公司檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交檔案。其具體職責(zé)如下：1.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。3.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并及時(shí)移交綜合管理部。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、決議、記錄等。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司經(jīng)營活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。5.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。7.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等方面的文件，如研發(fā)項(xiàng)目報(bào)告、產(chǎn)品技術(shù)資料、生產(chǎn)工藝文件等。8.公司市場(chǎng)營銷、客戶服務(wù)等方面的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料等。9.公司行政辦公文件，如公文、函件、通知、簡報(bào)等。10.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案兼職人員將整理好的檔案移交綜合管理部，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理歸檔手續(xù)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，相對(duì)重要的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到綜合管理部辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.公司外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司檔案，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到綜合管理部辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱承諾書，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案工作兼職人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對(duì)確定已失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.根據(jù)檔案的密級(jí)，分別報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、資產(chǎn)重組等原因需要進(jìn)行檔案移交