檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案印章的管理，確保檔案印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在涉及檔案管理及使用印章過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準，確保檔案印章管理活動合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確檔案印章管理責(zé)任人，實行專人負責(zé)保管和使用，嚴禁他人擅自代管。3.審批登記原則：使用檔案印章必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并進行詳細登記，記錄使用情況。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或丟失，對涉及的檔案信息嚴格保密。二、檔案印章的種類及用途（一）種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的正式印章，具有最高法律效力。2.檔案專用章：專門用于公司檔案管理工作，如在檔案資料的蓋章確認、借閱登記等環(huán)節(jié)使用。3.部門印章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部的文件、資料等相關(guān)事務(wù)。（二）用途1.公司公章：用于簽署對外合同、協(xié)議、重要文件，代表公司出具各類證明等。2.檔案專用章：用于在檔案整理、歸檔、查閱、借閱等過程中對相關(guān)文件、資料進行蓋章確認，以表明檔案的真實性和完整性。3.部門印章：僅限于本部門內(nèi)部文件的蓋章，如部門報告、通知、內(nèi)部審批文件等，不得用于對外簽署合同或具有法律效力的文件。三、檔案印章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、檔案專用章的刻制由公司辦公室統(tǒng)一負責(zé)，按照國家規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。2.部門印章的刻制由各部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由辦公室統(tǒng)一安排刻制。（二）啟用1.新刻制的檔案印章在啟用前，必須由辦公室會同相關(guān)部門對印章的規(guī)格、樣式、文字等進行認真核對，確保與公司規(guī)定一致。2.啟用時，需填寫《檔案印章啟用登記表》，詳細記錄印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、保管人等信息，并由相關(guān)負責(zé)人簽字確認。3.新印章啟用后，原印章同時廢止，廢止的印章應(yīng)及時上繳辦公室封存保管。四、檔案印章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章由辦公室指定專人負責(zé)保管，保管人必須具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.檔案專用章由檔案管理部門負責(zé)人指定專人保管。3.部門印章由各部門負責(zé)人指定專人保管，并報辦公室備案。（二）保管要求1.檔案印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，確保印章存放環(huán)境安全，防止被盜、丟失或損壞。2.保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章交予他人代管或帶出辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)印章管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，借用期間印章必須由保管人親自攜帶，不得轉(zhuǎn)借他人。3.保管人應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡不清等情況，應(yīng)及時報告印章管理部門負責(zé)人，并按照規(guī)定程序申請更換。五、檔案印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：僅限于在公司對外簽訂合同、協(xié)議、出具重要文件、證明等符合公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用。2.檔案專用章：僅限于在檔案管理工作中，如檔案整理、歸檔、查閱、借閱等環(huán)節(jié)使用。3.部門印章：僅限于本部門內(nèi)部文件的蓋章，不得超越本部門職責(zé)范圍對外使用。（二）使用流程1.申請：使用檔案印章時，使用人應(yīng)填寫《檔案印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、文號、使用部門、使用人等信息。2.審批：申請表經(jīng)使用部門負責(zé)人簽字確認后，根據(jù)印章的使用范圍和審批權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司公章的使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案專用章的使用，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批。部門印章的使用，需經(jīng)部門負責(zé)人審批。3.登記：審批通過后，印章保管人應(yīng)在《檔案印章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄印章使用日期、文件名稱、文號、使用部門、使用人、審批人等信息。4.蓋章：印章保管人應(yīng)嚴格按照審批意見和登記內(nèi)容，在文件規(guī)定的位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。蓋章后，應(yīng)對蓋章文件進行仔細核對，確認無誤后將文件返還使用人。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需使用檔案印章，且無法按照正常審批流程辦理時，使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進行蓋章操作，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或重要文件需要使用公司公章時，必須由公司總經(jīng)理親自審批，并在使用過程中進行全程監(jiān)督。六、檔案印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用檔案印章時，由印章管理部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，發(fā)布停用通知。2.停用的檔案印章應(yīng)及時收回，由保管人妥善保管，并在《檔案印章保管登記表》上注明停用日期。（二）銷毀1.對于停用的檔案印章，由辦公室會同相關(guān)部門進行鑒定，確認無保留價值后，填寫《檔案印章銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.銷毀檔案印章時，必須由兩人以上在場監(jiān)督，確保銷毀過程徹底、安全。銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案印章銷毀登記表》上簽字確認。3.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負責(zé)定期對檔案印章的保管、使用情況進行檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。2.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門印章使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向公司辦公室報告。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用檔案印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用檔案印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任