村檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強本村檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為村務管理、決策以及歷史研究提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及查閱利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本村檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由村檔案室負責全村檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映本村各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集本村在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置設立村檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施、溫濕度控制設備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責收集本村各部門在工作活動中形成的各類文件材料，定期督促相關人員移交應歸檔的文件。2.檔案整理按照檔案整理的規(guī)范要求，對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案的日常維護工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案安全無損。4.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案利用負責辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務，做好檔案利用登記工作。6.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括本村制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議記錄、決議、通知、請示、批復等文件材料。2.經(jīng)濟發(fā)展類涉及本村產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、招商引資項目資料、財務預決算、會計憑證、審計報告、經(jīng)濟合同等。3.社會事務類如村民自治相關文件、社會保障資料、民政救助記錄、計劃生育檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理文件等。4.文化建設類本村文化活動記錄、文化設施建設資料、民間文化傳承相關材料等。5.其他類上級部門下發(fā)的與本村工作相關的文件、本村獲得的榮譽證書、照片、音像資料等具有保存價值的材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地移交檔案室。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆書寫，破損或褪色的文件應進行修復或復制。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務、文化建設等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況進一步細分二級類目。2.編號對每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便檢索。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，保持文件的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本村主要職能活動和基本歷史面貌的，對本村、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。（二）庫房管理1.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，防止灰塵、雜物對檔案造成污染。2.嚴格控制庫房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。可配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，確保庫房環(huán)境符合要求。3.檔案柜應排列整齊，便于通風和查找。檔案應分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放。4.庫房內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、易腐等物品，嚴禁煙火，配備必要的消防器材，定期進行檢查和維護，確保消防設施完好有效。（三）檔案保管設備維護1.定期對檔案柜、防火防盜設施、溫濕度控制設備等進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時修復或更換。2.對檔案存儲介質(zhì)應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員以及熟悉檔案工作的人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值，判斷其是否仍具有保存意義。2.對于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應逐卷審查，確定是否可以銷毀。對仍有查考利用價值的檔案，應延長其保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊需經(jīng)村負責人審核批準。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本村村民、工作人員以及因工作需要的外部單位或個人，均可按照規(guī)定查閱本村檔案。（二）查閱手續(xù)1.本村村民查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在村民小組組長簽字同意后，到檔案室查閱。2.本村工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可查閱。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)村負責人批準后，到檔案室查閱。（三）查閱要求1.查閱人員應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復印檔案，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記，注明復印的內(nèi)容、份數(shù)等信息。（四）利用登記檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、檔案名稱及編號、利用效果等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)本村檔案的信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務水平，方便檔案的查閱和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案數(shù)字化的相關標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化后的檔案應進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的分類、編目、檢索等功能。3.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。（三）信息化系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的實際需求。2.加強對檔案信息化系統(tǒng)