宣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：包括公司各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的檔案。4.合同協(xié)議類(lèi)：包括公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.客戶(hù)資料類(lèi)：包括客戶(hù)檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、銷(xiāo)售記錄等。7.聲像檔案類(lèi)：包括公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等。8.電子檔案類(lèi)：包括公司信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢(xún)。檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.全宗號(hào)：公司檔案管理部門(mén)的代碼，用于標(biāo)識(shí)公司檔案的歸屬。2.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)后賦予的代碼。3.年度：檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.流水號(hào)：同一類(lèi)檔案在同一年度內(nèi)按順序編制的號(hào)碼。例如：某份行政管理類(lèi)檔案的編號(hào)為“01XZGL2023Y001”，表示該檔案屬于公司行政管理類(lèi)檔案，全宗號(hào)為“01”，分類(lèi)號(hào)為XZGL，形成于2023年，保管期限為永久，流水號(hào)為001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照本制度的規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)聯(lián)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、報(bào)表等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部各部門(mén)之間的來(lái)往文件、函件、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.公司各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件、資料、圖紙等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.公司市場(chǎng)調(diào)研資料、銷(xiāo)售記錄、客戶(hù)檔案等。9.公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像材料。10.公司信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文件、資料進(jìn)行清理和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)實(shí)行“隨辦隨交”制度，確保檔案的及時(shí)歸檔。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案收集登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間等信息。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括分類(lèi)、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，將同一類(lèi)檔案集中在一起。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。3.編目：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝盒：將編目好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，以保證檔案的完整性。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲(chóng)害和霉菌滋生。6.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、保守機(jī)密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期，并簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要、保密的原則，確保檔案的合理利用和安全保密。（二）查閱范圍公司員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍等信息。（三）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱人如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章。（四）借閱原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、限期歸還、確保安全的原則，防止檔案的丟失和損壞。（五）借閱范圍公司員工因工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案。借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。（六）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)向借閱人發(fā)放檔案借閱證，借閱人憑借閱證借閱檔案。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）移交工作1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，原部門(mén)應(yīng)將其保管的檔案及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.公司下屬單位撤銷(xiāo)或合并時(shí)，應(yīng)將其保管的檔案移交公司檔案管理部門(mén)或指定的單位。3.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確保檔案的完整移交。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，