小學(xué)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本檔案移交制度。本制度旨在規(guī)范小學(xué)檔案在不同階段、不同部門之間的移交流程，保障檔案工作的順利開展，為學(xué)校的教育教學(xué)、管理決策、歷史研究等提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級(jí)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的移交管理，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、后勤檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移交必須確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案的移交。2.完整性原則：移交的檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)工作活動(dòng)的全過程，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的記錄，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案移交應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的程序、格式和要求進(jìn)行操作，確保檔案管理的規(guī)范化。4.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成檔案的整理和移交工作，避免檔案積壓和延誤，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案移交主體與職責(zé)（一）移交部門1.本校各教學(xué)部門（如教務(wù)處、各年級(jí)組等）負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理和移交，包括教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)總結(jié)等。2.學(xué)生管理部門（如德育處、班主任辦公室等）負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的建立與移交，涵蓋學(xué)生基本信息、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等。3.行政部門（如校長(zhǎng)辦公室、各處室等）負(fù)責(zé)行政檔案的移交，如學(xué)校文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理與移交，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.后勤部門負(fù)責(zé)后勤檔案的收集和移交，如物資采購(gòu)檔案、維修記錄、校園建設(shè)檔案等。（二）接收部門學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案室應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、存儲(chǔ)、查閱利用等工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）雙方職責(zé)1.移交部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，編制檔案移交清單。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案室，并協(xié)助檔案室進(jìn)行檔案核對(duì)工作。對(duì)已移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如有補(bǔ)充或更正檔案信息的情況，應(yīng)及時(shí)通知檔案室進(jìn)行處理。2.接收部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案接收計(jì)劃，明確接收時(shí)間、范圍和要求，并及時(shí)通知移交部門。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善存儲(chǔ)和管理，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，對(duì)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并提出改進(jìn)措施。三、檔案移交內(nèi)容（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)管理制度文件，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等。2.教師教案，涵蓋各學(xué)科、各年級(jí)教師的備課教案。3.學(xué)生成績(jī)冊(cè)，記錄學(xué)生各學(xué)期的考試成績(jī)、平時(shí)成績(jī)等。4.教學(xué)研究活動(dòng)資料，如教研會(huì)議記錄、教學(xué)成果報(bào)告、課題研究資料等。5.教學(xué)評(píng)估與檢查資料，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、教案檢查記錄、課堂教學(xué)評(píng)價(jià)等。（二）學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息表，包含學(xué)生姓名、性別、出生日期、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.學(xué)籍檔案，如入學(xué)登記表、轉(zhuǎn)學(xué)證明、休學(xué)復(fù)學(xué)記錄、畢業(yè)登記表等。3.學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄，包括校內(nèi)校外的獲獎(jiǎng)證書、處分決定等。4.學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案，記錄學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的表現(xiàn)情況。5.學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料，如社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、志愿者服務(wù)記錄等。（三）行政檔案1.學(xué)校文件，包括上級(jí)文件、本校發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案，涵蓋教職工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、職稱評(píng)定材料、考核記錄、培訓(xùn)證書等。3.學(xué)校會(huì)議記錄，包括校長(zhǎng)辦公會(huì)、行政例會(huì)、教職工大會(huì)等會(huì)議的記錄。4.學(xué)校大事記，記錄學(xué)校重要事件、活動(dòng)的發(fā)生時(shí)間、內(nèi)容和結(jié)果。5.對(duì)外交流與合作資料，如合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、來訪接待資料等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證，記錄學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。2.賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映學(xué)校財(cái)務(wù)收支的詳細(xì)情況。3.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，定期反映學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，包括年度審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算資料，如年度預(yù)算方案、決算報(bào)告等。（五）后勤檔案1.物資采購(gòu)檔案，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物資清單等。2.校園維修檔案，記錄校園設(shè)施設(shè)備的維修申請(qǐng)、維修記錄、維修費(fèi)用結(jié)算等。3.校園建設(shè)檔案，如校園規(guī)劃圖紙、建設(shè)項(xiàng)目審批文件、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.后勤服務(wù)記錄，如食堂管理資料、宿舍管理記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。5.安全保衛(wèi)檔案，包括安全制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理資料等。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.移交部門在檔案形成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確定檔案的類別和保管期限。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于查閱和保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和核對(duì)。（二）清單編制1.移交部門根據(jù)整理好的檔案，填寫檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一并移交至學(xué)校檔案室。（三）檔案移交1.移交部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案及檔案移交清單送至學(xué)校檔案室。移交時(shí)雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)移交的檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息。2.檔案室接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決，并在檔案移交清單上注明問題情況及處理結(jié)果。3.對(duì)于不符合移交要求的檔案，檔案室應(yīng)退回移交部門重新整理，直至符合要求后再進(jìn)行移交。（四）檔案存儲(chǔ)1.檔案室按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善存儲(chǔ)。根據(jù)檔案的類別、保管期限等因素，將檔案存放在不同的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案索引和檢索系統(tǒng)。2.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案的安全保存。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的存儲(chǔ)情況和數(shù)量變化，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案移交時(shí)間（一）定期移交1.教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、后勤檔案等應(yīng)在每年[具體時(shí)間]進(jìn)行一次定期移交。移交部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至學(xué)校檔案室。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如招生錄取檔案、畢業(yè)生派遣檔案等，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)移交，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）特殊情況移交1.學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等特殊情況下，涉及檔案移交的部門應(yīng)在調(diào)整或變動(dòng)完成后[具體時(shí)間]內(nèi)，將相關(guān)檔案整理移交至學(xué)校檔案室。2.因工作需要查閱或借用已移交檔案的部門，應(yīng)在使用完畢后及時(shí)歸還檔案室，并確保檔案的完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立檔案移交監(jiān)督小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案移交工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、移交清單編制情況、交接手續(xù)辦理情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的完整性檢查，查看檔案是否涵蓋了相關(guān)工作活動(dòng)的全過程，有無遺漏重要文件和資料。2.檔案的準(zhǔn)確性檢查，核對(duì)檔案內(nèi)容與實(shí)際工作情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤。3.檔案的規(guī)范性檢查，檢查檔案的分類、編號(hào)、裝訂、目錄編制等是否符合檔案管理規(guī)定。4.交接手續(xù)的檢查，查看移交雙方是否在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，交接過程是否規(guī)范、清晰。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向移交部門發(fā)出整改通知，要求移交部門限期整改。2.移交部門應(yīng)按照整改通知的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。3.如移交部門未按時(shí)完成整改或整改不力，監(jiān)督小組應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，視情節(jié)輕重對(duì)移交部門進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如通報(bào)批評(píng)、扣減部門績(jī)效考核分?jǐn)?shù)等。七、檔案移交的保密與安全（一）保密措施1.檔案移交過程中涉及的機(jī)密信息，移交部門和接收部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.對(duì)檔案整理、移交、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中接觸到機(jī)密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，明確保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所整理、討論或傳遞機(jī)密檔案，如需在特殊情況下進(jìn)行相關(guān)操作，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送等安全措施。（二）安全保障1.檔案移交過程中，應(yīng)確保檔案的安全運(yùn)輸，避免檔案受到損壞、丟失或被盜。2.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，