檔案執(zhí)法制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案執(zhí)法行為，保障檔案法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理與利用過(guò)程中的執(zhí)法活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織相關(guān)規(guī)定開(kāi)展檔案執(zhí)法工作，確保執(zhí)法行為合法、合規(guī)。2.客觀公正原則檔案執(zhí)法人員應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和處理，不受任何單位或個(gè)人的干擾。3.預(yù)防為主原則注重檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，通過(guò)加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)、完善制度流程等措施，提高全體員工的檔案意識(shí)，預(yù)防檔案違法違規(guī)行為的發(fā)生。4.教育與處罰相結(jié)合原則在檔案執(zhí)法過(guò)程中，既要對(duì)違法違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處罰，又要通過(guò)宣傳教育，引導(dǎo)員工自覺(jué)遵守檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案管理的自覺(jué)性。二、檔案執(zhí)法機(jī)構(gòu)與人員（一）執(zhí)法機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案執(zhí)法工作，研究解決重大執(zhí)法問(wèn)題。檔案管理部門作為檔案執(zhí)法的具體實(shí)施機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)日常檔案執(zhí)法檢查、監(jiān)督指導(dǎo)、案件查處等工作。（二）執(zhí)法人員檔案執(zhí)法人員應(yīng)具備以下條件：1.熟悉檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；2.具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能；3.經(jīng)過(guò)檔案執(zhí)法培訓(xùn)并取得執(zhí)法資格證書；4.堅(jiān)持原則，廉潔奉公，作風(fēng)正派。檔案執(zhí)法人員在履行職責(zé)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)法程序，保守工作秘密。三、檔案執(zhí)法職責(zé)（一）檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)和方針政策，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織檔案執(zhí)法工作；2.制定檔案執(zhí)法工作計(jì)劃和目標(biāo)，研究解決檔案執(zhí)法工作中的重大問(wèn)題；3.組織協(xié)調(diào)檔案執(zhí)法檢查、專項(xiàng)整治等活動(dòng)；4.對(duì)檔案執(zhí)法工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，追究違法違規(guī)責(zé)任。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案執(zhí)法檢查計(jì)劃，組織實(shí)施日常檔案執(zhí)法檢查工作；2.對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違法違規(guī)行為；3.受理檔案違法違規(guī)案件的舉報(bào)和投訴，負(fù)責(zé)案件的調(diào)查取證、提出處理意見(jiàn)；4.建立檔案執(zhí)法檔案，記錄執(zhí)法檢查情況、案件處理結(jié)果等信息；5.開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的完整與安全；2.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息；3.對(duì)本部門檔案管理中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，落實(shí)檔案管理責(zé)任。四、檔案執(zhí)法檢查（一）檢查計(jì)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案工作實(shí)際情況，制定年度檔案執(zhí)法檢查計(jì)劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。檢查計(jì)劃應(yīng)報(bào)檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的制度落實(shí)情況；2.檔案工作責(zé)任制的落實(shí)情況，各部門及人員對(duì)檔案管理職責(zé)的履行情況；3.檔案的實(shí)體管理情況，包括檔案的整理質(zhì)量、保管條件、安全防護(hù)措施等；4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化程度、信息系統(tǒng)安全管理等；5.檔案的利用情況，包括利用手續(xù)是否完備、利用效果評(píng)估等。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案執(zhí)法定期檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行集中檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門或重點(diǎn)檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，開(kāi)展專項(xiàng)執(zhí)法檢查，如檔案安全專項(xiàng)檢查、重大活動(dòng)檔案管理專項(xiàng)檢查等。（四）檢查程序1.準(zhǔn)備階段制定檢查方案，明確檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查方法和時(shí)間安排；收集被檢查部門的檔案管理制度、檔案目錄等相關(guān)資料；通知被檢查部門做好準(zhǔn)備工作。2.實(shí)施階段檢查人員按照檢查方案進(jìn)行實(shí)地檢查，通過(guò)查閱檔案、查看現(xiàn)場(chǎng)、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式，全面了解檔案管理情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并要求被檢查部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.總結(jié)階段檢查結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時(shí)撰寫檢查報(bào)告，對(duì)檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出存在的問(wèn)題和整改建議。檢查報(bào)告報(bào)檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，反饋給被檢查部門。