試驗(yàn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司試驗(yàn)檔案的管理，確保試驗(yàn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮試驗(yàn)檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與試驗(yàn)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)試驗(yàn)、工藝改進(jìn)試驗(yàn)、質(zhì)量檢測試驗(yàn)等各類試驗(yàn)活動(dòng)所形成的文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則試驗(yàn)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則試驗(yàn)檔案應(yīng)如實(shí)反映試驗(yàn)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則涵蓋試驗(yàn)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件、資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則對涉及公司機(jī)密的試驗(yàn)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、試驗(yàn)檔案的分類與編號（一）分類1.試驗(yàn)項(xiàng)目檔案按照不同的試驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行分類，如新產(chǎn)品研發(fā)試驗(yàn)項(xiàng)目、工藝優(yōu)化試驗(yàn)項(xiàng)目等，每個(gè)項(xiàng)目下再細(xì)分具體的試驗(yàn)階段檔案。2.試驗(yàn)數(shù)據(jù)檔案包括試驗(yàn)過程中記錄的各類數(shù)據(jù)表單、分析報(bào)告等。3.試驗(yàn)設(shè)備檔案涉及試驗(yàn)所使用的儀器設(shè)備的相關(guān)資料，如設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維護(hù)記錄等。4.試驗(yàn)人員檔案與試驗(yàn)人員相關(guān)的資質(zhì)證明、培訓(xùn)記錄、參與試驗(yàn)項(xiàng)目情況等檔案。（二）編號1.試驗(yàn)項(xiàng)目檔案編號采用“項(xiàng)目代號年份流水號”的形式。例如：“RD2023001”，其中“RD”為新產(chǎn)品研發(fā)試驗(yàn)項(xiàng)目代號，“2023”表示年份，“001”為該項(xiàng)目在本年度的流水號。2.試驗(yàn)數(shù)據(jù)檔案編號按照“項(xiàng)目編號數(shù)據(jù)類別日期版本號”進(jìn)行編號。如“RD2023001數(shù)據(jù)表單20230510V1”，表示新產(chǎn)品研發(fā)試驗(yàn)項(xiàng)目編號為“RD2023001”的數(shù)據(jù)表單，日期為2:023年5月10日，版本號為V1。3.試驗(yàn)設(shè)備檔案編號以“設(shè)備編號年份”表示。例如：“TS0012023”，“TS001”為設(shè)備編號，“2023”為年份。4.試驗(yàn)人員檔案編號采用“人員工號年份”的方式。如“00012023”，“0001”為人員工號，“2023”為年份。三、試驗(yàn)檔案的形成與收集（一）形成要求1.試驗(yàn)人員應(yīng)在試驗(yàn)活動(dòng)開始前，明確記錄要求和檔案管理責(zé)任，確保試驗(yàn)過程中各類文件、資料的及時(shí)、準(zhǔn)確記錄。2.記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式和用語，字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，并注明修改日期和修改人。3.試驗(yàn)過程中的原始數(shù)據(jù)應(yīng)直接記錄在規(guī)定的記錄表單上，不得事后補(bǔ)記或追記。（二）收集范圍1.試驗(yàn)方案包括試驗(yàn)?zāi)康?、原理、方法、步驟、預(yù)期結(jié)果等內(nèi)容。2.試驗(yàn)記錄如試驗(yàn)過程中的觀察記錄、測量數(shù)據(jù)、操作記錄等。3.試驗(yàn)報(bào)告（含階段性報(bào)告和總結(jié)報(bào)告）對試驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行分析、總結(jié)，得出結(jié)論，并提出相關(guān)建議。4.試驗(yàn)數(shù)據(jù)的計(jì)算、分析過程及結(jié)果包括數(shù)據(jù)處理方法、統(tǒng)計(jì)分析圖表等。5.與試驗(yàn)相關(guān)的各類審批文件如試驗(yàn)方案審批表、試驗(yàn)變更審批表等。6.試驗(yàn)設(shè)備的使用記錄、維護(hù)記錄、校準(zhǔn)記錄等7.試驗(yàn)人員的資質(zhì)證明、培訓(xùn)記錄、參與試驗(yàn)項(xiàng)目的任務(wù)分配記錄等（三）收集流程1.試驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在試驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)組織對本項(xiàng)目所形成的各類檔案進(jìn)行收集整理。2.收集過程中，對不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.整理后的檔案應(yīng)按照分類和編號要求進(jìn)行初步編排，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.完成初步編排后，試驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將檔案提交給公司檔案管理部門進(jìn)行審核接收。四、試驗(yàn)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門收到試驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與試驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，要求其限期整改。3.按照分類和編號要求，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和細(xì)化分類，確保同一類檔案的排列有序。4.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.審核通過的試驗(yàn)檔案，按照檔案類別分別進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.在每冊檔案首頁編制檔案目錄，詳細(xì)列出檔案內(nèi)的文件名稱、編號、日期等信息。3.將裝訂成冊并編制好目錄的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面標(biāo)注檔案類別、編號、項(xiàng)目名稱等信息。4.按照檔案庫房的規(guī)劃，將檔案盒存放在指定的位置，并建立檔案存放索引，便于快速查找。五、試驗(yàn)檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.試驗(yàn)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、關(guān)鍵工藝等具有長期利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：一般為10年以上，如重要的試驗(yàn)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、涉及公司主要產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性的試驗(yàn)數(shù)據(jù)等。短期保管的檔案：保管期限為110年，如一般性的試驗(yàn)記錄、臨時(shí)試驗(yàn)項(xiàng)目的相關(guān)檔案等。2.保管期限的確定由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的性質(zhì)和公司實(shí)際情況進(jìn)行評估，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）保管措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理部門每年對試驗(yàn)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲環(huán)境等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對受潮檔案進(jìn)行干燥處理，對破損檔案進(jìn)行修復(fù)等。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量與檔案目錄一致，防止檔案丟失或損壞。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、試驗(yàn)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱試驗(yàn)檔案，應(yīng)填寫《試驗(yàn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《試驗(yàn)檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保不影響檔案安全和保密的前提下，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中不得對檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取等行為。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱試驗(yàn)檔案的，除填寫《試驗(yàn)檔案查閱申請表》并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的批注、修改或損壞。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、試驗(yàn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的試驗(yàn)檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員閱讀或使用。3.在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格控制接觸范圍，對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)實(shí)行專人專管。4.對因工作需要必須對外提供的試驗(yàn)檔案，應(yīng)按照公司對外信息發(fā)布流程進(jìn)行審批，確保公司機(jī)密信息不被泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)防和應(yīng)急處理。定期組織應(yīng)急演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地采取應(yīng)對措施，減少損失。八、試驗(yàn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期（每[X]年）會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門對保管期滿的試驗(yàn)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、使用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。4.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《試驗(yàn)檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《試驗(yàn)檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2