接收檔案制度格式一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及所屬單位檔案的接收管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證接收的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。3.及時(shí)高效原則：及時(shí)接收各類檔案，提高檔案管理工作效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則：確保檔案在接收、整理、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案接收職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收工作計(jì)劃和流程，明確接收標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.組織開(kāi)展檔案接收培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.對(duì)各部門(mén)及所屬單位提交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目和存儲(chǔ)，建立健全檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。4.定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案接收過(guò)程中的相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案接收范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要、通知等。2.公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。3.公司/組織與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的文件、函件、報(bào)告等。4.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間的工作聯(lián)系文件、請(qǐng)示、批復(fù)等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工薪酬、福利、考核、獎(jiǎng)懲等人事資料。3.員工培訓(xùn)、學(xué)歷、職稱等相關(guān)證書(shū)及材料。4.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)文件。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.公司/組織各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等文件。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件。3.業(yè)務(wù)往來(lái)信函、傳真、電子郵件等通訊記錄。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等資料。（五）科技檔案1.公司/組織科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、成果鑒定等文件。2.技術(shù)圖紙、工藝文件、操作規(guī)程等技術(shù)資料。3.設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)等相關(guān)文件。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件等。（六）其他檔案1.公司/組織重大活動(dòng)、突發(fā)事件的相關(guān)文件和資料。2.公司/組織榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)材料。3.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。四、檔案接收要求（一）檔案內(nèi)容要求1.檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案的完整性。3.檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。（二）檔案整理要求1.按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理和編號(hào)。2.編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）檔案移交要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，不得拖延。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。五、檔案接收流程（一）檔案收集1.各部門(mén)及所屬單位指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)本部門(mén)及所屬單位產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集整理。2.收集檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料的齊全完整，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（二）檔案整理1.各部門(mén)及所屬單位按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理和編號(hào)。2.編制檔案目錄，將檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。（三）檔案審核1.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)及所屬單位移交的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋給移交部門(mén)，要求其限期整改。整改完成后，重新提交審核。（四）檔案接收1.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門(mén)辦理接收手續(xù)，將檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的名稱、編號(hào)、接收日期、保管期限等信息。（五）檔案存儲(chǔ)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。六、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等重大事項(xiàng)的相關(guān)文件。2.公司/組織年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。3.公司/組織重要的人事任免文件、員工檔案等。4.公司/組織重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程文件。5.公司/組織獲得的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)榮譽(yù)證書(shū)及相關(guān)文件。（二）定期保管1.保管期限為30年的檔案：公司/組織一般性的會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。公司/組織發(fā)布的一般性規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。公司/組織與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的一般性文件、函件、報(bào)告等。公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間的一般性工作聯(lián)系文件、請(qǐng)示、批復(fù)等。公司/組織一般性的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件。公司/組織一般性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等資料。2.保管期限為10年的檔案：公司/組織臨時(shí)性的會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。公司/組織發(fā)布的臨時(shí)性規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。公司/組織與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的臨時(shí)性文件、函件、報(bào)告等。公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間的臨時(shí)性工作聯(lián)系文件、請(qǐng)示、批復(fù)等。公司/組織臨時(shí)性的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件。公司/組織臨時(shí)性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等資料。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字，不得擅自涂改檔案內(nèi)容或抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱單位名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提供單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全歸還。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)按照檔案借閱協(xié)議的要求，妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息安全。（二）檔案安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案庫(kù)房的安全環(huán)境。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和存儲(chǔ)情況，確保檔案的完整和安全。九、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)公司/組織重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過(guò)程信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。（三）檔案信息化利用1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)可通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查閱、利用檔案資料，提高檔案利用效率。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。十、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和法律價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需