數(shù)字檔案館制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)與管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)數(shù)字檔案館的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)以及相關(guān)人員的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案館建設(shè)與管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證檔案信息的真實(shí)可靠，如實(shí)記錄和反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案信息的完整無(wú)缺。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各部門及相關(guān)人員提供便捷的檔案服務(wù)。二、數(shù)字檔案館建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.構(gòu)建一個(gè)涵蓋公司/組織各類檔案的數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和高效利用。2.利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。3.與公司/組織其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，促進(jìn)信息資源共享，為公司/組織決策提供有力支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、錄音錄像等各類載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致。按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際需求，確定數(shù)字化圖像的分辨率、色彩模式等參數(shù)，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)目錄，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄，確保檔案信息的準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)和便于檢索。2.數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)選用符合公司/組織業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的數(shù)字檔案館管理軟件，確保系統(tǒng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)配備滿足數(shù)字檔案館運(yùn)行需求的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。建設(shè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。設(shè)立專門的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所，配備必要的數(shù)字化加工設(shè)備，并做好場(chǎng)地的安全管理工作，防止檔案原件丟失、損壞。（三）建設(shè)流程1.需求調(diào)研成立數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目組，對(duì)公司/組織各部門的檔案管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)需求進(jìn)行全面調(diào)研。收集、分析各部門對(duì)檔案管理的功能需求、數(shù)據(jù)需求以及安全需求等，形成詳細(xì)的需求調(diào)研報(bào)告。2.方案設(shè)計(jì)根據(jù)需求調(diào)研報(bào)告，制定數(shù)字檔案館建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、技術(shù)路線、實(shí)施步驟、項(xiàng)目預(yù)算等。組織相關(guān)專家對(duì)建設(shè)方案進(jìn)行論證，根據(jù)專家意見對(duì)方案進(jìn)行修改完善，確保方案的科學(xué)性、合理性和可行性。3.項(xiàng)目實(shí)施按照建設(shè)方案，組織開展檔案數(shù)字化加工、數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工作。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理的相關(guān)要求，加強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。建立項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期召開項(xiàng)目例會(huì)，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)各方工作。4.系統(tǒng)測(cè)試與驗(yàn)收數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)完成后，進(jìn)行全面的系統(tǒng)測(cè)試，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等，確保系統(tǒng)滿足設(shè)計(jì)要求。組織相關(guān)部門和人員對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化成果、系統(tǒng)功能、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等。驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。三、數(shù)字檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的檔案。2.公司/組織接收或征集的與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。3.對(duì)公司/組織發(fā)展具有重要意義的歷史檔案和特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的檔案整理后移交至數(shù)字檔案館。移交檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，并符合檔案整理規(guī)范要求。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集，確保文件格式的通用性和可讀性。同時(shí)，要做好電子文件的元數(shù)據(jù)收集工作，保證電子文件的可追溯性。3.在檔案收集過(guò)程中，要加強(qiáng)與文件形成部門的溝通協(xié)調(diào)，明確檔案收集的范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。一般可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限等分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)分類。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和檢索。編號(hào)應(yīng)包含全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)代碼、案卷號(hào)等要素。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名（文件名）、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確著錄。同時(shí)，要建立目錄索引，方便用戶快速查找所需檔案。四、數(shù)字檔案存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等大容量存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。2.建立異地容災(zāi)備份中心，定期將數(shù)字檔案數(shù)據(jù)備份至異地存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，要做好存儲(chǔ)設(shè)備的故障應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)處理設(shè)備故障，保障檔案數(shù)據(jù)的可用性。（二）存儲(chǔ)管理1.按照檔案分類方案，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，記錄檔案在存儲(chǔ)設(shè)備中的具體位置，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)字檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，確保檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或存儲(chǔ)位置錯(cuò)誤等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）安全管理1.建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。2.采取物理安全防護(hù)措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所。3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行評(píng)估和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。4.對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。同時(shí)，要定期更換加密密鑰，提高加密的安全性。5.建立檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制機(jī)制，根據(jù)用戶的權(quán)限級(jí)別，限制對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。對(duì)重要檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和記錄，確保檔案信息的安全。五、數(shù)字檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立數(shù)字檔案館檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、日期檢索、責(zé)任者檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。2.編制檔案檢索指南，詳細(xì)介紹數(shù)字檔案館檢索系統(tǒng)的使用方法、檢索途徑和檢索技巧，幫助用戶更好地利用檢索系統(tǒng)。3.定期更新檔案檢索目錄，確保目錄信息的準(zhǔn)確和完整，提高檢索效率。（二）利用服務(wù)1.為公司/組織各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。用戶可通過(guò)數(shù)字檔案館檢索系統(tǒng)提交查閱、借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批后在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱、借閱。2.對(duì)于重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，確保檔案信息的安全。同時(shí)，要做好查閱借閱記錄，記錄查閱借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。3.根據(jù)用戶需求，提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)。復(fù)制、摘錄檔案應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。4.開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶提供檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)支持，幫助用戶更好地利用檔案信息。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.建立數(shù)字檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)形成報(bào)表和報(bào)告，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，了解檔案的需求熱點(diǎn)和利用趨勢(shì)，為檔案資源建設(shè)和服務(wù)優(yōu)化提供參考依據(jù)。六、數(shù)字檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及保存價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考量。3.充分聽取檔案形成部門、業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)專家的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限。2.采用直接鑒定法，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審查，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史事件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保護(hù)。3.結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，綜合考慮檔案的利用價(jià)值和社會(huì)需求，確定檔案的鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的數(shù)字檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.采用物理或電子方式對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等。4.銷毀工作完成后，將銷毀清冊(cè)及相關(guān)記錄進(jìn)行歸檔保存，以備查考。七、人員管理（一）崗位職責(zé)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作。組織開展檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與恢復(fù)操作，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。協(xié)助檔案鑒定與銷毀工作，做好相關(guān)記錄和檔案整理工作。參與檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，提出業(yè)務(wù)需求和技術(shù)建議。2.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安裝、配置、調(diào)試和升級(jí)工作。保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全問(wèn)題。對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，確保用戶操作的合法性和安全性。維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和優(yōu)化。3.數(shù)字化加工人員按照檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、錄音錄像等進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理等工作。保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，對(duì)數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。做好數(shù)字化加工設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）人員培訓(xùn)1.制定檔案人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員、系統(tǒng)管理員、數(shù)字化加工人員等參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)操作技能、信息技術(shù)應(yīng)用等方面，不斷提高人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.鼓勵(lì)檔案人員參加各類檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.建立檔案人員考核制度，對(duì)檔案人員工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行定期考核。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案