行車安全檔案制度一、總則（一）目的為加強公司車輛管理，規(guī)范行車安全檔案制度，有效預防和減少交通事故，保障員工生命安全和公司財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛以及涉及公司車輛駕駛的員工。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將行車安全放在首位，確保每一次出行都能保障人員和車輛的安全。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家道路交通安全法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，規(guī)范檔案管理和行車行為。3.全面管理原則：涵蓋車輛的日常維護、駕駛員資質審核、行車記錄等各個方面，實現(xiàn)全面、系統(tǒng)的管理。二、檔案管理職責分工（一）車輛管理部門1.負責建立和完善公司車輛檔案，包括車輛基本信息、購置時間、維修保養(yǎng)記錄等。2.定期更新車輛檔案信息，確保檔案的準確性和完整性。3.對車輛檔案進行分類存放，便于查詢和管理。（二）人力資源部門1.審核駕駛員的入職資格，確保駕駛員具備合法有效的駕駛證，無重大交通違法記錄。2.建立駕駛員個人檔案，記錄駕駛員的基本信息、培訓記錄、考核情況等。3.根據(jù)駕駛員的工作表現(xiàn)和安全記錄，進行相應的獎懲管理。（三）安全管理部門1.制定行車安全檔案管理制度和流程，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.收集、整理和分析行車安全數(shù)據(jù)，定期發(fā)布安全報告，提出改進措施和建議。3.負責對交通事故進行調(diào)查和處理，將相關情況及時記錄在檔案中。（四）駕駛員1.按照規(guī)定填寫行車日志，詳細記錄每次出車的時間、地點、行程、路況等信息。2.及時向車輛管理部門報告車輛故障、事故等情況，并配合做好相關記錄工作。3.妥善保管個人的行車安全檔案資料，不得擅自涂改、銷毀。三、車輛檔案管理（一）車輛基本信息檔案1.每輛車建立獨立的基本信息檔案，內(nèi)容包括車輛品牌、型號、車牌號、車架號、發(fā)動機號、購置日期、購置價格、使用性質等。2.記錄車輛的保險情況，包括保險種類、保險期限、保險公司等信息。3.車輛基本信息發(fā)生變更時，如過戶、報廢、改裝等，應及時更新檔案內(nèi)容，并保存相關證明材料。（二）維修保養(yǎng)檔案1.詳細記錄車輛每次維修保養(yǎng)的時間、地點、維修項目、更換零部件等信息。2.保存維修保養(yǎng)發(fā)票、維修清單、檢測報告等相關資料，作為檔案的重要組成部分。3.根據(jù)車輛的行駛里程和使用年限，制定合理的維修保養(yǎng)計劃，并將計劃執(zhí)行情況記錄在檔案中。（三）事故檔案1.對于發(fā)生的交通事故，無論事故大小，均應建立專門的事故檔案。2.事故檔案內(nèi)容包括事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、原因分析、責任認定、損失情況、處理結果等。3.收集事故現(xiàn)場照片、事故認定書、調(diào)解書、賠償協(xié)議等相關資料，一并歸檔保存。四、駕駛員檔案管理（一）駕駛員基本信息檔案1.記錄駕駛員的姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等基本情況。2.保存駕駛員的駕駛證正副本復印件、從業(yè)資格證復印件等相關證件資料。3.駕駛員個人信息發(fā)生變更時，應及時更新檔案內(nèi)容。（二）培訓檔案1.記錄駕駛員參加的各類安全培訓、技能培訓的時間、內(nèi)容、培訓單位等信息。2.保存培訓證書、培訓記錄、考核成績等相關資料，作為駕駛員能力評估的重要依據(jù)。3.根據(jù)公司安全管理要求和駕駛員實際情況，定期組織培訓，并將培訓計劃和執(zhí)行情況記錄在檔案中。（三）考核檔案1.對駕駛員的日常行車表現(xiàn)進行考核，包括遵守交通規(guī)則情況、安全駕駛情況、服務質量等方面。2.記錄考核周期內(nèi)的考核結果，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等，并注明考核依據(jù)和獎懲情況。3.根據(jù)考核結果，對駕駛員進行相應的激勵和約束，如晉升、降職、罰款等，并將處理情況記錄在檔案中。五、行車記錄管理（一）行車日志1.駕駛員應每日填寫行車日志，內(nèi)容包括出車時間、返回時間、行駛里程、出發(fā)地點、到達地點、途經(jīng)路線、天氣情況、路況描述、車輛狀況等。2.行車日志應字跡清晰、內(nèi)容準確，不得漏填、錯填。如有特殊情況，應詳細說明原因。3.駕駛員應在每日工作結束后，及時將行車日志提交給車輛管理部門，由專人負責收集、整理和保管。（二）GPS行駛記錄1.公司所有車輛應安裝GPS定位系統(tǒng)，實時記錄車輛的行駛軌跡、速度、行駛時間等信息。2.車輛管理部門應定期對GPS行駛記錄進行分析，檢查車輛是否存在超速、違規(guī)行駛等情況。3.如發(fā)現(xiàn)異常行駛記錄，應及時通知駕駛員進行核實，并將相關情況記錄在檔案中。六、檔案查閱與使用（一）查閱權限1.車輛管理部門、人力資源部門、安全管理部門等相關職能部門因工作需要，可以查閱行車安全檔案。2.其他部門如需查閱檔案，應經(jīng)分管領導批準，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。3.駕駛員本人可以查閱自己的個人檔案和所駕駛車輛的檔案，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《行車安全檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門審核申請表，符合查閱條件的，安排專人負責提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）檔案使用1.行車安全檔案作為公司車輛管理和駕駛員考核的重要依據(jù)，應妥善保管和合理使用。2.檔案管理部門應定期對檔案進行統(tǒng)計分析，為公司安全管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.在處理交通事故、車輛保險理賠、駕駛員獎懲等工作中，應根據(jù)檔案記錄進行準確判斷和處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.行車安全檔案涉及公司車輛信息、駕駛員個人隱私等敏感內(nèi)容，檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.檔案管理人員不得向無關人員透露檔案內(nèi)容，不得私自復制、傳播檔案信息。3.在檔案查閱過程中，查閱人員應妥善保管檔案，不得在查閱過程中泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立檔案保管制度，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中存在的問題。3.檔案管理人員應具備必要的安全意識和防范技能，如防火、防盜、防潮等，確保檔案安全。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.車輛報廢、駕駛員離職等原因導致相關檔案不再具有保存價值時，應進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息徹底銷毀，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《行車安全檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導批準后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息