控制檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)高效原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，在確保安全保密的前提下，提高檔案利用效率，滿足利用者的合理需求。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作決策、項(xiàng)目開(kāi)展、業(yè)務(wù)流程參考等。2.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等合法事由，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用條件1.公司內(nèi)部員工需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，明確利用目的、所需檔案內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可提交檔案管理部門。2.外部單位申請(qǐng)檔案利用時(shí)，需提交正式的申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、范圍、期限等，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門根據(jù)具體情況進(jìn)行審核。三、檔案查閱（一）查閱流程1.利用者填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)利用者的工作需求進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)并加蓋部門公章。3.利用者持經(jīng)審批的申請(qǐng)表至檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，根據(jù)利用者需求提供相應(yīng)檔案。4.利用者在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）查閱限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，不得查閱。2.重要檔案的查閱需由檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督，防止檔案信息泄露。3.對(duì)于歷史檔案或珍貴檔案，如需查閱，應(yīng)遵循更為嚴(yán)格的審批程序，并采取特殊的保護(hù)措施。四、檔案借閱（一）借閱流程1.利用者填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，除注明查閱相關(guān)信息外，還需明確借閱期限、歸還日期等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱期限是否合理、利用者是否具備保管檔案的條件等。審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期、利用者姓名等信息。4.檔案管理人員將檔案交予利用者，并告知其借閱期間的保管責(zé)任和注意事項(xiàng)。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，利用者應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.對(duì)于重要檔案或需長(zhǎng)期參考的檔案，借閱期限可根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。（三）借閱限制1.借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場(chǎng)所。如遇特殊情況需帶出公司，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。2.借閱期間，利用者應(yīng)確保檔案的安全與完整，不得擅自拆封、復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或掃描部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案歸還時(shí)，利用者應(yīng)確保檔案完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案復(fù)制（一）復(fù)制流程1.利用者填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、文號(hào)、日期、復(fù)制內(nèi)容范圍、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查復(fù)制用途是否合理、復(fù)制內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密等。審核通過(guò)后，根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用者需求，確定復(fù)制方式（如復(fù)印、掃描、拍照等）。4.檔案管理人員按照審核確定的復(fù)制方式進(jìn)行操作，復(fù)制完成后，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保與原件內(nèi)容一致。核對(duì)無(wú)誤后，在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。5.利用者領(lǐng)取復(fù)制件時(shí)，需在《檔案復(fù)制登記表》上簽字確認(rèn)。（二）復(fù)制限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，不得復(fù)制。2.重要檔案的復(fù)制需嚴(yán)格控制數(shù)量，并進(jìn)行登記備案。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制件質(zhì)量清晰、完整。六、檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督措施1.檔案管理部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，包括查閱、借閱、復(fù)制等記錄的完整性，利用者是否遵守檔案利用規(guī)定等。2.在檔案利用場(chǎng)所設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，對(duì)利用者的查閱、借閱等行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)利用者違反本制度規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場(chǎng)所，擅自復(fù)制、拍照、掃描檔案內(nèi)容等行為，檔案管理部門應(yīng)立即責(zé)令其停止違規(guī)行為，并視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理。2.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息泄露的，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，依法依規(guī)追究其責(zé)任。七、檔案利用的信息化管理（一）建立檔案利用信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案利用信息系統(tǒng)，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等申請(qǐng)及辦理情況進(jìn)行信息化管理。利用者可通過(guò)信息系統(tǒng)提交申請(qǐng)，查詢申請(qǐng)進(jìn)度和辦理結(jié)果。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將檔案利用相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用流程的全程跟蹤和記錄，提高管理效率和透明度。（二）電子檔案利用管理1.對(duì)于電子檔案的利用，應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。利用者需通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱、下載等操作，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估電子檔案的利用效果，為檔案管理工作的