檔案狀態(tài)查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案狀態(tài)查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在涉及檔案查閱相關(guān)事宜時的操作規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準中關(guān)于檔案管理與查閱的規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或非法獲取，維護檔案的完整性和保密性。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，為公司/組織的各項工作提供必要的檔案支持，促進檔案資源的有效利用。二、檔案狀態(tài)分類及定義（一）已歸檔檔案指已經(jīng)按照公司/組織規(guī)定的檔案管理流程，完成整理、編目、裝訂等工作，并存放于指定檔案庫房的各類檔案。包括但不限于行政文件、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)合同等。（二）在流轉(zhuǎn)檔案處于檔案形成部門與檔案管理部門之間或檔案管理部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中的檔案。例如，正在進行審核、審批、整理加工等操作的檔案。（三）臨時存放檔案因特殊原因暫時存放在非檔案庫房指定位置的檔案，如因空間限制臨時放置在其他辦公區(qū)域，但需在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案庫房的檔案。（四）銷毀中檔案根據(jù)檔案保管期限和鑒定結(jié)果，確定需要銷毀的檔案，在履行相關(guān)審批手續(xù)后，處于銷毀流程中的檔案。三、查閱權(quán)限設(shè)定（一）公司/組織高層管理人員1.有權(quán)查閱公司/組織各類檔案，不受查閱范圍限制。2.可根據(jù)工作需要，指定相關(guān)人員提供特定檔案的查閱服務(wù)，并對查閱結(jié)果進行審核與決策參考。（二）部門負責人1.經(jīng)檔案管理部門同意，可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的檔案。2.查閱目的主要為部門工作決策、業(yè)務(wù)指導、問題追溯等，需在規(guī)定時間內(nèi)歸還所查閱檔案。（三）普通員工1.因工作需要，在所在部門負責人批準后，可查閱與本人工作直接相關(guān)的檔案。2.查閱范圍限于已歸檔檔案中明確規(guī)定可向普通員工開放的部分，如部分行政文件、業(yè)務(wù)操作手冊等。（四）外部單位人員1.因合作項目、審計、法律糾紛等特殊原因，需查閱公司/組織檔案的外部單位人員，必須提前提交正式申請函，說明查閱目的、范圍、時間等詳細信息。2.經(jīng)公司/組織高層管理人員審批同意后，在檔案管理部門人員陪同下進行查閱，查閱過程中不得擅自復制、拍照、記錄檔案內(nèi)容。四、查閱流程（一）查閱申請1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、預計查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門。3.外部單位人員查閱檔案，除填寫申請表外，還需附上單位介紹信、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，按照上述流程提交申請。（二）申請審核1.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核重點包括查閱權(quán)限是否符合規(guī)定、查閱目的是否合理、查閱時間是否必要等。3.對于不符合要求的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求補充或修改申請內(nèi)容。（三）查閱安排1.經(jīng)審核通過的查閱申請，檔案管理部門根據(jù)檔案狀態(tài)和實際情況，安排查閱時間和地點。2.對于已歸檔檔案，檔案管理部門工作人員應(yīng)在檔案庫房內(nèi)為查閱人員提供必要的查閱條件，并監(jiān)督查閱過程。3.對于在流轉(zhuǎn)檔案和臨時存放檔案，檔案管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保查閱人員能夠順利獲取所需檔案。（四）查閱登記1.查閱人員進入檔案查閱區(qū)域前，需在《檔案查閱登記表》上進行登記，包括姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時間等信息。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)如實記錄查閱人員的查閱行為，如查閱檔案的數(shù)量、查閱時長等。（五）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將所查閱檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、丟失、涂改等情況后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間，并簽字確認。五、檔案查閱限制（一）涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案1.對于明確標注為國家機密、公司/組織商業(yè)秘密或涉及個人隱私的檔案，嚴格限制查閱范圍和權(quán)限。2.未經(jīng)法定程序批準，任何人不得查閱、復制或傳播此類檔案信息。（二）正在進行重要業(yè)務(wù)處理或涉及敏感事項的檔案1.在公司/組織重要業(yè)務(wù)處理過程中，如重大項目談判、關(guān)鍵決策制定等階段，涉及相關(guān)核心檔案的查閱需經(jīng)過特別審批程序。2.對于可能影響業(yè)務(wù)正常開展或引發(fā)敏感問題的檔案查閱，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)具體情況進行評估和控制。（三）已進入銷毀流程但尚未完成銷毀的檔案1.在檔案銷毀過程中，除負責銷毀工作的人員外，其他人員未經(jīng)批準不得查閱處于銷毀流程中的檔案。2.銷毀工作完成后，相關(guān)銷毀記錄應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行妥善保存，以備后續(xù)審計和檢查。六、檔案復制與摘錄規(guī)定（一）復制申請1.查閱人員因工作需要確需復制檔案內(nèi)容的，應(yīng)在查閱申請中明確注明復制需求。2.復制申請同樣需按照查閱流程進行審核批準，經(jīng)檔案管理部門負責人同意后方可進行復制操作。（二）復制方式與范圍1.檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度以及查閱人員的需求，確定復制方式。2.復制方式包括復印、掃描、拍照等，但需確保復制內(nèi)容清晰、完整，不影響檔案原件的真實性和可讀性。3.在符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的前提下，復制范圍一般限于查閱人員查閱目的所涉及的部分檔案內(nèi)容。（三）摘錄要求1.查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用規(guī)范的摘錄工具，如筆記本、電子文檔等。2.摘錄內(nèi)容必須忠實于檔案原件，不得擅自修改、歪曲或斷章取義。3.摘錄完成后，查閱人員應(yīng)將摘錄內(nèi)容提交檔案管理部門進行審核，經(jīng)審核無誤后方可使用。（四）復制與摘錄的使用管理1.復制與摘錄的檔案內(nèi)容僅供查閱人員在本次查閱目的范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何用途。2.查閱人員如需將復制或摘錄的檔案內(nèi)容提供給其他單位或個人，必須再次經(jīng)過檔案管理部門的審核批準，并注明使用范圍和期限。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案查閱工作進行自查，確保查閱流程規(guī)范執(zhí)行。2.自查內(nèi)容包括查閱申請審核情況、查閱登記記錄、檔案歸還情況、復制與摘錄管理等方面。（二）上級檢查1.公司/組織內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門有權(quán)對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行定期或不定期檢查。2.檢查方式包括查閱檔案查閱記錄、訪談查閱人員和檔案管理人員、實地查看檔案查閱區(qū)域等。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄和分析。2.根據(jù)問題的嚴重程度，采取相應(yīng)的處理措施，如責令整改、對相關(guān)責任人進行批評教育或紀律處分等。八、檔案查閱的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案狀態(tài)的實時跟蹤與查詢。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、編目、檢索、借閱管理、權(quán)限控制等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）電子檔案查閱1.在確保信息安全的前提下，逐步推進電子檔案的查閱工作。2.查閱人員可通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱經(jīng)授權(quán)的電子檔案，但需遵守與紙質(zhì)檔案查閱相同的規(guī)定和流程。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)