檔案丟失缺損制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效預(yù)防和處理檔案丟失、缺損情況，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及檔案丟失、缺損的預(yù)防、報告、調(diào)查、處理等工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全檔案管理制度、加強人員培訓(xùn)、完善檔案保管條件等措施，預(yù)防檔案丟失、缺損情況的發(fā)生。2.及時報告原則一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失或缺損，相關(guān)人員應(yīng)立即報告，不得隱瞞或拖延。3.客觀公正原則對檔案丟失、缺損事件進行調(diào)查和處理時，應(yīng)遵循客觀、公正的原則，查明原因，分清責(zé)任。4.依法依規(guī)原則檔案管理活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性和有效性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識和技能。3.定期檢查檔案保管狀況，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立檔案管理臺賬。5.對檔案丟失、缺損事件進行調(diào)查、分析，提出處理建議，并跟蹤處理結(jié)果。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的妥善保管，防止丟失、缺損。3.配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、核對等。4.對本部門發(fā)生的檔案丟失、缺損事件及時報告，并協(xié)助調(diào)查處理。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管個人使用和經(jīng)手的檔案。2.在檔案使用過程中，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.發(fā)現(xiàn)檔案丟失或缺損時，及時向所在部門報告。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件。對于電子檔案，應(yīng)及時進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.收集的檔案應(yīng)進行初步整理，按照類別、時間順序等進行分類，便于后續(xù)歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、編目。2.整理過程中，應(yīng)對檔案進行核對，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，字跡清晰，紙張完好。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度、濕度適宜。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如辦公區(qū)、存儲區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的類別、保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，建立檔案存放索引，方便快速定位。對于重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案安全。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，涉及公司重大權(quán)益的合同、協(xié)議，以及具有重要歷史價值和憑證作用的檔案等。3.長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，包括公司日常經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的重要文件、合同等。4.短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，包括一般性文件、報表等。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度規(guī)定的程序和權(quán)限進行檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用活動。3.利用檔案時不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）利用程序1.查閱檔案內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得將檔案帶離查閱現(xiàn)場。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行核對，確保檔案完好無損。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、缺損等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.復(fù)制檔案因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。檔案管理部門應(yīng)按照審批后的申請表進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對，確保復(fù)制內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣。六、檔案丟失、缺損報告與調(diào)查（一）報告程序1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失或缺損，相關(guān)人員應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報告。部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)在[X]小時內(nèi)通知檔案管理部門。2.檔案管理部門接到報告后，應(yīng)立即組織人員進行初步核實，并在[X]個工作日內(nèi)填寫《檔案丟失、缺損報告表》，詳細(xì)記錄檔案丟失或缺損的情況，包括檔案名稱、編號、內(nèi)容、保管期限、存放位置、發(fā)現(xiàn)時間等信息，上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）調(diào)查組織1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)接到報告后，應(yīng)及時組織成立調(diào)查小組，負(fù)責(zé)對檔案丟失、缺損事件進行調(diào)查。調(diào)查小組成員應(yīng)包括檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員，必要時可邀請外部專家參與。2.調(diào)查小組應(yīng)制定詳細(xì)的調(diào)查方案，明確調(diào)查步驟、方法、時間安排等，確保調(diào)查工作有序進行。（三）調(diào)查內(nèi)容1.核實檔案丟失或缺損的真實性，確認(rèn)檔案是否確實不存在或存在損壞情況。2.調(diào)查檔案丟失或缺損發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過，查找可能導(dǎo)致檔案丟失或缺損的原因。3.了解檔案在丟失或缺損前的使用情況，包括查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)，確定是否存在違規(guī)操作。4.調(diào)查相關(guān)人員在檔案管理過程中的職責(zé)履行情況，是否存在管理不善、疏忽大意等問題。（四）調(diào)查方法1.查閱檔案管理臺賬、借閱記錄、查閱申請表等相關(guān)資料，了解檔案的流轉(zhuǎn)情況。2.與檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員、借閱人員等進行談話，詢問檔案管理過程中的具體情況。3.實地查看檔案保管場所，檢查檔案存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等是否存在異常情況。4.對可能涉及檔案丟失、缺損的現(xiàn)場進行勘查，尋找相關(guān)線索。七、檔案丟失、缺損處理（一）責(zé)任認(rèn)定1.調(diào)查小組根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對檔案丟失、缺損事件進行責(zé)任認(rèn)定。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)依據(jù)事實和相關(guān)規(guī)定，明確直接責(zé)任人和間接責(zé)任人。2.直接責(zé)任人是指對檔案丟失、缺損事件負(fù)有直接責(zé)任的人員，如擅自銷毀檔案、違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案丟失等。3.間接責(zé)任人是指因管理不善、監(jiān)督不力等原因，對檔案丟失、缺損事件負(fù)有一定責(zé)任的人員，如檔案管理人員未履行保管職責(zé)、部門負(fù)責(zé)人未有效督促檔案管理工作等。（二）處理措施1.對于因故意或重大過失導(dǎo)致檔案丟失、缺損的直接責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等；如給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。2.對于間接責(zé)任人，公司將根據(jù)其責(zé)任大小，給予批評教育、警告、誡勉談話等處理措施，并責(zé)令其采取措施整改，避免類似事件再次發(fā)生。3.對于檔案丟失、缺損事件，公司應(yīng)及時采取補救措施，如對丟失的檔案進行查找、補辦，對缺損的檔案進行修復(fù)、復(fù)制等，盡量減少損失。（三）整改措施1.針對檔案丟失、缺損事件暴露的問題，公司應(yīng)組織相關(guān)部門進行整改，完善檔案管理制度和流程，加強檔案管理工作。2.對檔案管理人員進行針對性培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.加強對檔案保管場所的安全管理，增加安全設(shè)施設(shè)備，提高防范能力。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷提升檔案管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管狀況、檔案利用情況等，確保檔案管理工作規(guī)范、有效。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案保管場所的安全狀況，設(shè)施設(shè)備是否正常運行，環(huán)境條件是否符合要求。3.檔案管理臺賬的建立和更新情況，檔案數(shù)量、內(nèi)容是否準(zhǔn)確。4.檔案利用情況，查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)是否齊全，利用過程是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每月對各部門檔案管理工作進行一次定期檢查，填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.不定期抽查公司審計部門不定期對檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