檔案入庫審核制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，規(guī)范檔案入庫審核流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案資料的入庫審核管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：審核檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.全面完整原則：涵蓋公司各類檔案，保證檔案資料的全面性和完整性，避免遺漏重要信息。4.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案入庫審核工作，提高工作效率，不影響檔案的正常使用和查詢。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍1.行政管理檔案：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋市場營銷檔案、客戶資料檔案、項(xiàng)目合同檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：包含會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.其他檔案：如知識產(chǎn)權(quán)檔案、對外合作檔案、榮譽(yù)證書檔案等。（二）檔案分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，便于管理和查詢。例如：1.按年度分類：將每年形成的檔案分別歸類存放。2.按部門分類：按照公司各部門形成的檔案進(jìn)行分類標(biāo)識。3.按檔案類型分類：如文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案等。三、檔案入庫審核流程（一）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地集中到部門檔案管理人員手中。2.收集的檔案應(yīng)包括原件及相關(guān)的附件、備份資料等，保證檔案的完整性。（二）初步整理1.部門檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目。2.檢查檔案的完整性，對缺頁、破損等情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充或修復(fù)。（三）部門初審1.部門負(fù)責(zé)人組織對本部門整理后的檔案進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核檔案的形成過程是否符合公司規(guī)定的流程和要求，簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全。3.對初審中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)要求相關(guān)人員進(jìn)行整改和補(bǔ)充，直至符合要求。（四）提交審核1.部門初審?fù)ㄟ^后，將檔案提交至公司檔案管理部門進(jìn)行審核。2.提交時(shí)應(yīng)填寫檔案提交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、提交部門等信息。（五）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到提交的檔案后，安排專人進(jìn)行審核。2.審核人員依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的內(nèi)容、格式、裝訂等進(jìn)行全面檢查。3.對于重要檔案或存在疑問的檔案，可組織相關(guān)部門人員進(jìn)行會審，確保審核結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（六）審核反饋1.審核人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與提交部門溝通反饋，要求其限期整改。2.整改完成后，提交部門重新提交審核，直至審核通過。（七）檔案入庫1.審核通過的檔案，由檔案管理部門按照規(guī)定的存儲方式和位置進(jìn)行入庫保管。2.入庫時(shí)應(yīng)做好檔案的上架、排列等工作，確保檔案存放有序，便于查詢和利用。四（此處序號應(yīng)為四，前面誤寫成三）、審核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)（一）內(nèi)容真實(shí)性審核1.檔案所記錄的信息必須與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相符，不得虛構(gòu)、篡改。2.審核相關(guān)文件、合同、報(bào)表等的簽字、蓋章是否真實(shí)有效，是否存在偽造情況。（二）內(nèi)容完整性審核1.檢查檔案是否包含了業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，相關(guān)資料是否齊全。2.對于重要文件，是否有必要的附件、說明等，確保檔案內(nèi)容完整無缺。（三）格式規(guī)范性審核1.檔案的格式應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如文件的字體、字號、排版等。2.電子檔案的格式應(yīng)便于存儲、查詢和利用，確保數(shù)據(jù)的可讀性和兼容性。（四）簽字蓋章審核1.審核檔案中涉及的簽字、蓋章是否符合公司的審批流程和權(quán)限規(guī)定。2.簽字人是否具備相應(yīng)的資格和授權(quán)，印章的使用是否規(guī)范。（五）時(shí)效性審核1.檔案的形成時(shí)間應(yīng)符合業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際發(fā)生時(shí)間，不得提前或滯后。2.對于有時(shí)間要求的檔案，如定期報(bào)表、合同期限等，應(yīng)確保其時(shí)效性。五、審核人員職責(zé)分工（一）部門初審人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的初步整理和初審工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對初審中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改和補(bǔ)充，組織相關(guān)人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門的審核工作，提供必要的解釋和說明。（二）檔案管理部門審核人員職責(zé)1.按照審核標(biāo)準(zhǔn)對提交的檔案進(jìn)行全面審核，確保審核工作的公正、準(zhǔn)確。2.及時(shí)與提交部門溝通反饋審核中發(fā)現(xiàn)的問題，跟蹤整改情況。3.負(fù)責(zé)檔案入庫的安排和管理，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的入庫、保管、借閱等情況。六、審核記錄與檔案管理（一）審核記錄保存1.建立檔案入庫審核記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案的提交部門、提交時(shí)間、審核人員、審核意見、整改情況等信息。2.審核記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查詢和追溯。（二）檔案管理要求1.檔案入庫后，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理，防止檔案丟失、損壞或泄露。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定流程進(jìn)行檔案收集、整理和提交的。2.檔案內(nèi)容存在虛假、篡改、缺失等問題，影響檔案真實(shí)性和完整性的。3.違反檔案格式規(guī)范、簽字蓋章規(guī)定等審核標(biāo)準(zhǔn)的。4.在檔案審核過程中，故意隱瞞問題或拒絕整改的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的警告、通報(bào)批評等處理。2.要求相關(guān)責(zé)任人限期整改，造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案入庫審核制度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、審核流程、審核標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范等。（二）宣傳推廣1.通過內(nèi)部會議、宣傳欄、公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等渠道，宣傳檔案入庫審核制度的重要性和相關(guān)要求。2.鼓勵(lì)員工積極參與