地籍檔案制度一、總則（一）目的地籍檔案制度旨在規(guī)范地籍檔案的管理，確保地籍檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為土地管理及相關(guān)工作提供可靠的依據(jù)和支持，保障土地權(quán)益，維護土地市場秩序，促進經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及地籍檔案管理的所有部門和人員，包括地籍調(diào)查、土地登記、土地規(guī)劃、土地執(zhí)法等相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：地籍檔案應(yīng)如實反映土地的權(quán)屬、位置、面積、用途等實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與地籍相關(guān)的各類文件、資料、圖表等，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對地籍檔案進行科學(xué)組織和排列，使其具有系統(tǒng)性和連貫性。4.安全性原則：采取有效措施，確保地籍檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的地籍檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、地籍檔案的分類與編號（一）分類1.土地權(quán)屬檔案：包括土地所有權(quán)、使用權(quán)、抵押權(quán)、地役權(quán)等相關(guān)的申請、審批、登記等文件資料。2.地籍調(diào)查檔案：涵蓋地籍調(diào)查計劃、技術(shù)方案、調(diào)查成果（如地籍圖、地籍調(diào)查表等）。3.土地登記檔案：包含土地登記申請書、審批表、登記卡、證書等。4.土地規(guī)劃檔案：涉及土地利用總體規(guī)劃、專項規(guī)劃等相關(guān)文件。5.土地執(zhí)法檔案：包括土地違法案件的立案、調(diào)查、處理等文件資料。6.其他地籍檔案：如土地評估報告、土地糾紛處理文件等。（二）編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號等要素。例如，2023DQ001，其中“2023”表示年份，“DQ”表示地籍檔案類別代碼（土地權(quán)屬檔案），“001”表示該類別檔案的順序號。3.類別代碼可根據(jù)檔案分類進行細化設(shè)置，便于管理和查詢。三、地籍檔案的收集與整理（一）收集1.各業(yè)務(wù)部門在工作過程中形成的地籍檔案，應(yīng)按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集的及時性和完整性。3.對于外部單位或個人提交的與地籍相關(guān)的文件資料，應(yīng)進行認(rèn)真審核和登記，并妥善保存。（二）整理1.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的地籍檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案中的文件資料進行排序、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。四、地籍檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的地籍檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序存放于檔案柜或檔案庫房中。2.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用檔案。3.對歸檔的地籍檔案進行定期核對，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。（二）保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案實體安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子地籍檔案，應(yīng)進行備份存儲，并采用安全的存儲介質(zhì)和存儲方式，防止數(shù)據(jù)丟失。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置，確保檔案保管的合理性和有效性。五、地籍檔案的利用與查閱（一）利用1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱地籍檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.對外提供地籍檔案利用服務(wù)時，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，履行審批程序，確保檔案利用的合法性和安全性。（二）查閱1.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查和核對。六、地籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對地籍檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值等因素，綜合評估檔案的價值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的地籍檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的記錄。七、地籍檔案管理人員的職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)地籍檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計劃。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保地籍檔案管理工作的順利開展。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)地籍檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和查閱等具體工作。2.維護檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，確保檔案信息的安全和正常運行。3.對檔案進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)