檔案責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，明確檔案管理工作中的職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)集中管理公司檔案，并對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。檔案的形成、積累、整理和歸檔應(yīng)遵循其自身的規(guī)律，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，同時(shí)保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于公司各部門(mén)及員工查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.集中管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的安全保管和有效利用。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢(xún)效率。5.組織開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等提供檔案信息支持，參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案服務(wù)工作。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和日常管理。2.明確本部門(mén)檔案工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。3.指導(dǎo)本部門(mén)員工做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。4.按照公司規(guī)定的時(shí)間和要求，定期向綜合管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。5.積極配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，為公司整體工作提供支持。6.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛(ài)檔案工作，遵守職業(yè)道德。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問(wèn)題，確保檔案的安全。4.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，熟悉檔案內(nèi)容，為公司各部門(mén)及員工提供準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用需求編制必要的檢索工具和參考資料。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)、管理系統(tǒng)維護(hù)等工作，提高檔案管理的效率和水平。6.協(xié)助綜合管理部門(mén)做好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，指導(dǎo)各部門(mén)檔案工作人員開(kāi)展檔案管理工作。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀公司檔案，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄等文件。3.公司參加各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.公司向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送的文件、報(bào)表、請(qǐng)示、報(bào)告等。5.公司下屬單位報(bào)送的文件、資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.公司在項(xiàng)目建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造等工作中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收文件等。7.公司在市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)服務(wù)等工作中形成的文件材料，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、售后服務(wù)記錄等。8.公司員工的個(gè)人檔案材料，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等。9.其他對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，相互對(duì)應(yīng)。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案（如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、技術(shù)檔案、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案等）、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，一般可按照文件的重要程度、時(shí)間先后等順序排列。3.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，包括案卷號(hào)、卷內(nèi)文件順序號(hào)等，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，并向綜合管理部門(mén)移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）移交程序1.各部門(mén)檔案責(zé)任人填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的案卷號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量應(yīng)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制完整的檢索工具，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于快速查找和利用。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和管理。不同種類(lèi)、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度一般控制在[具體濕度范圍]。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫(kù)房，保持庫(kù)房整潔。6.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源，確保庫(kù)房安全。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案鑒定綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管價(jià)值和保管期限。2.檔案銷(xiāo)毀對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)列出銷(xiāo)毀檔案的案卷號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。銷(xiāo)毀清單一式兩份，一份留存檔案部門(mén)，一份交公司財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供的信息，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并收取檔案借閱押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定押金金額）。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)退還借閱押金。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對(duì)外提供。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，查閱、借閱人員不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如需對(duì)外提供檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.法律法規(guī)規(guī)定不得公開(kāi)的檔案，不得利用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化掃描要求1.對(duì)公司具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度和利用需求確定，一般不低于[具體分辨率]。3.掃描圖像應(yīng)進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等，確保圖像質(zhì)量。4.掃描后的電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，便于長(zhǎng)期保存和利用。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和管理，包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容、保管期限等。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，保障檔案信息的可用性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識(shí)，規(guī)范操作流程，防止因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞或丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合綜合管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料和情況說(shuō)明。（二）考核評(píng)價(jià)1