實體檔案封存制度一、總則（一）目的為加強公司實體檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案封存行為，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類實體檔案的封存管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案封存工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案在封存期間的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.科學(xué)規(guī)范原則：采用科學(xué)合理的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、編號、存儲和管理，確保封存檔案便于查找和利用。二、檔案封存的定義與范圍（一）定義檔案封存是指將已歸檔的實體檔案，在一定期限內(nèi)或特定條件下，進行妥善保管，限制其使用和查閱權(quán)限的一種管理措施。（二）范圍1.涉及商業(yè)秘密的檔案：如產(chǎn)品研發(fā)資料、客戶信息、營銷策略等，在保密期限內(nèi)需要封存。2.歷史遺留檔案：年代久遠、價值不大但具有一定歷史意義的檔案，為保護其原始狀態(tài)可進行封存。3.已過保管期限且無需長期保存的檔案：經(jīng)鑒定后，可進行封存處理。4.其他需要封存的檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要確定的特定檔案。三、檔案封存的流程（一）檔案鑒定1.定期鑒定：每年由檔案管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員，對庫存檔案進行全面鑒定，確定是否符合封存條件。2.專項鑒定：針對特定項目或事件形成的檔案，在項目結(jié)束或事件處理完畢后，及時進行專項鑒定，判斷是否需要封存。（二）封存申請1.申請部門：經(jīng)鑒定符合封存條件的檔案，由檔案形成部門填寫《檔案封存申請表》，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限屆滿情況或保密需求等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門。檔案管理部門負責(zé)人進行復(fù)審，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）封存準(zhǔn)備1.整理檔案：對擬封存的檔案進行整理，確保檔案資料齊全、完整，編號清晰，裝訂規(guī)范。2.編制清單：根據(jù)整理后的檔案，編制《檔案封存清單》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止日期等信息。清單一式兩份，一份隨檔案封存，一份由檔案管理部門留存。（四）封存實施1.選擇封存地點：應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的專門庫房作為檔案封存地點。封存地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.封存方式：采用專用檔案箱、柜對檔案進行封存，并在箱、柜上貼上封條，注明封存日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。封條應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。3.存儲標(biāo)識：在封存檔案的存儲區(qū)域設(shè)置明顯標(biāo)識，注明檔案類別、封存日期、保管期限等信息，便于查找和管理。（五）封存登記檔案管理部門對封存檔案進行詳細登記，建立《檔案封存登記簿》，記錄檔案封存的申請日期、批準(zhǔn)日期、封存地點、檔案清單等信息。四、檔案封存期間的管理（一）保管環(huán)境維護1.溫濕度控制：定期監(jiān)測封存檔案庫房的溫濕度，確保溫度保持在[具體溫度范圍]，濕度保持在[具體濕度范圍]。根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。2.安全檢查：安排專人定期對封存檔案庫房進行安全檢查，重點檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的運行情況，確保檔案安全。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.清潔衛(wèi)生：保持封存檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。（二）檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限：封存檔案原則上不予查閱。因工作特殊需要查閱的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的查閱手續(xù)。查閱人員僅限于工作必需的相關(guān)人員，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱登記：建立《檔案封存查閱登記簿》，詳細記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱原因、查閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在登記簿上簽字確認。3.利用限制：如需對封存檔案進行復(fù)印、摘錄等利用操作，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用后的檔案應(yīng)及時歸還，確保檔案的完整性和保密性。（三）檔案清點與核對1.定期清點：每[具體時間周期]對封存檔案進行一次全面清點，核對檔案數(shù)量、清單與實際封存情況是否一致。清點過程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等問題，應(yīng)及時查明原因并報告處理。2.動態(tài)管理：如因檔案鑒定、查閱利用等原因?qū)е聶n案清單發(fā)生變化，檔案管理部門應(yīng)及時更新《檔案封存清單》和《檔案封存登記簿》，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。五、檔案解封的條件與流程（一）解封條件1.保管期限屆滿：檔案封存期限屆滿，經(jīng)鑒定仍具有保存價值的，可申請解封繼續(xù)保管；已無保存價值的，按規(guī)定進行銷毀處理。2.業(yè)務(wù)需要：因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、審計、法律糾紛等原因，需要查閱或利用封存檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后可進行解封。3.保密期限屆滿：涉及商業(yè)秘密等有保密期限的檔案，保密期限屆滿后，可申請解封并按公司相關(guān)規(guī)定進行管理。（二）解封申請1.申請部門：符合解封條件的，由檔案使用部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案解封申請表》，說明解封原因、檔案名稱及數(shù)量、解封后的使用安排等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門。檔案管理部門負責(zé)人進行復(fù)審，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）解封實施1.核對檔案：檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，核對擬解封檔案的名稱、數(shù)量、清單等信息，確保檔案完整無誤。2.解除封存：在專人監(jiān)督下，拆除封存檔案的封條，打開檔案箱、柜，將檔案取出。3.重新整理：對解封后的檔案進行整理，恢復(fù)其正常的保管狀態(tài)。（四）解封登記檔案管理部門對檔案解封情況進行詳細登記，更新《檔案封存登記簿》，記錄解封日期、解封原因、檔案清單等信息。六、檔案銷毀的規(guī)定（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：檔案保管期限屆滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按規(guī)定進行銷毀。2.失去利用價值：因公司業(yè)務(wù)變更、技術(shù)更新等原因，導(dǎo)致檔案失去利用價值的，可申請銷毀。3.重復(fù)或無效檔案：經(jīng)核實為重復(fù)或無效的檔案，可予以銷毀。（二）銷毀申請1.申請部門：由檔案形成部門或檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門。檔案管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行鑒定，形成鑒定意見。鑒定通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實施1.選擇銷毀方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過程應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。2.專人監(jiān)督：銷毀過程必須由專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。3.銷毀記錄：建立《檔案銷毀登記簿》，詳細記錄檔案銷毀的日期、名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。七、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：公司檔案管理部門定期對檔案封存、解封、銷毀等工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保各項工作符合制度要求。2.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案封存制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任：對違反本制度規(guī)定，擅自封存、解封、銷毀檔案，或在檔案管理過程中存在玩忽職守、泄露檔案信息等行為的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。