地名普工檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對地名普工的管理，規(guī)范地名普工檔案的建立、保管和使用，確保地名普查工作的順利進(jìn)行，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與地名普查工作的所有普工。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映地名普工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋普工從入職到離職的全過程信息，包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)地名普工檔案中的個人隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)普工的工作變動和發(fā)展情況，及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號碼、電子郵箱）。3.家庭住址、婚姻狀況。（二）入職信息1.入職時間、入職部門、崗位名稱。2.勞動合同編號、合同期限。（三）工作經(jīng)歷1.在公司內(nèi)部的工作崗位變動記錄，包括變動時間、新崗位名稱。2.參與地名普查工作的項目名稱、起止時間、擔(dān)任的具體工作任務(wù)。（四）培訓(xùn)記錄1.參加公司組織的地名普查相關(guān)培訓(xùn)課程的記錄，包括課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點。2.獲得的培訓(xùn)證書及相關(guān)證明材料。（五）考核評價1.定期考核結(jié)果，包括考核時間、考核等級、考核評語。2.特殊貢獻(xiàn)記錄及表彰獎勵情況。（六）違規(guī)違紀(jì)記錄1.違反公司規(guī)章制度、工作紀(jì)律的行為記錄，包括違規(guī)時間、違規(guī)事項、處理結(jié)果。2.受到的行政處罰或法律糾紛記錄。（七）離職信息1.離職時間、離職原因。2.離職手續(xù)辦理情況記錄。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新入職地名普工在辦理入職手續(xù)時，需填寫《地名普工檔案信息登記表》，提供個人基本信息及相關(guān)證明材料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對新員工提交的信息進(jìn)行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，將相關(guān)信息錄入公司檔案管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案。3.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，將個人基本信息、入職信息等資料依次整理歸檔，確保檔案資料的有序存放。（二）收集渠道1.普工本人提交：普工應(yīng)主動向公司提供與個人檔案相關(guān)的最新信息，如學(xué)歷證書更新、聯(lián)系方式變更等。2.各部門提供：工作中涉及普工的崗位變動、考核評價、培訓(xùn)記錄等信息，由相關(guān)部門定期整理后提交給檔案管理部門。3.外部獲?。喝缡盏秸块T或相關(guān)機(jī)構(gòu)發(fā)送的關(guān)于普工的表彰獎勵、處罰通知等文件，檔案管理部門應(yīng)及時收集并歸檔。四、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和普工姓名順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備中，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.地名普工檔案的保管期限為自離職之日起[X]年。2.對于涉及重要工作成果、法律糾紛等特殊情況的檔案，應(yīng)長期保管。（三）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場所，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部管理人員因工作需要查閱地名普工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.涉及員工個人隱私信息的檔案內(nèi)容，未經(jīng)普工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱流程1.普工本人因特殊原因需要借閱個人檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱用途和歸還時間。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理人員應(yīng)對每次查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還時間等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)保存[X]年，以備查詢。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對地名普工檔案進(jìn)行更新，一般每[X]年進(jìn)行一次全面梳理。更新內(nèi)容包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等方面的變動情況。2.在每次地名普查工作結(jié)束后，應(yīng)及時將普工在項目中的工作表現(xiàn)、業(yè)績成果等信息補充到檔案中。（二）即時更新1.當(dāng)普工的個人信息發(fā)生變更時，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)在變更后的[X]個工作日內(nèi)通知檔案管理部門，并提交相關(guān)證明材料，檔案管理人員及時進(jìn)行更新。2.普工在工作中取得新的培訓(xùn)證書、受到表彰獎勵或出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為等情況，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)將信息反饋給檔案管理部門，以便及時更新檔案。（三）維護(hù)措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊、美觀。對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換。2.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計等功能的便捷性和準(zhǔn)確性，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案損壞或丟失。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.在查閱和借閱檔案時，應(yīng)要求查閱（借閱）人遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制或傳播檔案信息。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)格管理，采取加密存儲、專人專管等措施，防止信息泄露。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.地名普工檔案保管期限屆滿，且無需長期保存的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、檔案管理系統(tǒng)升級等原因，需要對重復(fù)、無效或已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.申請表經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)