檔案利用制度制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案的利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案利用的部門、人員以及與檔案利用相關(guān)的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。同時(shí)，對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。4.權(quán)責(zé)一致原則：明確檔案利用過程中各部門、人員的職責(zé)和權(quán)限，做到權(quán)責(zé)對(duì)等，確保檔案利用工作有序進(jìn)行。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作需要為公司/組織的行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。支持公司/組織的決策制定、項(xiàng)目策劃、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等活動(dòng)。2.員工個(gè)人權(quán)益維護(hù)員工查閱本人的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等，以核實(shí)個(gè)人信息、維護(hù)自身權(quán)益。員工因工作需要查閱與本人工作相關(guān)的其他檔案資料。3.對(duì)外提供證明根據(jù)法律法規(guī)要求或合同約定，向政府部門、合作單位等提供檔案資料作為證明文件。為司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等在辦理案件過程中查閱、調(diào)取相關(guān)檔案資料。（二）利用條件1.合法合規(guī)性：利用檔案的目的必須合法合規(guī)，符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.必要性：利用檔案是開展工作、解決問題、維護(hù)權(quán)益等所必需的，具有充分的理由。3.手續(xù)完備：按照本制度規(guī)定的程序，辦理相關(guān)的檔案利用手續(xù)，提交必要的申請(qǐng)材料。三、檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：申請(qǐng)人需如實(shí)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息。2.提交申請(qǐng)材料：根據(jù)利用檔案的不同情況，申請(qǐng)人需提交相應(yīng)的申請(qǐng)材料，如身份證明、工作證明、授權(quán)委托書等。（二）審核1.部門初審：申請(qǐng)人所在部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性，并簽署初審意見。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)利用的檔案是否屬于可利用范圍、手續(xù)是否完備等。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，則進(jìn)行更嚴(yán)格的審核，并報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.一般利用申請(qǐng)審批：對(duì)于一般性的檔案利用申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要利用申請(qǐng)審批：對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或利用范圍較廣、影響較大的申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）查閱與復(fù)制1.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門安排專人陪同申請(qǐng)人到指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱過程中，申請(qǐng)人應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、損毀檔案。2.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、份數(shù)等信息。檔案管理部門根據(jù)審批意見，對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（五）歸還1.查閱結(jié)束后：申請(qǐng)人查閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案數(shù)量、完整性和質(zhì)量，確保檔案無損壞、丟失等情況。2.復(fù)制檔案歸還：申請(qǐng)人使用完復(fù)制的檔案后，應(yīng)將復(fù)制件及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)歸還的復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)、登記，并妥善保管。四、檔案利用的權(quán)限與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制度制定與完善：負(fù)責(zé)制定和完善本公司/組織的檔案利用制度，確保制度符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.申請(qǐng)受理與審核：受理檔案利用申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，提出審核意見，并根據(jù)審批結(jié)果安排檔案查閱與復(fù)制等相關(guān)事宜。3.檔案提供與服務(wù)：按照規(guī)定的程序和要求，為申請(qǐng)人提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。4.檔案安全管理：在檔案利用過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用工作情況，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。（二）利用部門職責(zé)1.申請(qǐng)審核：對(duì)本部門員工提交的檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性，簽署初審意見。2.配合與監(jiān)督：配合檔案管理部門做好檔案利用工作，對(duì)本部門員工在檔案利用過程中的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定要求。3.信息反饋：及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和需求，協(xié)助檔案管理部門不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。（三）申請(qǐng)人職責(zé)1.如實(shí)申請(qǐng)：按照本制度規(guī)定，如實(shí)填寫檔案利用申請(qǐng)表，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的申請(qǐng)信息和材料。2.