合同檔案制度范本一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護合同檔案的真實性、完整性和安全性，提高公司合同管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同等）檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行的全過程，不得擅自篡改或偽造。3.完整性原則：合同檔案應包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、往來函件、履行記錄等所有與合同有關(guān)的資料。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管公司合同檔案，建立合同檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.對合同檔案進行定期檢查和清理，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部或外部提供合同檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。6.負責合同檔案的信息化管理，建立電子合同檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負責合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)附件一式兩份提交給檔案管理部門，同時提交合同審批文件、往來函件等資料的原件或復印件。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔、查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.負責對本部門保管的合同檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）合同審批部門職責1.負責對合同進行審批，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、公司政策和業(yè)務要求。2.在合同審批過程中形成的文件、資料，應及時整理并移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的管理工作，對涉及本部門的合同檔案查詢、借閱等需求進行審核和協(xié)助。（四）其他部門職責1.公司財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同的經(jīng)濟合理性和財務風險可控。在合同履行過程中涉及的財務憑證、報表等資料，應按照財務檔案管理規(guī)定進行整理和保管，并與合同檔案相互銜接。2.公司審計部門負責對合同的簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督，審計過程中形成的文件、資料應移交檔案管理部門歸檔。3.其他相關(guān)部門應根據(jù)各自職責，配合做好合同檔案管理工作，提供與合同有關(guān)的信息和資料。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍合同檔案應包括以下內(nèi)容：1.合同文本：包括合同正本、副本及補充協(xié)議等。2.合同附件：如技術(shù)方案、圖紙、清單、樣品、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等。3.合同審批文件：包括合同審批表、會簽意見、領(lǐng)導批示等。4.往來函件：與合同簽訂、履行有關(guān)的雙方往來信件、傳真、電子郵件等。5.履行記錄：包括合同執(zhí)行情況報告、驗收文件、結(jié)算憑證、違約處理記錄等。6.其他與合同有關(guān)的資料：如招投標文件、談判記錄、會議紀要等。（二）收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂或履行完畢后及時收集相關(guān)資料，確保資料的完整性和準確性。2.對于重要合同或涉及多個部門的合同，各相關(guān)部門應密切配合，及時將各自產(chǎn)生的資料移交合同承辦部門進行集中收集。3.收集的合同資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。（三）整理原則1.遵循合同形成的自然規(guī)律，保持合同文件之間的有機聯(lián)系。按照合同的簽訂時間、類別、項目等進行分類整理。2.每份合同檔案應單獨裝訂成冊，編制頁碼，并在首頁附上合同檔案目錄。合同檔案目錄應包括合同名稱、編號、簽訂日期、雙方當事人、合同金額、主要內(nèi)容摘要、附件清單等信息。3.對于合同附件較多的，可以將附件單獨裝訂成冊，并在合同檔案中注明附件的存放位置。4.合同檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行存放，并在檔案盒上標明合同編號、名稱、保管期限等信息。（四）整理方法1.分類：根據(jù)合同的性質(zhì)、用途、簽訂主體等因素，將合同分為買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同等類別，每類合同再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號：合同檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號格式可采用“年份+部門代碼+合同順序號”，例如“202301001”，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“001”表示合同順序號。3.裝訂：合同文本及附件應按照順序依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.編目：編制合同檔案目錄，目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨合同檔案裝訂，一份單獨成冊作為檢索工具。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.合同承辦部門整理好合同檔案后，填寫《合同檔案歸檔申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂日期、歸檔內(nèi)容等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《合同檔案歸檔申請表》后，對合同檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。審核通過后，在申請表上簽字確認，并將合同檔案存入檔案庫。3.檔案管理部門應建立合同檔案歸檔臺賬，記錄合同檔案的歸檔時間、編號、名稱、保管期限等信息，以便查詢和統(tǒng)計。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的合同檔案：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務、長期合作關(guān)系等重要合同，以及具有歷史查考價值的合同檔案。2.長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般業(yè)務合同、重要項目合同等。3.短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般性合同、臨時性業(yè)務合同等。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的合同檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引和標識，標明檔案的存放位置。3.定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取補救措施。4.對電子合同檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應定期對電子合同檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供合同檔案查閱服務，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案內(nèi)容。3.查閱重要合同檔案或涉及商業(yè)秘密的合同檔案，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并嚴格限制查閱范圍。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還檔案管理部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、合同編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換頁張。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并承擔相應責任。4.借閱人員借閱完畢后，應按時歸還合同檔案，并在《合同檔案借閱登記表》上簽字注銷。檔案管理部門應對歸還的合同檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司合同檔案的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱。2.外單位查閱或借閱合同檔案的范圍和方式應嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行，不得擅自擴大查閱或借閱范圍，不得復制或帶走合同檔案原件。如需復制合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱或借閱合同檔案完畢后，檔案管理部門應對查閱或借閱情況進行記錄，并要求外單位查閱或借閱人員在相關(guān)登記表上簽字確認。六、合同檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全合同檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員及接觸合同檔案人員的保密教育。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，應采取加密存儲、專人保管、限制查閱范圍等保密措施，防止信息泄露。3.在合同檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱或借閱人員進行保密提醒，確保合同檔案信息不被泄露。（二）銷毀規(guī)定1.合同檔案保管期滿后，檔案管理部門應會同相關(guān)部門對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對于需要銷毀的合同檔案，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.合同檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信