酒店檔案制度管理一、總則（一）目的為加強酒店檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在酒店經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則酒店檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步保管，并定期移交綜合檔案室。2.真實性原則檔案內容必須真實反映酒店的經營管理活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集酒店在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責酒店檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.集中管理酒店各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、工程檔案、聲像檔案等。3.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、上架、保管等工作。5.開展檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化存儲和檢索利用。6.組織檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。7.定期對檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的數量、種類、利用情況等，為酒店決策提供數據支持。8.參與檔案的銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。（二）各部門檔案管理員1.在綜合檔案室的指導下，負責本部門檔案的日常收集、整理和保管工作。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的文件材料進行分類、整理，定期移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查閱、借閱工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合綜合檔案室做好檔案統(tǒng)計、清查等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案酒店黨、政、工、團等組織形成的各類文件、通知、報告、決議、紀要等。上級機關下發(fā)的與酒店有關的文件、指示、批復等。酒店對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。酒店內部的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責等。酒店各類會議的文件、記錄、紀要等。員工的請示、報告、工作總結、述職報告等。2.人事檔案員工的個人簡歷、學歷證明、學位證書、身份證復印件等。員工的入職申請表、勞動合同、崗位變動記錄、薪資調整記錄等。員工的培訓記錄、考核評價、獎懲情況等。員工的社保、公積金繳納記錄等。3.財務檔案酒店的財務預算、決算報表、財務分析報告等。會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。稅務申報資料、發(fā)票存根等稅務相關檔案。審計報告、資產評估報告等。4.業(yè)務檔案客房部的入住登記記錄、退房記錄、房態(tài)報表等。餐飲部的訂餐記錄、菜單、賬單等。市場營銷部的客戶資料、市場調研報告、營銷活動策劃方案等。采購部的采購合同、供應商資料、采購訂單等。工程部的設備檔案、維修記錄、工程圖紙等。5.聲像檔案酒店開業(yè)、重要活動、會議、接待等的照片、錄像、錄音等資料。酒店建筑外觀、內部設施、特色景觀等的照片、錄像資料。6.其他檔案酒店獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。酒店參與的重大項目、重要事件的相關資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保其真實性、準確性和完整性。3.對于重要文件材料，應及時備份，防止丟失。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。同一類別的文件按照發(fā)文時間順序排列，編號裝訂。編制文件目錄，注明文件標題、文號、日期、發(fā)文機關等信息。2.人事檔案按照員工類別進行分類，如正式員工、臨時工等。每個員工的檔案材料按照個人基本情況、工作經歷、培訓考核、獎懲情況等順序排列。建立人事檔案索引，方便查詢。3.財務檔案按照會計年度、檔案類別進行分類，如會計憑證、賬簿、報表等。會計憑證按照月份順序裝訂，注明憑證編號、日期、摘要、借貸方金額等信息。賬簿按照年度打印成冊，報表按照時間順序整理歸檔。4.業(yè)務檔案根據業(yè)務特點和管理要求進行分類，如客房業(yè)務檔案、餐飲業(yè)務檔案等。每類業(yè)務檔案按照時間順序或業(yè)務流程進行排列，編號編目。5.聲像檔案按照內容主題進行分類，如酒店活動、酒店設施等。對照片、錄像、錄音等資料進行編號，并注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。制作聲像檔案目錄，方便查找。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據酒店檔案的形成規(guī)律和特點，結合實際利用需求，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面綜合分析其價值。3.以維護酒店歷史真實面貌和服務酒店經營管理為出發(fā)點，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）保管期限劃分1.永久保管酒店黨、政、工、團等組織形成的重要文件，如年度工作報告、重大決策文件等。酒店對外簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等。酒店獲得的省部級以上榮譽證書、獎杯、獎牌等。涉及酒店重大權益、重要歷史事件的檔案。2.定期保管保管期限為30年的檔案：酒店一般性的文件、通知、報告等，如年度工作計劃、工作總結等。酒店內部的規(guī)章制度、工作流程等，在有效期內具有參考價值的。員工的勞動合同（在合同履行完畢后保存30年）。保管期限為10年的檔案：酒店日常經營活動中形成的一般性業(yè)務文件，如客房入住登記單、餐飲賬單等。酒店一般性的會議記錄、紀要等。員工的培訓記錄、考核評價等，在一定時期內具有參考價值的。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據保管期限劃分原則，對庫存檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息，經鑒定小組組長簽字確認。4.將鑒定結果報酒店分管領導審批，批準后方可進行銷毀處理。五、檔案的編目與檢索（一）編目要求1.對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具。2.檔案目錄應包括檔案編號、名稱、年度、保管期限、來源等信息，確保準確、清晰。3.索引應根據不同的分類方式和檢索需求進行編制，方便快速查找檔案。（二）檢索方式1.手工檢索建立紙質檔案目錄和索引，通過查閱紙質資料查找檔案。2.計算機檢索利用電子檔案管理系統(tǒng)，輸入關鍵詞、檔案編號、日期等信息進行檢索，提高檢索效率。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.酒店內部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、年度等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞等。4.查閱機密檔案，需經酒店分管領導批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，報酒店分管領導審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應責任。七、檔案的安全與保密（一）安全管理1.綜合檔案室應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全存放。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，保證設施的正常運行。3.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，防止檔案受損。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案進行嚴格保密。2.對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格執(zhí)行保密制度，對查閱、借閱人員進行保密提醒。4.對檔案的電子數據進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室定期對檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時記錄檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、查閱、借閱等情況。3.根據統(tǒng)計結果，總結檔案管理工作中的經驗教訓，為改進檔案管理工作提供依據。（二）移交工作1.各部門應按照規(guī)定定期將本部門的檔案移交綜合檔案室，移交時應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。2.綜合檔案室對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。3.對移交過程中發(fā)現的問題，應及時與移交部門溝通解決。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定、酒店分管領導批準后，予以銷毀。（二）銷毀程序1.編制《檔