五、檔案違法違規(guī)行為及處理（一）違法違規(guī)行為1.未按規(guī)定建立檔案管理制度或不執(zhí)行檔案管理制度；2.未按規(guī)定收集、整理、保管檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄密；3.擅自銷毀檔案或不按規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定、銷毀；4.違規(guī)提供檔案利用，造成不良后果；5.檔案信息化建設(shè)不符合要求，存在安全隱患；6.拒絕、阻礙檔案執(zhí)法人員依法執(zhí)行公務(wù)；7.其他違反檔案法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度的行為。（二）處理措施1.責(zé)令改正對(duì)發(fā)現(xiàn)的一般性檔案違法違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)下達(dá)責(zé)令改正通知書，要求被檢查部門限期整改。2.警告對(duì)情節(jié)較輕的違法違規(guī)行為，給予警告處分，并要求相關(guān)部門和人員作出書面檢討。3.通報(bào)批評(píng)對(duì)違法違規(guī)行為較為嚴(yán)重，在一定范圍內(nèi)造成不良影響的，給予通報(bào)批評(píng)，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公開(kāi)曝光。4.經(jīng)濟(jì)處罰對(duì)因檔案違法違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，依法責(zé)令其賠償經(jīng)濟(jì)損失，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。5.紀(jì)律處分對(duì)違反檔案管理規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成違紀(jì)的，按照公司/組織有關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分；涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。（三）處理程序1.立案檔案管理部門對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案違法違規(guī)行為進(jìn)行初步核實(shí)，認(rèn)為需要立案查處的，填寫立案審批表，報(bào)檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)立案。2.調(diào)查取證立案后，檔案執(zhí)法人員應(yīng)及時(shí)開(kāi)展調(diào)查取證工作，收集相關(guān)證據(jù)材料，包括書證、物證、證人證言、視聽(tīng)資料等。調(diào)查取證過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵守法定程序，確保證據(jù)的合法性、真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性。3.告知與聽(tīng)證在作出處理決定前，檔案管理部門應(yīng)向被檢查部門或人員送達(dá)行政處罰告知書，告知其違法事實(shí)、處罰依據(jù)和擬作出的處罰決定，并告知其享有陳述、申辯和聽(tīng)證的權(quán)利。被檢查部門或人員要求聽(tīng)證的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定組織聽(tīng)證。4.作出處理決定檔案管理部門根據(jù)調(diào)查取證情況和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案違法違規(guī)行為作出處理決定，下達(dá)行政處罰決定書。處理決定應(yīng)明確違法事實(shí)、處罰依據(jù)、處罰種類和處罰期限等內(nèi)容。5.送達(dá)與執(zhí)行行政處罰決定書應(yīng)及時(shí)送達(dá)被檢查部門或人員，并要求其簽收。被檢查部門或人員應(yīng)按照處罰決定的要求，在規(guī)定期限內(nèi)履行處罰決定。檔案管理部門應(yīng)跟蹤處罰決定的執(zhí)行情況，確保處罰決定得到有效落實(shí)。6.結(jié)案處罰決定執(zhí)行完畢后，檔案執(zhí)法人員應(yīng)及時(shí)整理案件材料，填寫結(jié)案報(bào)告，報(bào)檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組審批結(jié)案。結(jié)案報(bào)告應(yīng)包括案件基本情況、處理結(jié)果、執(zhí)行情況等內(nèi)容。六、檔案執(zhí)法監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案執(zhí)法領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理部門的執(zhí)法工作進(jìn)行監(jiān)督，定期聽(tīng)取執(zhí)法工作匯報(bào)，檢查執(zhí)法工作檔案，對(duì)執(zhí)法工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法人員的日常管理和監(jiān)督，確保執(zhí)法工作規(guī)范、公正。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的執(zhí)法檢查工作。設(shè)立檔案執(zhí)法舉報(bào)電話和郵箱，接受公司/組織內(nèi)部員工和社會(huì)公眾的監(jiān)督舉報(bào)，及時(shí)處理舉報(bào)信息。（二）考核制度建立檔案執(zhí)法工作考核制度，對(duì)檔案管理部門和執(zhí)法人員的執(zhí)法工作進(jìn)行年度考核。考核內(nèi)容包括執(zhí)法工作任務(wù)完成情況、執(zhí)法質(zhì)量、執(zhí)法效果、隊(duì)伍建設(shè)等方面。考核結(jié)果作為檔案管理部門和執(zhí)法人員評(píng)先評(píng)優(yōu)、獎(jiǎng)勵(lì)晉升的重要依據(jù)。對(duì)考核不合格的部門和人員，應(yīng)責(zé)令其限期整改，整改仍不合格的，予以通報(bào)批評(píng)或采取其他相應(yīng)措施。七、檔案執(zhí)法培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案執(zhí)法人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)法程序和技能等知識(shí)，提高執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.對(duì)新入職的檔案執(zhí)法人員進(jìn)行專門的崗前培訓(xùn)，使其熟悉檔案執(zhí)法工作流程和要求。3.根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，適時(shí)組織開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，如檔案安全培訓(xùn)、檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)等。（二）宣傳1.利用公司/組織內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、簡(jiǎn)報(bào)等形式，廣泛宣傳檔案法律法規(guī)和檔