村檔案室制度一、總則（一）目的為加強本村檔案室的規(guī)范化管理，有效保護和利用檔案資源，為本村各項工作提供有力支持，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確反映本村各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與本村工作相關的各類檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.便利性原則：檔案管理應便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。3.按照規(guī)定程序，為需要查閱檔案的人員提供服務，做好查閱登記工作。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。5.參與檔案信息化建設，協(xié)助完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索等工作。（二）各部門職責1.負責本部門文件、資料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室管理人員做好檔案的收集、整理、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）村領導職責1.對本村檔案室工作進行總體領導和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和相關標準要求。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，保障檔案管理工作的順利開展。3.審批重要檔案的查閱、借閱等事項。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關部門下發(fā)的與本村工作相關的文件、通知、指示等。2.本村黨組織、村委會形成的各類文件、決議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。3.本村經(jīng)濟發(fā)展、社會事務、文化建設等方面的資料，如統(tǒng)計報表、項目資料、合同協(xié)議、文化活動記錄等。4.本村村民的相關信息資料，如戶籍檔案、土地承包檔案、社會保障檔案等。5.其他與本村工作有關的具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應在工作完成后及時將形成的文件、資料整理好，移交檔案室。移交時應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.對于重要文件、資料，應實行雙套制管理，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案應按照規(guī)定格式進行存儲，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.檔案室管理人員應定期對檔案收集情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。四、檔案整理（一）分類標準1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察等方面的檔案。2.行政管理類：包括村委會工作制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事管理、財務管理等方面的檔案。3.經(jīng)濟發(fā)展類：包括本村經(jīng)濟規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、招商引資、農(nóng)村經(jīng)濟統(tǒng)計等方面的檔案。4.社會事務類：包括民政工作、計劃生育、社會治安、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檔案。5.文化建設類：包括本村文化活動記錄、文化設施建設、文化遺產(chǎn)保護等方面的檔案。6.村民檔案類：包括村民戶籍檔案、土地承包檔案、社會保障檔案等。（二）整理方法1.按照分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對每份檔案進行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等。4.將編目后的檔案按照順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。5.建立檔案目錄索引，方便查閱檔案。檔案目錄索引應包括檔案類別、編號、題名、責任者、日期等內(nèi)容，并按照一定的順序排列。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲的房間作為保管場所。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應按照分類順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況（是否有損壞、霉變、蟲蛀等）、數(shù)量是否相符等。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。同時，要定期對電子檔案進行維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃，保持整潔。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)村領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認。銷毀后的檔案銷毀清單應留存?zhèn)洳?。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本村工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本村檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)村領導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案室管理人員的陪同下進行，并遵守檔案室的各項規(guī)定。3.涉及村民個人隱私的檔案，未經(jīng)村民本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人簽字同意后提交檔案室。3.檔案室管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案。4.查閱人員在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案室管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.本村工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和村領導簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱本村檔案的，參照查閱程序辦理，借閱期限由雙方協(xié)商確定，但最長不得超過[X]天。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。如因工作需要復制檔案的，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應認真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向借閱人員查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立本村檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應準確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）系統(tǒng)使用與管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應設置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配相應的操作權(quán)限。2.使用檔案信息化管理系統(tǒng)的人員應嚴格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或問題，應及時聯(lián)系技術人員進行處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.村領導定期對檔案室工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。2.設立檔案管理監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受村民和社會各界的監(jiān)督。對舉報的問題，應及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價標準，對各部門和檔案室管理人