棚改檔案制度一、總則（一）目的為加強棚戶區(qū)改造項目檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚戶區(qū)改造工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有棚戶區(qū)改造項目檔案的管理工作，包括項目規(guī)劃、拆遷、建設、安置等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則棚戶區(qū)改造項目檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映棚戶區(qū)改造項目的實際情況，嚴禁虛假、偽造檔案資料。3.完整性原則全面收集項目各個環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案資料的齊全完整，不得遺漏重要信息。4.準確性原則檔案記錄應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應清晰、規(guī)范，符合相關標準和要求。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善檔案管理制度及工作流程。2.負責組織、指導和監(jiān)督棚戶區(qū)改造項目各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.集中統(tǒng)一管理棚戶區(qū)改造項目檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進程。（二）項目各部門職責1.負責本部門在棚戶區(qū)改造項目中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的真實、完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段包括項目立項批復、可行性研究報告、規(guī)劃設計方案、環(huán)境影響評價報告等文件材料。2.拆遷階段拆遷許可證、拆遷補償協(xié)議、拆遷安置方案、被拆遷戶信息資料、拆遷現(xiàn)場照片及影像資料等。3.建設階段工程招投標文件、施工合同、施工圖紙、工程變更記錄、工程質量驗收報告、安全管理資料、監(jiān)理文件等。4.安置階段安置房源信息、安置協(xié)議、回遷入住資料等。5.其他與項目相關的文件材料，如會議紀要、來往函件、審計報告、財務資料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）整理要求1.文件材料應按照分類方案進行分類整理，確保同一類文件材料集中存放。2.每份文件材料應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.對文件材料進行編目，編目內(nèi)容應包括文件編號、題名、日期、責任者、頁數(shù)等，確保編目信息準確、完整。4.按照檔案裝訂要求進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應對接收的檔案進行核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。3.歸檔的檔案應按照年度、項目進行分類存放，并建立相應的檔案目錄索引，便于快速查找。（二）保管期限1.棚戶區(qū)改造項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復、可行性研究報告、項目竣工決算審計報告等重要文件材料。3.長期保管的檔案期限為30年，主要包括項目規(guī)劃設計方案、拆遷補償協(xié)議、工程施工合同等。4.短期保管的檔案期限為10年，主要包括一般性的文件材料，如會議紀要、來往函件等。（三）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火煙、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別進行合理擺放。3.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或處理。檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和本公司/組織的相關規(guī)定。2.檔案利用應保證檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應經(jīng)本公司/組織主管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合要求的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應的檔案資料。3.查閱、借閱人員應在指定地點查閱、借閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.外單位查閱、借閱檔案時，應提交單位介紹信，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱。查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制檔案資料，如需摘抄、復制，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）歸還要求1.查閱、借閱人員應按時歸還檔案資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱、借閱人員的責任。檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀。2.審查檔案內(nèi)容時，應重點關注檔案的真實性、完整性、準確性以及對公司/組織工作的參考價值。3.對于涉及重要事項、具有長期保存價值的檔案，應適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應將檔案銷毀情況報告檔案管理部門負責人。檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的棚戶區(qū)改造項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描圖像應清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術規(guī)范要求。2.檔案信息錄入將檔案的編目信息、文件內(nèi)容等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案信息的準確、完整。3.檔案檢索與利用利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案的快速查詢和利用。同時，通過系統(tǒng)提供的在線借閱、遠程查閱等功能，方便公司/組織內(nèi)部人員和外單位人員利用檔案。4.檔案安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，確保電子檔案的安全。定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，防止系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化管理系統(tǒng)的建設、維護和管理工作。2.加強對檔案