個(gè)人檔案制度全球一、總則（一）目的本個(gè)人檔案制度旨在建立一套全面、規(guī)范、科學(xué)的個(gè)人檔案管理體系，確保公司/組織內(nèi)員工個(gè)人信息的準(zhǔn)確記錄、安全存儲(chǔ)、有效利用，為公司/組織的人力資源管理、決策支持、合規(guī)運(yùn)營(yíng)等提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時(shí)遵循全球相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保障員工權(quán)益，維護(hù)公司/組織的合法利益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)全體員工，包括全職員工、兼職員工、臨時(shí)員工等。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的外部合作伙伴、供應(yīng)商等相關(guān)人員的信息管理，在遵循本制度基本原則的基礎(chǔ)上，可根據(jù)具體合作協(xié)議另行制定補(bǔ)充規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及全球各地相關(guān)法律法規(guī)，確保個(gè)人檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)記錄員工的工作經(jīng)歷、績(jī)效表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等各類(lèi)信息。3.保密性原則：對(duì)員工個(gè)人檔案中的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保護(hù)員工隱私。4.完整性原則：全面收集員工在公司/組織內(nèi)各個(gè)階段的相關(guān)信息，形成完整的個(gè)人檔案記錄。5.時(shí)效性原則：及時(shí)更新檔案信息，確保信息的及時(shí)性和有效性，為公司/組織決策提供最新依據(jù)。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、國(guó)籍、身份證件號(hào)碼等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、家庭住址等。3.入職信息：入職日期、職位、所屬部門(mén)、勞動(dòng)合同期限等。（二）教育背景1.學(xué)歷信息：從最高學(xué)歷開(kāi)始填寫(xiě)，包括畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。2.學(xué)位證書(shū)：上傳相應(yīng)學(xué)位證書(shū)的掃描件或電子文檔。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過(guò)的與工作相關(guān)或個(gè)人提升的培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.公司/組織內(nèi)工作經(jīng)歷：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄在本公司/組織內(nèi)的歷任職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)、工作成果等。2.外部工作經(jīng)歷：如有在其他公司/組織的工作經(jīng)歷，同樣按上述要求填寫(xiě)。（四）績(jī)效評(píng)估1.年度績(jī)效評(píng)估結(jié)果：記錄每年的績(jī)效評(píng)估等級(jí)（如優(yōu)秀、良好、合格、不合格）及相應(yīng)評(píng)語(yǔ)。2.專(zhuān)項(xiàng)績(jī)效評(píng)估：針對(duì)特定項(xiàng)目或任務(wù)的績(jī)效評(píng)估情況。（五）培訓(xùn)與發(fā)展1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄：參加公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)課程的出勤情況、考核成績(jī)等。2.外部培訓(xùn)申請(qǐng)與反饋：?jiǎn)T工申請(qǐng)參加外部培訓(xùn)的相關(guān)材料及培訓(xùn)后的效果反饋。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級(jí)溝通確認(rèn)的記錄。（六）獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰1.獎(jiǎng)勵(lì)情況：獲得的公司/組織內(nèi)部及外部的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.懲罰記錄：受到的紀(jì)律處分、警告、罰款等懲罰情況，記錄懲罰原因、時(shí)間及處理結(jié)果。（七）薪酬福利1.薪資結(jié)構(gòu)：基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等構(gòu)成部分及具體金額。2.福利情況：社保、公積金、商業(yè)保險(xiǎn)、帶薪年假、病假、節(jié)日福利等。（八）其他信息1.職業(yè)資格證書(shū)：如專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)、行業(yè)認(rèn)證等，記錄證書(shū)名稱(chēng)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間。2.個(gè)人榮譽(yù)：除獎(jiǎng)勵(lì)外的其他個(gè)人榮譽(yù)，如行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員、志愿者服務(wù)表彰等。3.特殊事項(xiàng)說(shuō)明：?jiǎn)T工認(rèn)為需要特別說(shuō)明的個(gè)人情況，如工作期間的特殊貢獻(xiàn)、家庭重大變故等。三、檔案建立與收集（一）入職檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放個(gè)人檔案信息登記表，指導(dǎo)員工如實(shí)填寫(xiě)基本信息、教育背景等內(nèi)容。2.員工需提交身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門(mén)進(jìn)行審核并留存復(fù)印件。3.對(duì)于外部招聘的員工，人力資源部門(mén)應(yīng)通過(guò)背景調(diào)查等方式核實(shí)其工作經(jīng)歷、學(xué)歷等信息的真實(shí)性。（二）日常信息收集1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)員工的工作成果、績(jī)效表現(xiàn)等信息，并定期反饋給人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)定期更新員工的薪酬福利信息、培訓(xùn)記錄等。3.員工本人如有信息變更，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交變更申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，人力資源部門(mén)審核后進(jìn)行檔案信息更新。四、檔案整理與歸檔（一）分類(lèi)整理1.人力資源部門(mén)按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)，對(duì)收集到的員工信息進(jìn)行整理，確保同一類(lèi)信息集中存放。2.對(duì)于電子檔案，按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，文件夾命名應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。（二）編號(hào)管理1.為每位員工的個(gè)人檔案分配唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用一定的編碼規(guī)則，如入職年份+部門(mén)代碼+員工序號(hào)等。（三）歸檔存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存儲(chǔ)的物理環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全保障措施，防止檔案信息受到損壞、丟失或泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的個(gè)人檔案信息，可向人力資源部門(mén)提出查閱申請(qǐng)，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供查閱服務(wù)。2.公司/組織內(nèi)具有管理權(quán)限的人員（如部門(mén)經(jīng)理、人力資源總監(jiān)等）在工作需要時(shí)，可查閱員工個(gè)人檔案，但需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因和查閱范圍。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、法律糾紛等特殊情況，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，相關(guān)人員方可查閱特定員工的個(gè)人檔案。（二）借閱流程1.因工作需要借閱個(gè)人檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.與接觸個(gè)人檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置必要的安全設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，確保在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。2.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件，確保能夠及時(shí)采取措施恢復(fù)檔案信息。3.對(duì)離職員工的個(gè)人檔案進(jìn)行妥善處理，按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷(xiāo)毀，防止信息泄露。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)每年定期對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行全面梳理，更新工作經(jīng)歷、績(jī)效評(píng)估、培訓(xùn)記錄等信息。2.根據(jù)公司/組織的發(fā)展和管理需要，適時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容的分類(lèi)和要求，確保檔案制度的適應(yīng)性和有效性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.實(shí)時(shí)關(guān)注員工信息的變化情況，如職位晉升、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整等，及時(shí)更新檔案信息。2.對(duì)于員工提出的檔案信息更正申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職且離職手續(xù)辦理完畢后，其個(gè)人檔案在保存一定期限（根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定確定）后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已過(guò)追溯期限，且不再具有保存價(jià)值的，可申請(qǐng)銷(xiāo)毀。3.因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)備份的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、檔案清單等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司/組織管理層審批后，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，記錄應(yīng)留存?zhèn)洳椤?.對(duì)于電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組