財務(wù)制度會計檔案一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)制度建設(shè)，規(guī)范會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計憑證：是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。3.會計賬簿：是以會計憑證為依據(jù)，對全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、分類地記錄和核算的簿籍，包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。4.財務(wù)會計報告：是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負責(zé)統(tǒng)一管理公司會計檔案工作，各分支機構(gòu)、子公司財務(wù)部門負責(zé)本單位會計檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。會計檔案管理應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案的合法性、真實性和完整性。3.安全保密原則。采用有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失，同時嚴格遵守保密規(guī)定，防止會計檔案信息泄露。二、會計檔案的內(nèi)容與分類（一）會計憑證類1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制而成，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要。（二）會計賬簿類1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、固定資產(chǎn)明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如備查賬、臺賬等，用于補充記錄某些特定經(jīng)濟業(yè)務(wù)或事項。（三）財務(wù)會計報告類1.月度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告，在月度報告基礎(chǔ)上增加相關(guān)附注和分析說明。3.半年度財務(wù)會計報告，內(nèi)容更為詳細，包括中期財務(wù)報表及相關(guān)附注。4.年度財務(wù)會計報告，全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的記錄。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費申報繳納情況。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案在不同部門或人員之間移交的情況。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的原因、種類、數(shù)量、銷毀時間等信息。此外，公司在會計核算過程中形成的其他有保存價值的資料，如財務(wù)分析報告、審計報告、稅務(wù)籌劃資料等，也應(yīng)作為會計檔案進行管理。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，每冊厚度一般以23厘米為宜。裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按照順序整理立卷，裝訂成冊?；铐撡~應(yīng)抽出空白頁，并撤掉賬夾，用線繩裝訂成冊。訂本賬應(yīng)保持原裝訂狀態(tài)。裝訂后的賬簿應(yīng)加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）在封面上簽名或蓋章。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照月度、季度、半年度、年度分別整理立卷，裝訂成冊。年度財務(wù)會計報告應(yīng)包括會計報表、會計報表附注、財務(wù)情況說明書等全部內(nèi)容。裝訂后的財務(wù)會計報告應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)會計報告名稱等內(nèi)容，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。4.其他會計資料應(yīng)按照其形成時間和類別，分別整理立卷，裝訂成冊或裝盒保存。（二）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在每月終了后10個工作日內(nèi)完成裝訂歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后30個工作日內(nèi)完成整理立卷歸檔。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在月度、季度、半年度終了后15個工作日內(nèi)，年度終了后45個工作日內(nèi)完成整理立卷歸檔。4.其他會計資料應(yīng)在形成后及時整理歸檔，最遲不得超過一個會計年度。（三）歸檔程序1.會計人員按照歸檔要求對各類會計資料進行整理、分類、編號。2.將整理好的會計資料移交本單位檔案管理部門或?qū)Ｈ诉M行驗收。3.檔案管理部門或?qū)Ｈ藢︱炇蘸细竦臅嬞Y料進行登記、編號，并按照規(guī)定的保管期限和存放地點進行妥善保管。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；其他輔助性賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會計檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立索引目錄，便于查找和調(diào)閱。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或復(fù)制。2.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的訪問控制制度，確保電子會計檔案的安全。五、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人和單位負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同，確保查閱工作的規(guī)范進行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出指定地點。2.查閱人員如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途、復(fù)制內(nèi)容等信息。復(fù)制的會計檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并與原件核對無誤。3.查閱人員查閱會計檔案后，應(yīng)在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認，注明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案查閱記錄簿，詳細記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批情況等信息。查閱記錄簿應(yīng)妥善保管，保管期限與會計檔案保管期限相同。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財務(wù)部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和單位負責(zé)人審核簽字后，報上級主管部門備案。3.公司應(yīng)組織專人對擬銷毀的會計檔案進行清點、核對，確保銷毀會計檔案的準確性和完整性。4.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應(yīng)當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案銷毀記錄簿，詳細記錄會計檔案銷毀的時間、地點、銷毀人員、監(jiān)銷人員、銷毀會計檔案的名稱、數(shù)量等信息。銷毀記錄簿應(yīng)妥善保管，保管期限與會計檔案保管期限相同。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，加強電子會計檔案的管理，確保電子會計檔案的真實、完整、有效和安全。2.電子會計檔案應(yīng)采用符合國家標準的存儲格式和介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.公司應(yīng)建立電子會計檔案的訪問控制制度，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子會計檔案的安全。未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問電子會計檔案。4.電子會計檔案應(yīng)具備防篡改、防丟失等功能，確保電子會計檔案的原始性和真實性。（二）電子會計檔案的歸檔與保管1.電子會計檔案應(yīng)按照規(guī)定的歸檔時間和程序進行歸檔，歸檔時應(yīng)確保電子會計檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子會計檔案應(yīng)與紙質(zhì)會計檔案同步進行保管，保管期限與紙質(zhì)會計檔案相同。電子會計檔案的保管應(yīng)符合國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，確保電子會計檔案的可讀取性和可追溯性。（三）電子會計檔案的查閱與復(fù)制1.電子會計檔案的查閱與復(fù)制應(yīng)按照本辦法關(guān)于會計檔案查閱與復(fù)制的規(guī)定執(zhí)行。查閱人員如需復(fù)制電子會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途、復(fù)制內(nèi)容等信息。2.電子會計檔案的查閱應(yīng)通過專門的電子檔案管理系統(tǒng)進行，查閱人員應(yīng)在系統(tǒng)中進行操作記錄，確保查閱過程的可追溯性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括會計檔案的歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案的保管情況進行自查，確保會計檔案的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時