聘用干部檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司聘用干部檔案管理，確保檔案信息真實、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在干部選拔任用、考核評價、培養(yǎng)教育等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體聘用干部的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映聘用干部的真實情況，嚴禁任何形式的虛假信息。2.完整性原則：全面收集聘用干部各個方面的相關材料，保證檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護聘用干部的隱私。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和要求進行檔案整理、分類、保管和利用，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.干部個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、參加工作時間、入黨時間、健康狀況、專業(yè)技術(shù)職務、現(xiàn)工作單位及職務等信息。2.干部履歷表，詳細記錄干部的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、任職經(jīng)歷等。3.干部任免審批表，反映干部的職務任免情況。（二）自傳材料干部本人撰寫的自傳，應包括個人成長經(jīng)歷、政治思想演變、工作表現(xiàn)等內(nèi)容。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄干部每年的考核結(jié)果。2.任職期滿考核材料，對干部在任職期間的工作表現(xiàn)進行全面評價。3.專項考察材料，針對干部的特定事項進行考察形成的材料。4.民主評議材料，反映干部在民主評議中的情況。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件，包括最高學歷和學位證書。2.培訓結(jié)業(yè)證書復印件，參加各類培訓取得的結(jié)業(yè)證明。3.專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審表、聘任文件等，反映干部的專業(yè)技術(shù)水平和職務聘任情況。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表，審查干部的政治歷史背景。2.入黨、入團志愿書，記錄干部加入黨團組織的相關信息。3.其他政審相關材料。（六）黨團材料1.黨員登記表，記錄黨員的基本信息和參加黨組織活動情況。2.團組織關系材料，包括入團申請書、團員證等。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書復印件，如先進工作者、優(yōu)秀黨員等榮譽證書。2.獎勵審批表，詳細記錄獎勵的原因、依據(jù)和審批過程。（八）處分材料1.處分決定及相關證明材料，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.解除處分的證明材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表，記錄干部工資調(diào)整情況。2.職務任免通知，反映干部職務的任免情況。3.出國（境）審批表及相關材料，記錄干部出國（境）的情況。（十）其他可供組織參考有保存價值的材料如個人述職報告、工作成果材料、群眾評價材料等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集聘用干部的各類檔案材料，要求各部門及時將涉及干部本人的相關材料移交至人力資源部門。2.干部本人應主動向人力資源部門提交個人認為需要歸檔的材料。3.對于新入職的聘用干部，在辦理入職手續(xù)時，應同時提交完整的檔案材料。（二）整理1.人力資源部門指定專人負責檔案整理工作，按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的材料進行分類。2.對每份材料進行編號，確保材料的唯一性和連貫性。3.去除材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的材料進行修復或復制。4.按照檔案裝訂要求，將每份材料整齊裝訂，左側(cè)裝訂，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。5.填寫檔案目錄，目錄應清晰反映檔案內(nèi)容的分類和編號，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在適宜范圍內(nèi)，相對濕度保持在一定比例。（二）保管要求1.檔案應按照類別和時間順序排列存放，便于查找和管理。2.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時間等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，指定專人負責提供檔案查閱服務，并在指定地點進行查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復印、拍照檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和真實性。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.聘用干部離職、調(diào)動工作單位等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應在干部離職或調(diào)動手續(xù)辦理完畢后及時進行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)干部轉(zhuǎn)遞檔案的相關材料，填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、檔案內(nèi)容等信息。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時返回。4.對檔案轉(zhuǎn)遞情況進行詳細記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應建立完善的聘用干部檔案信息系統(tǒng)，將檔案內(nèi)容進行電子化錄入，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便檔案管理人員和相關部門進行操作和使用。（二）數(shù)據(jù)維護與安全1.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責人、紀檢監(jiān)察部門人員等組成，負責對聘用干部檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）責任追究1