檔案管理制度研究一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查閱效率。4.負責檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息服務。5.對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。（二）各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，其職責如下：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行整理和分類。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作，確保檔案的合理使用。4.遵守檔案管理的各項規(guī)定，保護本部門檔案的安全和保密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成特點和管理需要，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政公文、規(guī)章制度、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表等。2.人事管理類檔案：涵蓋員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等人事檔案材料，以及勞動合同、人事任免文件等。3.財務管理類檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預算與決算文件等。4.業(yè)務經(jīng)營類檔案：涉及市場營銷、客戶管理、項目策劃與實施、合同協(xié)議等業(yè)務活動中形成的文件材料。5.技術研發(fā)類檔案：包括科研項目立項、研究報告、技術方案、圖紙、專利申請文件等。6.基本建設類檔案：如工程建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。7.聲像電子類檔案：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用層次分類編碼法，具體如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類檔案，“B”代表人事管理類檔案等。2.二級代碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的一級類目，如“A01”表示公司設立文件，“A02”表示行政公文等。3.三級代碼：用三位數(shù)字表示二級類目下的具體檔案順序號，如“A01001”表示某公司設立的相關文件。4.對于聲像電子類檔案，在編號后加上相應的擴展名，如“JPEG”“MP4”“DOCX”等，以區(qū)分不同載體的檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、合同協(xié)議、會議記錄、工作計劃與總結等。3.本公司/組織與外部單位往來的文件、信函、傳真、電子郵件等。4.反映本公司/組織工作活動的照片、錄音錄像資料、實物等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應定期對本部門的文件材料進行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.在收集過程中，應注意文件材料的真實性、準確性和完整性，不得遺漏重要文件。對于破損、褪色的文件，應及時進行修復或復制。3.電子文件應按照規(guī)定格式進行存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷，如按時間順序、問題、來源等。3.編號：對每卷檔案進行編號，編號應與檔案編號一致。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查閱和管理。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進行裁剪或損壞。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括重要業(yè)務活動、財務收支等方面的檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，一般為一般性業(yè)務活動中形成的檔案。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應采取加密存儲、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。4.對聲像檔案應進行分類整理，標注相關信息，并妥善保管在適宜的環(huán)境中，防止影像、聲音失真。5.對于重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管等。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。涉及機密檔案的，須經(jīng)公司/組織保密部門審核同意。3.查閱檔案應嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準，不得對檔案進行拍照、復制或外借。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱人將申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，查找并提供相應檔案。查閱人在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。4.查閱完畢后，查閱人應在檔案查閱登記簿上簽字確認，檔案管理人員將檔案歸還原位。（三）利用方式檔案管理部門應積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息服務。利用方式主要包括：1.提供檔案原件查閱：根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件供其查閱。2.出具檔案證明：對檔案內(nèi)容進行核實后，為查閱人出具檔案證明，如學歷證明、工作經(jīng)歷證明等。3.提供檔案復制件：對于不宜提供原件查閱的檔案，可根據(jù)查閱人的需求提供檔案復制件。復制件應加蓋檔案管理部門印章，注明出處和日期，與原件具有同等效力。4.開展檔案編研工作：對檔案進行分析研究，編寫專題資料、大事記、組織沿革等編研材料，為公司/組織領導決策和各項工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面進行綜合分析，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的保存價值確定其保管期限。2.分析檔案內(nèi)容：審查檔案所反映的工作活動的重要程度、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等，判斷其是否具有保存價值。3.參考檔案目錄：通過查閱檔案目錄，了解檔案的大致內(nèi)容和形成背景，為鑒定工作提供參考。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，并在指定地點進行。銷毀時應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。統(tǒng)計報表應定期報送公司/組織領導和相關部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時，應填寫《檔案移交清單》，注明檔