特別檔案制度總則一、目的為加強公司/組織各類特別檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及特別檔案管理的所有部門和人員。三、定義特別檔案是指公司/組織在特定業(yè)務(wù)活動、項目實施、重要決策等過程中形成的，具有特殊價值和保密要求的各類文件、資料、記錄等。四、管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：特別檔案由公司/組織指定的專門部門或機構(gòu)進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級管理原則：根據(jù)特別檔案的性質(zhì)、來源、重要程度等進(jìn)行分類分級，采取相應(yīng)的管理措施。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，確保特別檔案的安全與保密。4.有效利用原則：充分挖掘特別檔案的價值，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有效支持。檔案分類與編號一、分類標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)項目類：根據(jù)公司/組織的不同業(yè)務(wù)項目，如重大研發(fā)項目、重點工程建設(shè)項目等進(jìn)行分類。2.決策文件類：包括公司/組織的重要決策會議記錄、決議、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.特殊事件類：針對公司/組織發(fā)生的突發(fā)事件、危機事件等相關(guān)檔案。4.知識產(chǎn)權(quán)類：涉及公司/組織的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)方面的檔案。二、編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號開頭為特定字母，代表檔案類別，如“Y”表示業(yè)務(wù)項目類，“J”表示決策文件類等。3.后續(xù)數(shù)字部分按照年份、項目序號、檔案順序號等依次編排，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。檔案收集與整理一、收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將在工作過程中形成的特別檔案資料移交至檔案管理部門。2.明確檔案收集的時間節(jié)點，對于重要項目或事件，應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)完成收集。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括原始文件、副本、電子文檔等。二、整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊有序。4.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)和位置。檔案保管與存儲一、保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備。3.控制庫房的溫度和濕度，溫度保持在適宜范圍，濕度符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用多種存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點。3.建立檔案存儲索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。檔案借閱與利用一、借閱權(quán)限1.根據(jù)檔案的保密級別和重要程度，設(shè)定不同的借閱權(quán)限。2.一般檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱；重要檔案需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及保密內(nèi)容較高的特別檔案，僅限特定人員借閱，并嚴(yán)格控制借閱范圍。二、借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案開展工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的相關(guān)規(guī)定和保密要求。3.檔案利用結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完好無損。檔案保密與安全一、保密措施1.對特別檔案的保密內(nèi)容進(jìn)行明確標(biāo)識，采取加密存儲、限制訪問等措施。2.加強對檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、復(fù)印等操作，對涉及保密內(nèi)容的操作進(jìn)行記錄。二、安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對措施。檔案鑒定與銷毀一、鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價值、時效性等因素，定期對特別檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀處理。二、鑒定流程1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，確定需要銷毀或繼續(xù)保存的檔案清單。三、銷毀程序1.對確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。檔案管理人員職責(zé)一、檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善特別檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司/組織的特別檔案，確保檔案資料的完整、安全。3.開展檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀等工作。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。二、檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲等。2.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行記錄和跟蹤。3.維護(hù)檔案庫房的環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.協(xié)助檔案鑒定小組