遵守規(guī)定：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的檔案利用制度，不得擅自擴(kuò)大利用范圍、更改利用內(nèi)容、泄露檔案信息。3.妥善保管：對(duì)查閱或復(fù)制的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)目的的其他活動(dòng)。使用完畢后，及時(shí)歸還檔案管理部門。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場(chǎng)所安全：檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案在查閱過程中的安全。查閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案復(fù)制安全：檔案復(fù)制應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專人操作。復(fù)制設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)和檢查，確保復(fù)制質(zhì)量和安全。復(fù)制過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.檔案運(yùn)輸安全：如需將檔案運(yùn)輸?shù)狡渌攸c(diǎn)進(jìn)行查閱或利用，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案運(yùn)輸過程中的安全。運(yùn)輸過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)押送，防止檔案丟失或損壞。（二）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)參與檔案利用工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能，使其熟悉檔案保密規(guī)定和要求。2.檔案保密標(biāo)識(shí)：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)明確標(biāo)注保密級(jí)別，并采取相應(yīng)的保密措施。在檔案利用過程中，嚴(yán)格限制接觸范圍，確保保密信息不被泄露。3.利用過程保密：在檔案查閱、復(fù)制等利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。查閱人員不得擅自記錄、拍照、錄像檔案內(nèi)容，如需摘錄或引用檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行處理。復(fù)制的檔案應(yīng)按照保密要求進(jìn)行保管和使用。4.保密監(jiān)督與檢查：檔案管理部門定期對(duì)檔案利用過程中的保密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案利用的收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)原則1.成本補(bǔ)償原則：檔案利用收費(fèi)主要用于補(bǔ)償檔案管理部門在檔案提供利用過程中所發(fā)生的成本費(fèi)用，包括檔案整理、保管、查閱、復(fù)制等方面的費(fèi)用支出。2.合理定價(jià)原則：收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)檔案利用的實(shí)際成本和市場(chǎng)行情合理確定，既要保證檔案管理部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，又要兼顧利用者的承受能力。（二）收費(fèi)范圍與標(biāo)準(zhǔn)1.查閱收費(fèi)：對(duì)于一般性的檔案查閱，原則上不收取費(fèi)用。但對(duì)于因特殊原因需要長時(shí)間查閱、頻繁查閱或涉及大量檔案查閱的情況，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)收取查閱費(fèi)用，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理部門根據(jù)成本核算確定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.復(fù)制收費(fèi)：復(fù)制檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)復(fù)制方式、復(fù)制數(shù)量、復(fù)制介質(zhì)等因素確定。具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：紙質(zhì)檔案復(fù)制：黑白A4紙單面復(fù)制每頁[X]元，雙面復(fù)制每頁[X]元；彩色A4紙單面復(fù)制每頁[X]元，雙面復(fù)制每頁[X]元。如需使用特殊紙張或規(guī)格的復(fù)制，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)另行協(xié)商確定。電子檔案復(fù)制：以光盤、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)提供電子檔案復(fù)制的，根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)容量大小收費(fèi)，每GB[X]元。如需通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)傳輸流量和時(shí)長計(jì)算，具體標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理部門制定并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）收費(fèi)方式與結(jié)算1.收費(fèi)方式：檔案利用收費(fèi)由檔案管理部門統(tǒng)一收取。申請(qǐng)人在辦理檔案利用手續(xù)時(shí)，按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)繳納費(fèi)用。2.結(jié)算方式：檔案管理部門定期對(duì)檔案利用收費(fèi)情況進(jìn)行結(jié)算，將收費(fèi)收入及時(shí)上繳公司/組織財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行核算和管理。七、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行自查，檢查檔案利用制度的執(zhí)行情況、檔案利用流程的規(guī)范性、檔案安全與保密措施的落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案利用收費(fèi)的合理性、檔案利用手續(xù)的完備性、檔案安全與保密制度的執(zhí)行情況等，確保檔案利用工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門對(duì)本公司/組織檔案利用工作的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)主管部門的工作，按照要求及時(shí)提供相關(guān)資料和信息，對(duì)上級(jí)主管部門提出的意見和建議認(rèn)真整改落實(shí)。2.接受社會(huì)監(jiān)督：