中醫(yī)藥檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司中醫(yī)藥檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司的中醫(yī)藥業(yè)務(wù)發(fā)展、科研創(chuàng)新、醫(yī)療服務(wù)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及涉及中醫(yī)藥業(yè)務(wù)的相關(guān)活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司中醫(yī)藥業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類中醫(yī)藥檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密和患者隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工和相關(guān)部門查閱利用檔案資源。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司中醫(yī)藥檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司中醫(yī)藥檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)公司中醫(yī)藥檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全公司中醫(yī)藥檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案質(zhì)量。6.開展檔案利用服務(wù)，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門中醫(yī)藥檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類中醫(yī)藥檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期整理并移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和鑒定意見。4.按照規(guī)定查閱、借閱本部門所需的檔案資料，并嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中醫(yī)藥醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括門診病歷、住院病歷、中醫(yī)診斷記錄、治療方案、醫(yī)囑、檢查檢驗報告等。2.中醫(yī)藥科研項目檔案：項目立項申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果報告、論文發(fā)表等相關(guān)材料。3.中醫(yī)藥教育培訓(xùn)檔案：教學(xué)計劃、教案、課件、學(xué)員成績、培訓(xùn)記錄等。4.中醫(yī)藥藥材采購與庫存檔案：采購合同、入庫單、庫存盤點(diǎn)記錄、藥材質(zhì)量檢驗報告等。5.中醫(yī)藥文化宣傳檔案：宣傳資料、活動方案、圖片、視頻等。6.其他與中醫(yī)藥業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時收集本部門的各類中醫(yī)藥檔案。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、抽取或丟失。3.對于重要的中醫(yī)藥業(yè)務(wù)活動，應(yīng)同步收集相關(guān)的照片、錄音、錄像等聲像資料，并確保其清晰、完整、可識別。4.收集的電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其可讀性和可利用性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照中醫(yī)藥檔案的類別和性質(zhì)，分為醫(yī)療檔案、科研檔案、教育檔案、藥材檔案、文化宣傳檔案等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級、三級分類。例如，醫(yī)療檔案可進(jìn)一步分為中醫(yī)內(nèi)科檔案、中醫(yī)外科檔案、中醫(yī)婦科檔案等；科研檔案可分為基礎(chǔ)研究檔案、臨床研究檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存儲，如照片可存放在相冊或電子相冊中，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲在電子設(shè)備上，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.中醫(yī)藥檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、關(guān)鍵科研成果等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。3.長期保管檔案：保存期限為30年的檔案，主要包括一般性的中醫(yī)藥業(yè)務(wù)檔案、重要的合同協(xié)議等。4.短期保管檔案：保存期限為10年的檔案，如一般性的文件資料、臨時性的業(yè)務(wù)記錄等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如檔案破損、霉變、丟失等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、補(bǔ)充等措施。3.檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，對存在的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷逐件的審查和鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，有無錯誤或虛假信息。3.檔案的時效性：判斷檔案是否已失去現(xiàn)行效用，是否仍具有保存價值。4.檔案的密級：審查檔案的密級是否符合國家保密規(guī)定，是否需要調(diào)整密級或解密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等詳細(xì)信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行登記造冊，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，以支持業(yè)務(wù)開展、解決工作問題、進(jìn)行科研創(chuàng)新等。2.外部單位因合作交流、項目申報、學(xué)術(shù)研究等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案資料。3.涉及司法案件、行政復(fù)議等情況，按照法律法規(guī)要求，提供相關(guān)檔案作為證據(jù)或參考。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、檔案編號、查閱人姓名、查閱目的等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不宜借出的檔案，可根據(jù)利用者的需求提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)制章”，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取或撕毀。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。借閱檔案逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并暫停其再次借閱檔案的權(quán)限。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的中醫(yī)藥檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案利用服務(wù)水平，為公司的中醫(yī)藥業(yè)務(wù)發(fā)展提供更加便捷、高效的支持。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.電子文件應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲，確保其規(guī)范性和可識別性。3.在數(shù)字化采集過程中，應(yīng)對檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，建立索引數(shù)據(jù)庫，以便快速檢索和查詢。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時更新和準(zhǔn)確維護(hù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱申請、審批、歸還等手續(xù)，實時跟蹤檔案借閱狀態(tài)。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理機(jī)制，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，保障檔案信息安全。（四）