳、信息公開等工作。三、檔案利用的申請與審批（一）申請流程1.利用者需填寫《檔案利用申請表》，詳細說明利用檔案的目的、范圍、內容要求等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)利用目的和工作實際情況進行審核，并簽署意見。（二）審批權限1.一般性檔案利用申請，由部門負責人審批通過后，即可到檔案館辦理利用手續(xù)。2.涉及重要檔案、機密檔案或利用范圍較廣、影響較大的申請，需經公司/組織分管領導審批。3.對于涉及公司/組織核心機密或可能對公司/組織利益造成重大影響的檔案利用申請，須經公司/組織主要領導審批。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要立即查閱檔案，利用者可先電話向檔案館說明情況，檔案館在做好記錄后，先行提供必要的協(xié)助。同時，利用者應在事后及時補辦申請與審批手續(xù)。四、檔案利用的方式與途徑（一）查閱1.利用者憑有效證件到檔案館查閱檔案。檔案館工作人員應根據(jù)利用者的申請，提供相應的檔案資料，并協(xié)助利用者進行查閱。2.查閱檔案時，利用者應在指定的查閱場所進行，遵守查閱場所的各項規(guī)定，保持安靜，愛護檔案資料。3.如需復印、拍照檔案資料，利用者應提前向檔案館提出申請，經批準后按照規(guī)定的方式和數(shù)量進行復制。復制的檔案資料應與原件內容一致，并加蓋檔案館印章。（二）借閱1.對于確需借出檔案館的檔案，利用者應填寫《檔案借閱申請表》，按照審批權限進行審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，利用者應提前向檔案館說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，利用者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，利用者應及時向檔案館報告，并承擔相應的責任。4.借閱期滿后，利用者應按時歸還檔案。檔案館工作人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量和質量，如有問題及時與利用者溝通解決。（三）出具證明1.利用者需要檔案館出具檔案證明材料時，應填寫《檔案證明申請表》，說明證明的內容和用途。2.檔案館工作人員根據(jù)利用者的申請，對相關檔案進行核實后，出具檔案證明。檔案證明應加蓋檔案館印章，并注明有效期。3.檔案證明僅對檔案中所記載的內容負責，不承擔其他任何法律責任。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案館應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全存放。2.加強對查閱場所和借閱檔案的管理，定期進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.在檔案利用過程中，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，檔案館工作人員應立即采取應急措施，保護檔案安全，并及時向上級報告。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行嚴格保密。2.檔案館工作人員應熟悉檔案保密規(guī)定，在檔案利用過程中，不得向無關人員泄露檔案內容。3.利用者在查閱、借閱檔案時，應簽訂保密協(xié)議，承諾對所接觸的檔案信息予以保密。如違反保密協(xié)議，利用者應承擔相應的法律責任。4.對檔案利用過程中產生的廢紙、復印件等廢棄物，應按照規(guī)定進行妥善處理，防止檔案信息泄露。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案館應建立健全檔案利用監(jiān)督機制，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，檢查利用手續(xù)是否齊全、利用方式是否合規(guī)、檔案安全與保密措施是否落實等。2.加強對檔案館工作人員的管理和監(jiān)督，要求工作人員嚴格遵守檔案利用制度，認真履行職責，并定期進行考核。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內部審計部門的監(jiān)督檢查，配合審計部門對檔案利用情況進行審計。2.主動接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，對提出的值皮意見和建議，及時進行整改落實。七、檔案利用的收費規(guī)定（一）收費原則凡1.本公司/組織內部員工因工作需要利用檔案，原則上不收取費用。2.外部單位或個人因特殊情況需要利用本公司/組織檔案，經批準后可適當收取費用。收費標準應根據(jù)檔案利用的成本、工作量等因素合理確定，并報公司/組織財務部門備案。（二）收費項目1.檔案復印費：按照復印紙張數(shù)量和復印設備耗材成本收取費用。2.檔案拍照費：根據(jù)拍照的數(shù)量和照片沖洗、存儲等成本收取費用。3.檔案證明出具費：根據(jù)證明的復雜程度和工作量收取費用。4.檔案借閱逾期費：對于逾期未歸還的檔案，按照每天[X]元收取逾期費。（三）收費方式1.檔案利用收費由檔案館統(tǒng)一收取，并開具正式發(fā)票。2.收費款項應及時上繳公司/組織財務部門，納入公司/組織財務管理。八、檔案利用的信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用的效率和便捷性。2.加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用系統(tǒng)建設1.開發(fā)檔案利用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用申請、審批、查閱、借閱、出具證明等業(yè)務流程的信息化管理。利用者可通過系統(tǒng)提交申請、查詢審批結果、預約查閱時間等，提高工作效率。2.加強對檔案利用信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系