檔案六個制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案六個制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案的整理編目、分類編號等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要通知等。2.人事管理類員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)材料；員工檔案、勞動合同、人事任免文件等。3.財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報告；會計(jì)憑證、賬簿、報表；審計(jì)報告、稅務(wù)資料；資金管理文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研報告、銷售合同、采購合同、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件等。5.技術(shù)研發(fā)類科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請文件、技術(shù)圖紙等。6.其他類公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書；對外宣傳資料、影像資料；與公司相關(guān)的法律事務(wù)文件等。（二）收集要求1.部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，并確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.定期收集各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期將本部門形成的檔案收集整理后移交至公司綜合管理部門。一般情況下，每月末收集當(dāng)月形成的檔案，每季度末進(jìn)行一次全面清查和整理。3.特殊情況收集對于重大事件、緊急項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在事件結(jié)束后或項(xiàng)目完成后及時收集整理，并在規(guī)定時間內(nèi)移交。4.收集渠道檔案收集應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行，包括文件收發(fā)、會議記錄、業(yè)務(wù)活動參與、工作匯報、員工提交等。（三）收集流程1.部門收集各部門收集人員按照收集范圍和要求，對本部門的文件資料進(jìn)行收集、分類和初步整理。2.部門初審部門負(fù)責(zé)人對收集的檔案進(jìn)行初審，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案符合歸檔要求。3.移交登記各部門將初審合格的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至公司綜合管理部門。移交時雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。4.綜合管理部門接收公司綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。驗(yàn)收合格后，將檔案納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法（適用于行政管理類檔案）按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將行政管理類檔案分為不同的類別，如總經(jīng)理辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部等。每個機(jī)構(gòu)下再按年度進(jìn)行細(xì)分。3.問題分類法（適用于業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類等檔案）根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如市場調(diào)研、銷售業(yè)務(wù)、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目等。每個問題類別下再按年度和機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)分。（三）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編號按照分類方案對檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號方式可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+類別代碼+順序號”等形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔號、年度、機(jī)構(gòu)名稱（或問題類別）、保管期限等。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案庫房公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案裝具檔案庫房應(yīng)配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報告等。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。定期保管期限從檔案形成次年1月1日起計(jì)算。保管期限為30年的檔案，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要會議記錄、員工培訓(xùn)資料等。保管期限為10年的檔案，主要包括一般性事務(wù)文件、短期項(xiàng)目資料等。（三）保管措施1.日常檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、存放位置等。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.定期清點(diǎn)每年對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的準(zhǔn)確完整。清點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報告存檔。3.安全防護(hù)安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥等。定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。4.數(shù)字化管理對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用因工作需要，公司外部單位或個人查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不超過[X]個工作日。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）利用登記1.查閱登記檔案管理人員應(yīng)對查閱檔案的利用者、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《檔案查閱登記表》。2.借閱登記借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上記錄借閱者姓名、單位、借閱時間、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時間等信息，并由借閱者簽字確認(rèn)。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，按照本制度規(guī)定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。2.銷毀鑒定對已到保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。對仍有一定利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.結(jié)果公示鑒定結(jié)果應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門或人員可向鑒定工作小組提出申訴，鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查。4.審批備案公示無異議后，鑒定結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將鑒定結(jié)果及銷毀清單備案存檔。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.實(shí)施銷毀銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。